Preklopenie schválenej nákupnej požiadavky do formálnej objednávky je jedna z úloh, kde automatizácia už dosiahla výrazný pokrok. Nie preto, že by AI tu chápala niečo výnimočné, ale preto, že samotná úloha ponúka len málo priestoru na chápanie. Požiadavka je už schválená, dodávateľ je stanovený, formát objednávky je stanovený. Zostáva: prevziať údaje, vygenerovať dokument, odoslať ho, zaznamenať v ERP systéme. Je to druh práce, pri ktorej postačujú pravidlá a kde nie je potrebný úsudok o tom, čo by sa vlastne malo objednať.
Obraz tu určujú tri osi. Štruktúrovanosť je vysoká: vstup je jednoznačný, výstup je pevne stanovený dokument, nie je potrebná interpretácia nejasných formulácií alebo neúplných informácií. Objem je vysoký: firmy s aspoň istou veľkosťou zadávajú desiatky až stovky objednávok týždenne, často s rovnakými krokmi. A priestor na úsudok je obmedzený, pretože rozhodnutie objednať už urobil ten, kto požiadavku schválil. Zostáva vykonanie, nie rozhodovanie.
Oproti tomu kontakt s klientom a fyzické úkony tu takmer nehrajú žiadnu úlohu, čo úlohu ešte zjednodušuje: nie je nikto, koho treba o objednávke presvedčiť, a nie je nič, čo by sa musialo fyzicky premiestniť na dokončenie úlohy. Kreativita takmer chýba, čo je logické pre úlohu, ktorá je z definície opakovateľná. Náklady na chyby a compliance sú na strednej úrovni: nesprávne objednané množstvo alebo chybné číslo dodávateľa stojí peniaze a čas na opravu, a pri regulovanom nákupe (napríklad nebezpečné látky alebo certifikované súčiastky) platia doplňujúce požiadavky. Preto v praxi zvyčajne zostáva ľudský dohľad zachovaný, aj keď je vykonávanie automatizované.
Technológia, ktorá túto úlohu zvláda, nie je generatívna AI v zmysle písania textu alebo vytvárania obrázkov, ale RPA: robotic process automation. Systém, ktorý načíta schválenú požiadavku, prevedie údaje do formátu objednávky, vytvorí dokument a odošle ho dodávateľovi, a zapíše stav späť do ERP systému. To funguje dobre, pokiaľ platia dve podmienky: existuje pevne stanovený formát objednávky a schvaľovací proces je prepojený so systémom, ktorý objednávku generuje. Bez tohto prepojenia zostáva človek mostom medzi schválením a vykonaním, a väčšia časť ušetreného času sa opäť stráca.
Toto teda nie je úloha, pri ktorej by AI sama rozhodovala, čo sa objednáva. Toto rozhodnutie — koľko, u koho, za akých podmienok — vyplýva z nákupnej požiadavky, ktorá je už schválená. Úloha, ktorá sa tu preberá, je administratívny krok, ktorý nasleduje: od požiadavky k objednávke, bez toho, aby to musel človek manuálne prepisovať.
Vo firme s jedným ERP systémom, obmedzeným počtom stálych dodávateľov a štandardizovaným formátom objednávky je táto úloha dnes už do veľkej miery automatizovateľná. Vo firme, ktorá objednáva prostredníctvom jednotlivých e-mailov, telefonicky alebo s premenlivými formátmi, je to inak: najprv treba štandardizovať, kým automatizácia niečo prinesie. Rovnako záleží na povahe toho, čo sa nakupuje. Štandardné kancelárske potreby alebo bežné suroviny sa dajú ľahko automatizovať; zákazkové objednávky s dojednanými špecifikáciami pre jednotlivé zákazky si častejšie vyžadujú, aby sa na to pozrel človek.
Táto úloha nie je ani izolovaná od zvyšku nákupného procesu. To, čo sa deje predtým, ako sa objednávka zadá — ako sa sledujú úrovne zásob na určenie potreby doobjednania — spoluurčuje, koľko objednávok vzniká a ako predvídateľný je tento objem. A to, čo sa deje po zadaní, ako vystavovanie prepravných dokumentov pre dodávku alebo spracovanie nákupných faktúr, ktoré nasledujú po objednávke, patrí k rovnakému reťazcu administratívnych krokov, ktoré sa dobre automatizujú, keď sú systémy medzi sebou prepojené.
Toto nie je odhad toho, čo by mala firma robiť s uvoľnenými hodinami, a nie je to argument za alebo proti personálnemu rozhodnutiu. Ak má automatizácia tejto úlohy dôsledky pre pracovné miesta alebo personálne obsadenie, platia pre to vlastné zákonné požiadavky týkajúce sa pracovného práva a spoluúčasti zamestnancov; to je iná otázka než to, či je úloha samotná technicky prevziatiteľná.
Či má táto úloha vo vašej vlastnej organizácii popísaný profil, závisí od nastavenia vášho ERP systému, počtu dodávateľov a miery, do akej sú formáty objednávok už stanovené. Približnú prvotnú indikáciu poskytuje bezplatný quickscan: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s indikáciou toho, akú časť hodín v tomto druhu práce je dnes možné prenechať AI. Kompletný work scan, ktorý rozčlení prácu celej firmy na úlohy a pri každej úlohe prepočíta dopad na kapacitu vyjadrenú vo fte, sa ešte vyvíja.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.