Przekształcenie zatwierdzonego wniosku zakupowego w oficjalne zamówienie to jedno z zadań, w które automatyzacja już mocno się wdrożyła. Nie dlatego, że AI rozumie tu coś szczególnego, lecz dlatego, że samo zadanie pozostawia niewiele do zrozumienia. Wniosek jest już zatwierdzony, dostawca jest ustalony, format zamówienia jest ustalony. Co pozostaje, to: przejęcie danych, wygenerowanie dokumentu, wysłanie go, zapisanie w systemie ERP. To rodzaj pracy, dla którego wystarczają reguły i dla którego nie jest potrzebna ocena tego, co właściwie powinno zostać zamówione.
Trzy osie określają tu obraz sytuacji. Ustrukturyzowanie jest wysokie: dane wejściowe są jednoznaczne, dane wyjściowe to stały dokument, nie jest potrzebna interpretacja niejasnych sformułowań ani niepełnych informacji. Wolumen jest wysoki: firmy o pewnej wielkości składają dziesiątki do setek zamówień tygodniowo, często według tych samych kroków. A przestrzeń na ocenę własną jest ograniczona, ponieważ decyzja o złożeniu zamówienia została już podjęta przez osobę, która zatwierdziła wniosek. Co pozostaje, to wykonanie, a nie podejmowanie decyzji.
Wobec tego kontakt z klientem i czynności fizyczne odgrywają niewielką rolę, co ułatwia sprawę: nie ma nikogo, kogo trzeba przekonać do zamówienia, i nie ma niczego, co trzeba fizycznie przemieścić, aby wykonać zadanie. Kreatywność jest niemal nieobecna, co jest logiczne dla zadania, które z definicji jest powtarzalne. Koszty błędów i zgodność z przepisami znajdują się pośrodku: błędnie zamówiona ilość lub błędny numer dostawcy kosztuje pieniądze i czas na naprawę, a przy regulowanych zakupach (np. substancje niebezpieczne lub certyfikowane części) obowiązują dodatkowe wymogi. Właśnie dlatego w praktyce nadzór ludzki najczęściej pozostaje, nawet jeśli wykonanie jest zautomatyzowane.
Technologia, która radzi sobie z tym zadaniem, to nie generatywna AI w sensie pisania tekstów czy tworzenia obrazów, lecz RPA: robotic process automation. System odczytuje zatwierdzony wniosek, przenosi dane do formatu zamówienia, tworzy dokument i wysyła go do dostawcy, a następnie zapisuje status z powrotem w systemie ERP. Działa to dobrze, o ile spełnione są dwa warunki: istnieje stały format zamówienia, a przepływ zatwierdzania jest połączony z systemem generującym zamówienie. Bez tego połączenia człowiek nadal stanowi pomost między zatwierdzeniem a wykonaniem, a większość odzyskanej godziny znów znika.
Nie jest to więc zadanie, w którym AI sama decyduje, co ma zostać zamówione. Ta decyzja — ile, u kogo, na jakich warunkach — leży po stronie wniosku zakupowego, który już został zatwierdzony. Zadanie, które jest tu przejmowane, to kolejny krok administracyjny: od wniosku do dokumentu zamówienia, bez konieczności ręcznego przepisywania przez człowieka.
W firmie z jednym systemem ERP, ograniczoną liczbą stałych dostawców i ustandaryzowanym formatem zamówień to zadanie już dziś można w dużej mierze zautomatyzować. W firmie, która zamawia poprzez pojedyncze e-maile, telefonicznie lub w zmiennych formatach, sytuacja wygląda inaczej: najpierw trzeba przeprowadzić standaryzację, zanim automatyzacja przyniesie jakiekolwiek korzyści. Znaczenie ma również charakter tego, co jest kupowane. Standardowe artykuły biurowe lub regularne surowce łatwo poddają się automatyzacji; zamówienia na wymiar z negocjowanymi specyfikacjami dla każdego zlecenia częściej wymagają udziału człowieka.
To zadanie nie jest też odizolowane od reszty procesu zakupowego. To, co dzieje się przed złożeniem zamówienia — sposób monitorowania poziomów zapasów w celu ustalenia, czy konieczne jest uzupełnienie — częściowo determinuje, ile zamówień powstaje i jak przewidywalny jest ten wolumen. A to, co dzieje się po złożeniu zamówienia, jak sporządzanie dokumentów przewozowych na potrzeby dostawy czy przetwarzanie faktur zakupowych, które następują po zamówieniu, należy do tego samego łańcucha kroków administracyjnych, który dobrze poddaje się automatyzacji, gdy systemy są ze sobą połączone.
Nie jest to ocena tego, co firma powinna zrobić z uwolnionymi godzinami, ani argument za lub przeciw decyzji personalnej. Jeśli automatyzacja tego zadania ma konsekwencje dla stanowisk lub struktury zatrudnienia, obowiązują odrębne wymogi prawne dotyczące prawa pracy i współdecydowania pracowników; to inne zagadnienie niż pytanie, czy samo zadanie da się technicznie przejąć.
Czy to zadanie w Państwa organizacji ma opisany profil, zależy od konfiguracji systemu ERP, liczby dostawców oraz stopnia, w jakim formaty zamówień są już ustalone. Ogólną wstępną wskazówkę daje bezpłatny quickscan: dwanaście pytań, bez konieczności zakładania konta, ze wskazaniem, jaka część godzin w tego rodzaju pracy może dziś zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który rozkłada pracę całej firmy na zadania i przelicza je na wskaźnik fte, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.