At omdanne en godkendt indkøbsanmodning til en officiel bestilling er en af de opgaver, hvor automatisering allerede er langt fremme. Ikke fordi AI her forstår noget særligt, men fordi opgaven selv efterlader lidt at forstå. Anmodningen er allerede godkendt, leverandøren står fast, formatet for bestillingen står fast. Hvad der er tilbage er: overtage data, generere et dokument, sende det, registrere det i ERP-systemet. Det er den type arbejde, hvor regler er tilstrækkelige, og hvor der ikke er brug for nogen vurdering af, hvad der egentlig burde bestilles.
Tre akser bestemmer her billedet. Struktureringsgraden er høj: input er entydigt, output er et fast dokument, der er ikke brug for tolkning af vage formuleringer eller ufuldstændig information. Volumen er højt: virksomheder med en vis størrelse afgiver titallige til hundredtallige bestillinger om ugen, ofte med de samme trin. Og vurderingsrummet er begrænset, for beslutningen om at bestille er allerede truffet af den, der godkendte anmodningen. Hvad der er tilbage er udførelse, ikke beslutningstagning.
Dertil kommer, at kundekontakt og fysiske handlinger stort set ikke spiller nogen rolle, hvilket gør det lettere: der er ingen, der skal overbevises om bestillingen, og der er intet, der fysisk skal flyttes for at fuldføre opgaven. Kreativitet er stort set fraværende, hvilket er logisk for en opgave, der per definition er gentagelig. Fejlomkostninger og compliance ligger i midten: en forkert bestilt mængde eller et forkert leverandørnummer koster penge og tid at rette, og ved reguleret indkøb (tænk på farlige stoffer eller certificerede dele) gælder yderligere krav. Det er grunden til, at menneskeligt tilsyn i praksis for det meste fortsat findes, også når udførelsen er automatiseret.
Den teknik, der kan håndtere denne opgave, er ikke generativ AI i betydningen at skrive tekst eller skabe billeder, men RPA: robotic process automation. Et system, der aflæser den godkendte anmodning, overfører dataene til et bestillingsformat, opretter dokumentet og sender det til leverandøren, og skriver status tilbage i ERP-systemet. Det fungerer godt, så længe to betingelser er opfyldt: der er et fast bestillingsformat, og godkendelsesflowet er koblet til det system, der genererer bestillingen. Uden den kobling forbliver et menneske broen mellem godkendelse og udførelse, og størstedelen af den frigjorte time forsvinder igen.
Dette er altså ikke en opgave, hvor AI selv beslutter, hvad der skal bestilles. Den beslutning — hvor meget, hos hvem, på hvilke betingelser — ligger hos indkøbsanmodningen, der allerede er godkendt. Den opgave, der overtages her, er det administrative trin bagefter: fra anmodning til bestillingsordre, uden at et menneske skal skrive det manuelt om.
Hos en virksomhed med et enkelt ERP-system, et begrænset antal fastlagte leverandører og et standardiseret bestillingsformat kan denne opgave allerede i dag i vid udstrækning automatiseres. Hos en virksomhed, der bestiller via løse e-mails, telefonisk eller med varierende formater, ser det anderledes ud: der skal først standardiseres, før automatisering giver noget. Arten af det, der indkøbes, spiller også en rolle. Standard kontorartikler eller regelmæssige råvarer lader sig let automatisere; specialbestillinger med forhandlede specifikationer per order kræver oftere et menneske, der følger med.
Denne opgave står heller ikke isoleret fra resten af indkøbsprocessen. Hvad der sker, før bestillingen afgives — hvordan lagerniveauer overvåges for at afgøre, om genbestilling er nødvendig — bestemmer til dels, hvor mange bestillinger der opstår og hvor forudsigeligt det volumen er. Og hvad der sker efter afgivelse, som udarbejdelse af fragtdokumenter til leveringen eller behandling af de indkøbsfakturaer, der følger efter bestillingen, hører til samme kæde af administrative trin, der lader sig automatisere godt, så snart systemerne er forbundet med hinanden.
Dette er ikke en vurdering af, hvad en virksomhed bør gøre med frigjorte timer, og ikke et argument for eller imod en personalebeslutning. Hvis automatisering af denne opgave har konsekvenser for funktioner eller bemanding, gælder de egne lovmæssige krav omkring arbejdsret og medbestemmelse for det; det er et andet spørgsmål end spørgsmålet om, hvorvidt opgaven selv teknisk kan overtages.
Om denne opgave i Deres egen organisation har den beskrevne profil, afhænger af Deres ERP-opsætning, antallet af leverandører og i hvilken grad bestillingsformater allerede er fastlagt. En overordnet første indikation gives af den gratis quickscan: tolv spørgsmål, uden konto, med en indikation af, hvor stor en del af timerne i denne type arbejde der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, som opdeler en hel virksomheds arbejde i opgaver og beregner det per opgave til fte-kapacitet, er stadig under opbygning.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.