Pretvorba odobrene nabavne zahteve v uradno naročilo je ena od nalog, kjer je avtomatizacija že precej napredovala. Ne zato, ker bi AI tu razumel nekaj posebnega, temveč zato, ker sama naloga pušča malo prostora za razumevanje. Zahteva je že odobrena, dobavitelj je določen, format naročila je določen. Kar ostane, je: prevzeti podatke, ustvariti dokument, ga poslati, zabeležiti v ERP. To je vrsta dela, za katero zadostujejo pravila in za katero ni potrebna presoja o tem, kaj bi pravzaprav bilo treba naročiti.
Tu sliko določajo tri osi. Strukturiranost je visoka: vnos je nedvoumen, izhod je fiksen dokument, ni potrebe po interpretaciji nejasnih formulacij ali nepopolnih informacij. Obseg je velik: podjetja z nekaj velikosti oddajo od deset do sto naročil na teden, pogosto z enakimi koraki. Prostor za presojo pa je omejen, saj je odločitev o naročilu že sprejela oseba, ki je odobrila zahtevo. Kar ostane, je izvedba, ne odločanje.
Hkrati stik s strankami in fizična opravila tu skoraj ne igrajo vloge, kar stvar olajša: nikogar ni treba prepričati o naročilu in nič ni treba fizično premakniti, da bi bila naloga opravljena. Ustvarjalnost je praktično odsotna, kar je logično za nalogo, ki je po definiciji ponovljiva. Stroški napak in skladnost s predpisi sta na sredini: napačno naročena količina ali napačna dobaviteljska številka stane denar in čas za popravilo, pri regulirani nabavi (na primer nevarne snovi ali certificirani deli) pa veljajo dodatne zahteve. Zato v praksi človeški nadzor večinoma ostaja, tudi kadar je izvedba avtomatizirana.
Tehnologija, ki obvlada to nalogo, ni generativna AI v smislu pisanja besedil ali ustvarjanja slik, temveč RPA: robotska avtomatizacija procesov. Sistem, ki prebere odobreno zahtevo, prenese podatke v format naročila, ustvari dokument in ga pošlje dobavitelju ter status zapiše nazaj v ERP. To dobro deluje, dokler veljata dva pogoja: obstaja fiksen format naročila in tok odobritev je povezan s sistemom, ki ustvarja naročilo. Brez te povezave ostaja človek most med odobritvijo in izvedbo, s čimer izgine večji del sproščene ure.
To torej ni naloga, pri kateri bi AI sam odločal, kaj se naroči. Ta odločitev — koliko, pri kom, pod kakšnimi pogoji — je del nabavne zahteve, ki je že bila odobrena. Naloga, ki se tu prevzame, je administrativni korak, ki sledi: od zahteve do naročilnice, ne da bi to moral nekdo ročno prepisovati.
Pri podjetju z enim ERP-sistemom, omejenim številom stalnih dobaviteljev in standardiziranim formatom naročila je to nalogo danes že mogoče v veliki meri avtomatizirati. Pri podjetju, ki naroča prek posameznih e-poštnih sporočil, po telefonu ali z različnimi formati, je stvar drugačna: tam je treba najprej standardizirati, preden avtomatizacija kaj prinese. Vlogo igra tudi narava tega, kar se kupuje. Standardne pisarniške potrebščine ali redne surovine se enostavno avtomatizirajo; naročila po meri z dogovorjenimi specifikacijami za posamezno naročilo pogosteje zahtevajo, da nekdo to spremlja.
Ta naloga tudi ni ločena od preostalega nabavnega procesa. Kaj se zgodi, preden se naročilo odda — kako se spremljajo ravni zalog, da se ugotovi, ali je dopolnitev potrebna — deloma določa, koliko naročil nastane in kako predvidljiv je ta obseg. In kaj se zgodi po oddaji, kot je priprava prevoznih dokumentov za dostavo ali obdelava nabavnih računov, ki sledijo naročilu, spada v isto verigo administrativnih korakov, ki se dobro avtomatizira, ko so sistemi med seboj povezani.
To ni ocena, kaj bi podjetje moralo storiti s sproščenimi urami, in ni argument za ali proti kadrovski odločitvi. Če ima avtomatizacija te naloge posledice za delovna mesta ali zasedbo, veljajo zanje lastne zakonske zahteve glede delovnega prava in soodločanja zaposlenih; to je drugo vprašanje kot vprašanje, ali je nalogo samo tehnično mogoče prevzeti.
Ali ima ta naloga v vaši lastni organizaciji opisani profil, je odvisno od vaše ureditve ERP-ja, števila dobaviteljev in stopnje, do katere so formati naročil že določeni. Splošno prvo indikacijo daje brezplačni hitri pregled: dvanajst vprašanj, brez računa, z indikacijo, kateri del ur pri tovrstnem delu je danes mogoče prevzeti z AI. Popolna delovna analiza, ki delo celotnega podjetja razdeli na naloge in za vsako nalogo izračuna vpliv na kapaciteto zaposlitve (FTE), je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.