Převedení schváleného nákupního požadavku do formální objednávky je jedním z úkolů, kam automatizace již výrazně pronikla. Ne proto, že by AI zde chápala něco zvláštního, ale proto, že samotný úkol nechává málo prostoru pro chápání. Požadavek je již schválen, dodavatel je pevně určen, formát objednávky je pevně stanoven. Co zbývá: přebrat údaje, vygenerovat dokument, odeslat ho, zaznamenat do ERP. Je to druh práce, pro který stačí pravidla a kde není potřeba úsudek o tom, co by se vlastně mělo objednat.
Zde je situace určena třemi osami. Strukturovanost je vysoká: vstup je jednoznačný, výstup je pevně stanovený dokument, není potřeba interpretovat vágní formulace nebo neúplné informace. Objem je vysoký: firmy s určitou velikostí zadávají desítky až stovky objednávek týdně, často stejnými kroky. A prostor pro úsudek je omezený, protože rozhodnutí objednat už učinil ten, kdo požadavek schválil. Co zbývá, je provedení, nikoli rozhodování.
Proti tomu stojí skutečnost, že kontakt s klientem a fyzické úkony hrají jen minimální roli, což celou věc usnadňuje: není nikdo, koho by bylo třeba přesvědčit o objednávce, a nic se fyzicky nemusí přesouvat, aby byl úkol dokončen. Kreativita zde téměř chybí, což je logické u úkolu, který je z definice opakovatelný. Náklady na chyby a compliance jsou uprostřed: nesprávně objednané množství nebo chybné číslo dodavatele stojí peníze a čas na nápravu, a u regulovaného nákupu (například nebezpečné látky nebo certifikované součástky) platí dodatečné požadavky. To je důvod, proč lidský dohled v praxi obvykle zůstává i tehdy, když je provedení automatizované.
Technologie, která zvládá tento úkol, není generativní AI ve smyslu psaní textů nebo vytváření obrázků, ale RPA: robotic process automation. Systém, který přečte schválený požadavek, přenese údaje do formátu objednávky, vytvoří dokument a odešle ho dodavateli a zapíše stav zpět do ERP. To funguje dobře, pokud platí dvě podmínky: existuje pevný formát objednávky a schvalovací proces je propojen se systémem, který objednávku generuje. Bez tohoto propojení zůstává člověk mostem mezi schválením a provedením a většina uvolněné hodiny opět zmizí.
Nejde tedy o úkol, kde AI sama rozhoduje, co se objedná. Toto rozhodnutí — kolik, u koho, za jakých podmínek — spočívá na nákupním požadavku, který je již schválen. Úkol, který se zde převádí, je administrativní krok, který následuje: od požadavku k objednávce, aniž by ho člověk musel manuálně přepisovat.
U firmy s jedním ERP systémem, omezeným počtem stálých dodavatelů a standardizovaným formátem objednávky je tento úkol dnes už z velké části automatizovatelný. U firmy, která objednává prostřednictvím jednotlivých e-mailů, telefonicky nebo s proměnlivými formáty, je situace jiná: tam je nejprve třeba standardizovat, než automatizace přinese nějaký přínos. Roli hraje i povaha toho, co se nakupuje. Standardní kancelářské potřeby nebo běžné surové materiály se snadno automatizují; zakázkové objednávky s vyjednanými specifikacemi pro každou objednávku si častěji vyžadují člověka, který na to dohlédne.
Tento úkol není také oddělený od zbytku nákupního procesu. To, co se odehrává před zadáním objednávky — jak se sledují úrovně zásob, aby se určilo, zda je potřeba doobjednat — spoluurčuje, kolik objednávek vzniká a jak předvídatelný je tento objem. A to, co se odehrává po zadání, jako vystavování přepravních dokumentů pro dodání nebo zpracování nákupních faktur, které následují po objednávce, patří do stejného řetězce administrativních kroků, které se dobře automatizují, jakmile jsou systémy propojeny.
Nejde o odhad toho, co by firma měla dělat s uvolněnými hodinami, ani o argument pro nebo proti personálnímu rozhodnutí. Pokud má automatizace tohoto úkolu dopad na pracovní místa nebo personální obsazení, platí pro to vlastní zákonné požadavky týkající se pracovního práva a spolurozhodování zaměstnanců; to je jiná otázka než to, zda je samotný úkol technicky převoditelný.
Zda tento úkol ve vaší vlastní organizaci má popsaný profil, závisí na uspořádání vašeho ERP, počtu dodavatelů a míře, do jaké jsou formáty objednávek již pevně stanoveny. Orientační první indikaci poskytuje bezplatný quickscan: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s odhadem, jakou část hodin v tomto druhu práce lze dnes převést na AI. Kompletní pracovní scan, který rozebírá práci celé firmy na jednotlivé úkoly a u každého úkolu propočítává dopad na fte-kapacitu, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.