Egy jóváhagyott beszerzési kérelem hivatalos megrendeléssé alakítása az egyik olyan feladat, ahol az automatizálás már messzire jutott. Nem azért, mert az AI itt valami különleges dolgot ért meg, hanem mert maga a feladat kevés teret hagy az értelmezésnek. A kérelem már jóváhagyott, a beszállító rögzített, a megrendelés formátuma rögzített. Ami marad: adatok átvétele, egy dokumentum generálása, elküldése, rögzítése az ERP-ben. Ez az a fajta munka, amelyhez elegendőek a szabályok, és amelyhez nincs szükség ítéletre azzal kapcsolatban, hogy valójában mit kellene megrendelni.
Három tengely határozza meg itt a képet. A strukturáltság magas: a bemenet egyértelmű, a kimenet egy rögzített dokumentum, nincs szükség vágy megfogalmazásainak vagy hiányos információk értelmezésére. A volumen magas: a valamivel nagyobb vállalatok hetente tucatnyi-száznyi megrendelést adnak le, gyakran ugyanazokkal a lépésekkel. És a mérlegelési tér korlátozott, mivel a megrendelésről szóló döntést már meghozta az, aki jóváhagyta a kérelmet. Ami marad, az a végrehajtás, nem a döntéshozatal.
Ezzel szemben az ügyfélkapcsolat és a fizikai műveletek alig játszanak szerepet, ami megkönnyíti a dolgot: nincs senki, akit meg kellene győzni a megrendelésről, és nincs semmi, amit fizikailag mozgatni kellene a feladat elvégzéséhez. A kreativitás gyakorlatilag hiányzik, ami logikus egy olyan feladatnál, amely per definitionem ismételhető. A hibaköltségek és a megfelelőség középen helyezkednek el: egy tévesen megrendelt mennyiség vagy egy hibás beszállítói szám pénzbe és időbe kerül a javítás, és a szabályozott beszerzésnél (gondoljunk veszélyes anyagokra vagy tanúsított alkatrészekre) további követelmények érvényesek. Ez az oka annak, hogy az emberi felügyelet a gyakorlatban legtöbbször fennmarad, még ha a végrehajtás automatizált is.
A technológia, amely ezt a feladatot képes kezelni, nem a generatív AI abban az értelemben, hogy szöveget ír vagy képeket készít, hanem az RPA: robotic process automation. Egy rendszer, amely kiolvassa a jóváhagyott kérelmet, átviszi az adatokat egy megrendelési formátumba, elkészíti a dokumentumot és elküldi a beszállítónak, majd visszaírja a státuszt az ERP-be. Ez jól működik, amíg két feltétel teljesül: van egy rögzített megrendelési formátum, és a jóváhagyási folyamat kapcsolódik ahhoz a rendszerhez, amely a megrendelést generálja. E kapcsolat nélkül egy embernek kell hidat képeznie a jóváhagyás és a végrehajtás között, és a felszabadult óra nagy része ismét eltűnik.
Ez tehát nem olyan feladat, ahol az AI maga dönt arról, hogy mit rendeljenek meg. Az a döntés — mennyit, kitől, milyen feltételekkel — a már jóváhagyott beszerzési kérelemhez tartozik. Az itt átvett feladat az azt követő adminisztratív lépés: a kérelemtől a megrendelőlapig, anélkül hogy egy embernek kézzel kellene azt begépelnie.
Egy olyan vállalatnál, ahol egyetlen ERP-rendszer, korlátozott számú állandó beszállító és egy szabványosított megrendelési formátum van, ez a feladat ma már nagyrészt automatizálható. Egy olyan vállalatnál, amely külön e-maileken, telefonon vagy változó formátumokkal rendel, ez másképp áll: ott előbb szabványosítani kell, mielőtt az automatizálás bármit is eredményez. Az is számít, hogy mit szereznek be. A standard irodaszerek vagy a rendszeres nyersanyagok könnyen automatizálhatók; az egyedi, rendelésenként egyeztetett specifikációkkal rendelkező megrendelések gyakrabban igényelnek egy figyelemmel kísérő embert.
Ez a feladat sem áll elszigetelten a beszerzési folyamat többi részétől. Ami a megrendelés leadása előtt történik — hogyan követik a készletszinteket annak megállapítására, hogy szükséges-e utánrendelés — részben meghatározza, hogy hány megrendelés keletkezik, és mennyire kiszámítható ez a volumen. És ami a leadás után történik, mint például a fuvarokmányok elkészítése a kiszállításhoz vagy a megrendelést követő beszerzési számlák feldolgozása, ugyanahhoz az adminisztratív lépések láncolatához tartozik, amely jól automatizálható, amint a rendszerek összekapcsolódnak.
Ez nem annak felmérése, hogy egy vállalatnak mit kellene kezdenie a felszabadult órákkal, és nem érv egy személyzeti döntés mellett vagy ellen. Ha e feladat automatizálásának következményei vannak a munkakörökre vagy a létszámra nézve, azokra a munkajogi és a munkavállalói képviselettel kapcsolatos saját jogi követelmények vonatkoznak; ez más kérdés, mint az, hogy maga a feladat technikailag átvehető-e.
Hogy ez a feladat az Ön szervezetében rendelkezik-e a leírt profillal, az az Ön ERP-rendszerének felépítésétől, a beszállítók számától és attól függ, hogy a megrendelési formátumok mennyire vannak már rögzítve. Egy nagyjábóli első indikációt ad az ingyenes gyorsteszt: tizenkét kérdés, fiók nélkül, egy jelzéssel arról, hogy az ilyen jellegű munka óráinak mekkora része vehető át ma az AI által. A teljes munkateszt, amely egy egész vállalat munkáját feladatokra bontja és feladatonként fte-kapacitásra számítja át, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.