Eine genehmigte Einkaufsanfrage in eine offizielle Bestellung umzuwandeln, ist eine der Aufgaben, in die die Automatisierung bereits weit vorgedrungen ist. Nicht weil KI hier etwas Besonderes versteht, sondern weil die Aufgabe selbst wenig zu verstehen übrig lässt. Die Anfrage ist bereits genehmigt, der Lieferant steht fest, das Format der Bestellung steht fest. Was übrig bleibt, ist: Daten übernehmen, ein Dokument erstellen, versenden, im ERP festhalten. Das ist die Art von Arbeit, für die Regeln ausreichen und für die kein Urteil darüber nötig ist, was eigentlich bestellt werden sollte.
Drei Achsen bestimmen hier das Bild. Der Grad der Strukturiertheit ist hoch: Die Eingabe ist eindeutig, die Ausgabe ist ein festes Dokument, es ist keine Interpretation vager Formulierungen oder unvollständiger Informationen nötig. Das Volumen ist hoch: Unternehmen mit etwas Umfang geben wöchentlich Dutzende bis Hunderte Bestellungen auf, oft mit denselben Schritten. Und der Beurteilungsspielraum ist begrenzt, denn die Entscheidung zu bestellen ist bereits von demjenigen getroffen worden, der die Anfrage genehmigt hat. Was übrig bleibt, ist Ausführung, nicht Entscheidungsfindung.
Dem steht gegenüber, dass Kundenkontakt und physische Handlungen kaum eine Rolle spielen, was es einfacher macht: Es gibt niemanden, der von der Bestellung überzeugt werden muss, und es muss nichts physisch bewegt werden, um die Aufgabe zu erledigen. Kreativität ist so gut wie nicht vorhanden, was für eine Aufgabe, die per Definition wiederholbar ist, logisch ist. Fehlerkosten und Compliance liegen im Mittelfeld: eine falsch bestellte Menge oder eine falsche Lieferantennummer kostet Geld und Zeit, um sie zu korrigieren, und bei regulierten Einkäufen (denken Sie an Gefahrstoffe oder zertifizierte Teile) gelten zusätzliche Anforderungen. Das ist der Grund, warum menschliche Aufsicht in der Praxis meist bestehen bleibt, auch wenn die Ausführung automatisiert ist.
Die Technik, die diese Aufgabe bewältigt, ist nicht generative KI im Sinne von Texten schreiben oder Bildern erzeugen, sondern RPA: robotic process automation. Ein System, das die genehmigte Anfrage ausliest, die Daten in ein Bestellformat überträgt, das Dokument erstellt und an den Lieferanten sendet und den Status ins ERP zurückschreibt. Das funktioniert gut, solange zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Es gibt ein festes Bestellformat, und der Genehmigungsablauf ist mit dem System verknüpft, das die Bestellung erzeugt. Ohne diese Verknüpfung bleibt ein Mensch die Brücke zwischen Genehmigung und Ausführung, und der größte Teil der freigewordenen Stunde geht wieder verloren.
Dies ist also keine Aufgabe, bei der KI selbst entscheidet, was bestellt wird. Diese Entscheidung — wie viel, bei wem, zu welchen Konditionen — liegt bei der Einkaufsanfrage, die bereits genehmigt wurde. Die Aufgabe, die hier übernommen wird, ist der administrative Schritt danach: von der Anfrage zum Bestellschein, ohne dass ein Mensch das manuell abtippen muss.
Bei einem Unternehmen mit einem ERP-System, einer begrenzten Anzahl fester Lieferanten und einem standardisierten Bestellformat lässt sich diese Aufgabe heute bereits größtenteils automatisieren. Bei einem Unternehmen, das über einzelne E-Mails, telefonisch oder mit wechselnden Formaten bestellt, liegt das anders: dann muss erst standardisiert werden, bevor Automatisierung etwas bringt. Auch die Art dessen, was eingekauft wird, spielt eine Rolle. Standardmäßige Bürobedarfsartikel oder reguläre Rohstoffe lassen sich einfach automatisieren; Sonderanfertigungen mit pro Auftrag verhandelten Spezifikationen erfordern häufiger einen mitdenkenden Menschen.
Diese Aufgabe steht auch nicht losgelöst vom Rest des Einkaufsprozesses. Was geschieht, bevor die Bestellung aufgegeben wird — wie Lagerbestände verfolgt werden, um zu bestimmen, ob Nachbestellungen nötig sind — bestimmt mit, wie viele Bestellungen entstehen und wie vorhersehbar dieses Volumen ist. Und was nach der Aufgabe geschieht, wie das Erstellen von Frachtdokumenten für die Lieferung oder das Verarbeiten der Einkaufsrechnungen, die auf die Bestellung folgen, gehört zu derselben Kette administrativer Schritte, die sich gut automatisieren lässt, sobald die Systeme aufeinander abgestimmt sind.
Dies ist keine Einschätzung dessen, was ein Unternehmen mit freigewordenen Stunden tun sollte, und kein Argument für oder gegen eine Personalentscheidung. Wenn die Automatisierung dieser Aufgabe Auswirkungen auf Funktionen oder Personalbestand hat, gelten dafür die eigenen gesetzlichen Anforderungen zu Arbeitsrecht und Mitbestimmung; das ist eine andere Fragestellung als die Frage, ob die Aufgabe selbst technisch übernehmbar ist.
Ob diese Aufgabe in Ihrer eigenen Organisation das beschriebene Profil aufweist, hängt von Ihrer ERP-Einrichtung, der Anzahl der Lieferanten und dem Ausmaß ab, in dem Bestellformate bereits feststehen. Eine grobe erste Einschätzung liefert der kostenlose Quickscan: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Angabe, welcher Teil der Stunden in dieser Art von Arbeit heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der die Arbeit eines ganzen Unternehmens in Aufgaben aufgliedert und pro Aufgabe auf die Vollzeitäquivalent-Kapazität herunterrechnet, befindet sich noch im Aufbau.
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