Trasformare una richiesta di acquisto approvata in un ordine ufficiale è uno dei compiti in cui l'automazione è già molto avanzata. Non perché l'AI capisca qui qualcosa di particolare, ma perché il compito stesso lascia poco da capire. La richiesta è già approvata, il fornitore è definito, il formato dell'ordine è stabilito. Ciò che resta è: riprendere i dati, generare un documento, inviarlo, registrarlo nell'ERP. È il tipo di lavoro per cui bastano delle regole e per cui non serve alcun giudizio su cosa effettivamente andrebbe ordinato.
Qui il quadro è determinato da tre assi. Il livello di strutturazione è alto: l'input è univoco, l'output è un documento fisso, non è necessaria alcuna interpretazione di formulazioni vaghe o informazioni incomplete. Il volume è alto: le aziende di una certa dimensione effettuano da decine a centinaia di ordini a settimana, spesso con gli stessi passaggi. E il margine di giudizio è limitato, poiché la decisione di ordinare è già stata presa da chi ha approvato la richiesta. Ciò che resta è esecuzione, non processo decisionale.
A ciò si aggiunge che il contatto con i clienti e le azioni fisiche non giocano quasi alcun ruolo, il che semplifica le cose: non c'è nessuno da convincere riguardo all'ordine, e non c'è nulla che debba essere spostato fisicamente per completare il compito. La creatività è quasi assente, il che è logico per un compito ripetibile per definizione. I costi di errore e la conformità normativa si collocano nel mezzo: una quantità ordinata in modo errato o un numero di fornitore sbagliato costa denaro e tempo da correggere, e negli acquisti regolamentati (si pensi a sostanze pericolose o componenti certificati) valgono requisiti aggiuntivi. Questo è il motivo per cui, nella pratica, la supervisione umana rimane per lo più presente, anche quando l'esecuzione è automatizzata.
La tecnologia in grado di gestire questo compito non è l'AI generativa nel senso di scrivere testi o creare immagini, ma la RPA: robotic process automation. Un sistema che legge la richiesta approvata, trasferisce i dati in un formato d'ordine, crea il documento e lo invia al fornitore, e riscrive lo stato nell'ERP. Questo funziona bene finché valgono due condizioni: esiste un formato d'ordine fisso, e il flusso di approvazione è collegato al sistema che genera l'ordine. Senza tale collegamento, resta una persona a fare da ponte tra approvazione ed esecuzione, e la maggior parte dell'ora liberata svanisce di nuovo.
Non si tratta quindi di un compito in cui l'AI decide autonomamente cosa ordinare. Quella decisione — quanto, presso chi, a quali condizioni — spetta alla richiesta di acquisto già approvata. Il compito che viene qui rilevato è il passaggio amministrativo successivo: dalla richiesta al buono d'ordine, senza che una persona debba ricopiarlo manualmente.
In un'azienda con un unico sistema ERP, un numero limitato di fornitori fissi e un formato d'ordine standardizzato, questo compito è oggi già in gran parte automatizzabile. In un'azienda che ordina tramite e-mail sparse, per telefono o con formati variabili, la situazione è diversa: bisogna prima standardizzare prima che l'automazione produca dei risultati. Anche la natura di ciò che viene acquistato incide. Le forniture standard per ufficio o le materie prime regolari si prestano facilmente all'automazione; gli ordini su misura con specifiche negoziate per ogni ordine richiedono più spesso una persona che supervisioni.
Questo compito non è nemmeno isolato dal resto del processo di acquisto. Ciò che avviene prima che l'ordine venga effettuato — come vengono monitorati i livelli di scorta per determinare se è necessario riordinare — determina in parte quanti ordini si generano e quanto è prevedibile tale volume. E ciò che avviene dopo l'inoltro, come la redazione dei documenti di trasporto per la consegna o l'elaborazione delle fatture d'acquisto che seguono l'ordine, fa parte della stessa catena di passaggi amministrativi che si automatizza bene non appena i sistemi sono collegati tra loro.
Questa non è una valutazione di cosa un'azienda dovrebbe fare con le ore liberate, né un argomento a favore o contro una decisione relativa al personale. Se l'automazione di questo compito ha conseguenze su funzioni o organico, si applicano i relativi requisiti di legge in materia di diritto del lavoro e partecipazione dei lavoratori; si tratta di una questione diversa rispetto alla domanda se il compito stesso sia tecnicamente sostituibile.
Se questo compito, nella sua organizzazione, presenta il profilo descritto dipende dalla configurazione del suo ERP, dal numero di fornitori e dalla misura in cui i formati d'ordine sono già stabiliti. Una prima indicazione generale è fornita dalla quickscan gratuita: dodici domande, senza necessità di account, con un'indicazione di quale parte delle ore in questo tipo di lavoro è oggi trasferibile all'AI. La werkscan completa, che scompone il lavoro di un'intera azienda in compiti e li traduce, compito per compito, in capacità in termini di fte, è ancora in fase di sviluppo.
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