Pretvaranje odobrenog zahtjeva za nabavu u službenu narudžbu jedan je od zadataka u koji je automatizacija već daleko prodrla. Ne zato što AI ovdje razumije nešto posebno, nego zato što sam zadatak ostavlja malo prostora za razumijevanje. Zahtjev je već odobren, dobavljač je fiksan, format narudžbe je fiksan. Ono što preostaje jest: preuzimanje podataka, generiranje dokumenta, slanje, evidentiranje u ERP-u. To je vrsta posla za koju su pravila dovoljna i za koju nije potrebna prosudba o tome što bi zapravo trebalo naručiti.
Ovdje sliku određuju tri osi. Strukturiranost je visoka: unos je nedvosmislen, izlaz je fiksni dokument, nije potrebno tumačenje nejasnih formulacija ili nepotpunih informacija. Obujam je visok: tvrtke i skromne veličine izvršavaju desetke do stotine narudžbi tjedno, često istim koracima. A prostor za prosudbu je ograničen, jer je odluku o naručivanju već donijela osoba koja je odobrila zahtjev. Ono što preostaje jest izvršenje, a ne odlučivanje.
S druge strane, kontakt s klijentima i fizičke radnje ovdje jedva igraju ulogu, što olakšava stvar: nema nikoga koga treba uvjeriti u narudžbu, i ništa se fizički ne mora premjestiti da bi se zadatak dovršio. Kreativnost je gotovo odsutna, što je logično za zadatak koji je po definiciji ponovljiv. Troškovi grešaka i usklađenost nalaze se negdje u sredini: pogrešno naručena količina ili pogrešan broj dobavljača košta novac i vrijeme za ispravak, a kod regulirane nabave (mislite na opasne tvari ili certificirane dijelove) vrijede dodatni zahtjevi. Zbog toga u praksi ljudski nadzor obično ostaje prisutan, čak i kada je izvršenje automatizirano.
Tehnologija koja može obaviti ovaj zadatak nije generativni AI u smislu pisanja teksta ili stvaranja slika, nego RPA: robotska automatizacija procesa. Sustav koji očita odobreni zahtjev, prebaci podatke u format narudžbe, izradi dokument i pošalje ga dobavljaču, te upiše status natrag u ERP. To dobro funkcionira sve dok vrijede dva uvjeta: postoji fiksni format narudžbe, a tok odobravanja povezan je sa sustavom koji generira narudžbu. Bez te povezanosti, čovjek i dalje ostaje most između odobrenja i izvršenja, i najveći dio oslobođenog vremena ponovno nestaje.
Ovo dakle nije zadatak u kojem AI sam odlučuje što se naručuje. Ta odluka — koliko, kod koga, pod kojim uvjetima — leži u zahtjevu za nabavu koji je već odobren. Zadatak koji se ovdje preuzima administrativni je korak nakon toga: od zahtjeva do narudžbenice, bez da čovjek to mora ručno prepisivati.
Kod tvrtke s jednim ERP sustavom, ograničenim brojem stalnih dobavljača i standardiziranim formatom narudžbe, ovaj se zadatak danas već uglavnom može automatizirati. Kod tvrtke koja naručuje putem pojedinačnih e-mailova, telefonski ili s promjenjivim formatima, situacija je drukčija: tada je prvo potrebno standardizirati prije nego automatizacija donese ikakvu korist. Vrsta onoga što se nabavlja također igra ulogu. Standardni uredski materijal ili redovite sirovine lako se automatiziraju; narudžbe po mjeri s pregovaranim specifikacijama po narudžbi češće zahtijevaju čovjeka koji nadgleda.
Ovaj zadatak također nije odvojen od ostatka procesa nabave. Ono što se događa prije nego se narudžba postavi — kako se prate razine zaliha kako bi se utvrdilo je li potrebno ponovno naručivanje — dijelom određuje koliko narudžbi nastaje i koliko je taj obujam predvidiv. A ono što se događa nakon postavljanja narudžbe, poput izrade prijevoznih dokumenata za isporuku ili obrade ulaznih faktura koje slijede nakon narudžbe, pripada istom lancu administrativnih koraka koji se dobro automatizira čim se sustavi međusobno povežu.
Ovo nije procjena onoga što bi tvrtka trebala učiniti s oslobođenim satima, niti argument za ili protiv odluke o osoblju. Ako automatizacija ovog zadatka ima posljedice za radna mjesta ili formaciju, na to se primjenjuju vlastiti zakonski zahtjevi u vezi s radnim pravom i sudjelovanjem zaposlenika; to je drugo pitanje od pitanja je li sam zadatak tehnički preuzimljiv.
Ovisi li ovaj zadatak u vašoj vlastitoj organizaciji o opisanom profilu, ovisi o vašoj ERP postavci, broju dobavljača i mjeri u kojoj su formati narudžbi već fiksni. Okvirnu prvu indikaciju daje besplatni brzi test: dvanaest pitanja, bez računa, s naznakom kojeg dijela sati u ovakvom poslu danas AI može preuzeti. Potpuna radna analiza, koja posao cijele tvrtke rastavlja na zadatke i po zadatku izračunava u FTE kapacitet, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.