Превръщането на одобрена заявка за покупка в официална поръчка е една от задачите, при които автоматизацията вече е доста напреднала. Не защото AI разбира тук нещо особено, а защото самата задача оставя малко за разбиране. Заявката вече е одобрена, доставчикът е определен, форматът на поръчката е фиксиран. Това, което остава, е: пренасяне на данни, генериране на документ, изпращане, регистрация в ERP системата. Това е видът работа, за която правилата са достатъчни и за която не е необходима преценка относно какво всъщност трябва да се поръча.
Три оси определят картината тук. Степента на структурираност е висока: входните данни са еднозначни, изходът е фиксиран документ, не е необходимо тълкуване на неясни формулировки или непълна информация. Обемът е висок: компании с определен мащаб поставят десетки до стотици поръчки на седмица, често със същите стъпки. А пространството за преценка е ограничено, защото решението за поръчка вече е взето от лицето, което е одобрило заявката. Това, което остава, е изпълнение, а не вземане на решения.
Срещу това стои фактът, че контактът с клиенти и физическите действия почти не играят роля, което улеснява задачата: няма никой, който трябва да бъде убеждаван за поръчката, и няма нищо, което трябва физически да се премести, за да се изпълни задачата. Креативността почти липсва, което е логично за задача, която по определение е повторяема. Разходите за грешки и съответствието (compliance) са в средата: неправилно поръчано количество или грешен номер на доставчик струва пари и време за коригиране, а при регулирани покупки (например опасни вещества или сертифицирани компоненти) важат допълнителни изисквания. Това е причината, поради която на практика човешкият надзор обикновено продължава да съществува, дори когато изпълнението е автоматизирано.
Технологията, която се справя с тази задача, не е генеративен AI в смисъл на писане на текст или създаване на изображения, а RPA: роботизирана автоматизация на процеси. Система, която прочита одобрената заявка, пренася данните във формат за поръчка, създава документа и го изпраща на доставчика, и записва статуса обратно в ERP системата. Това работи добре, докато са изпълнени два условия: съществува фиксиран формат за поръчки, и работният поток за одобрение е свързан със системата, която генерира поръчката. Без тази връзка човек продължава да е мостът между одобрение и изпълнение, и по-голямата част от освободения час отново изчезва.
Това, следователно, не е задача, при която AI сам решава какво да се поръча. Това решение — колко, при кого, при какви условия — се взема въз основа на заявката за покупка, която вече е одобрена. Задачата, която се поема тук, е административната стъпка след това: от заявка до поръчка, без да е необходимо човек да преписва ръчно това.
При компания с една ERP система, ограничен брой фиксирани доставчици и стандартизиран формат на поръчка тази задача вече днес до голяма степен може да се автоматизира. При компания, която поръчва чрез отделни имейли, по телефона или с различни формати, ситуацията е различна: тогава първо трябва да се стандартизира, преди автоматизацията да донесе резултат. Също и естеството на закупуваното играе роля. Стандартни офис консумативи или обичайни суровини се автоматизират лесно; поръчки по мярка с договорени по поръчка специфики по-често изискват човек, който следи процеса.
Тази задача също не съществува изолирано от останалата част на процеса на покупка. Това, което се случва преди поставянето на поръчката — как се следят нивата на запасите, за да се определи дали е необходима допоръчка — отчасти определя колко поръчки възникват и колко предвидим е този обем. А това, което се случва след поставянето, като изготвянето на транспортни документи за доставката или обработката на фактурите за покупка, които следват поръчката, принадлежи към същата верига от административни стъпки, която се автоматизира добре, щом системите се свържат помежду си.
Това не е оценка на това какво трябва да прави компания с освободени часове, и не е аргумент за или против решение относно персонала. Ако автоматизацията на тази задача има последствия за длъжности или числеността на персонала, за това важат собствените законови изисквания относно трудовото право и представителството на служителите; това е друг въпрос от въпроса дали самата задача е технически поемаема.
Дали тази задача във вашата собствена организация има описания профил, зависи от вашата ERP конфигурация, броя на доставчиците и степента, в която форматите за поръчки вече са фиксирани. Безплатният бърз преглед дава общ първоначален индикатор: дванадесет въпроса, без акаунт, с индикация каква част от часовете в този вид работа днес може да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който разлага работата на цяла компания на задачи и изчислява за всяка задача капацитета в еквивалент на пълно работно време, все още е в процес на изграждане.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.