Patvirtintos pirkimo užklausos pavertimas oficialiu užsakymu yra viena iš užduočių, kurioje automatizavimas jau yra toli pažengęs. Ne todėl, kad AI čia supranta kažką ypatingo, bet todėl, kad ši užduotis savaime palieka mažai vietos supratimui. Užklausa jau patvirtinta, tiekėjas yra nustatytas, užsakymo formatas yra nustatytas. Kas lieka: duomenų perkėlimas, dokumento sugeneravimas, išsiuntimas, įrašymas ERP sistemoje. Tai tokio pobūdžio darbas, kuriam pakanka taisyklių ir kuriam nereikia vertinimo, kas iš tikrųjų turėtų būti užsakoma.
Čia situaciją lemia trys ašys. Struktūrizuotumas yra aukštas: įvestis yra vienareikšmiška, išvestis yra fiksuotas dokumentas, nereikia interpretuoti neaiškių formuluočių ar neišsamios informacijos. Apimtis yra didelė: nedidelio dydžio įmonės per savaitę pateikia dešimtis iki šimtų užsakymų, dažnai atliekant tuos pačius žingsnius. O sprendimų priėmimo laisvė yra ribota, nes sprendimą užsakyti jau priėmė tas, kuris patvirtino užklausą. Kas lieka – tai vykdymas, ne sprendimų priėmimas.
Tuo tarpu klientų aptarnavimas ir fiziniai veiksmai vaidina vos ne jokį vaidmenį, kas šią užduotį palengvina: nėra nei vieno, kurį reikėtų įtikinti dėl užsakymo, ir nėra nieko, ką reikėtų fiziškai perkelti, kad užduotis būtų atlikta. Kūrybiškumas yra praktiškai neegzistuojantis, kas logiška užduočiai, kuri iš esmės yra pasikartojanti. Klaidų kaina ir atitiktis (compliance) yra vidutiniame lygyje: neteisingai užsakytas kiekis ar neteisingas tiekėjo numeris kainuoja pinigų ir laiko, kad būtų pataisyta, o reguliuojamų pirkimų atveju (pavyzdžiui, pavojingos medžiagos ar sertifikuotos dalys) taikomi papildomi reikalavimai. Todėl praktikoje žmogiškoji priežiūra dažniausiai išlieka, net jei vykdymas yra automatizuotas.
Technologija, galinti atlikti šią užduotį, nėra generatyvinis AI teksto rašymo ar vaizdų kūrimo prasme, bet RPA: robotinis proceso automatizavimas (robotic process automation). Sistema, kuri nuskaito patvirtintą užklausą, perkelia duomenis į užsakymo formatą, sukuria dokumentą ir išsiunčia jį tiekėjui, ir įrašo statusą atgal į ERP sistemą. Tai veikia gerai tol, kol tenkinamos dvi sąlygos: yra nustatytas fiksuotas užsakymo formatas, ir patvirtinimo procesas yra susietas su sistema, kuri generuoja užsakymą. Be šio ryšio žmogus lieka tiltas tarp patvirtinimo ir vykdymo, ir didžioji dalis atlaisvintos valandos vėl dingsta.
Taigi tai nėra užduotis, kurioje AI pats nusprendžia, kas turi būti užsakoma. Šis sprendimas — kiek, iš ko, kokiomis sąlygomis — priklauso pirkimo užklausai, kuri jau yra patvirtinta. Užduotis, kuri čia perimama, yra administracinis žingsnis po to: nuo užklausos iki užsakymo dokumento, be to, kad žmogus turėtų tai perrašyti rankiniu būdu.
Įmonėje su viena ERP sistema, ribotu skaičiumi fiksuotų tiekėjų ir standartizuotu užsakymo formatu šią užduotį jau šiandien didžia dalimi galima automatizuoti. Įmonėje, kuri užsako per atskirus el. laiškus, telefonu ar naudojant kintamus formatus, situacija yra kitokia: pirmiausia reikia standartizuoti, kad automatizavimas duotų naudą. Taip pat svarbu tai, kokia yra perkamų prekių pobūdis. Standartinius biuro reikmenis ar reguliarias žaliavas lengva automatizuoti; individualiai pritaikytiems užsakymams su derėtomis specifikacijomis kiekvienam užsakymui dažniau reikia žmogaus, kuris stebėtų procesą.
Ši užduotis taip pat nėra atskirta nuo likusio pirkimo proceso. Tai, kas vyksta prieš pateikiant užsakymą — kaip stebimi atsargų lygiai, siekiant nustatyti, ar reikia papildomo užsakymo — iš dalies nulemia, kiek užsakymų susidaro ir kaip nuspėjama ta apimtis. Ir tai, kas vyksta po pateikimo, pavyzdžiui, krovinio dokumentų parengimas pristatymui arba pirkimo sąskaitų faktūrų, kurios ateina po užsakymo, apdorojimas, priklauso tai pačiai administracinių žingsnių grandinei, kurią galima gerai automatizuoti, kai sistemos tarpusavyje sujungiamos.
Tai nėra vertinimas, ką įmonė turėtų daryti su atlaisvintomis valandomis, ir nėra argumentas už ar prieš personalo sprendimą. Jei šios užduoties automatizavimas turi įtakos pareigybėms ar personalo sudėčiai, tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai, susiję su darbo teise ir darbuotojų atstovavimu; tai yra kitas klausimas nei tas, ar užduotį pačią savaime galima techniškai perimti.
Ar šioje užduotyje jūsų organizacijoje yra aprašytas profilis, priklauso nuo jūsų ERP sistemos sąrankos, tiekėjų skaičiaus ir to, kiek jau yra nustatyti užsakymų formatai. Bendrą pirminę indikaciją suteikia nemokamas greitasis testas (quickscan): dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokią darbo valandų dalį šiuo metu tokio pobūdžio darbe gali perimti AI. Visapusiškas darbo skenavimas (werkscan), kuris visos įmonės darbą išskaido į užduotis ir kiekvienai užduočiai apskaičiuoja etatų (fte) talpą, dar yra kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.