Convertir una solicitud de compra aprobada en un pedido oficial es una de las tareas donde la automatización ya ha avanzado mucho. No porque la IA entienda aquí algo especial, sino porque la tarea en sí misma deja poco margen para la interpretación. La solicitud ya está aprobada, el proveedor está determinado, el formato del pedido está fijado. Lo que queda es: transferir datos, generar un documento, enviarlo, registrarlo en el ERP. Es el tipo de trabajo para el que bastan reglas y para el que no se necesita ningún criterio sobre qué debería pedirse en realidad.
Tres ejes determinan aquí el panorama. El grado de estructuración es alto: la entrada es inequívoca, la salida es un documento fijo, no hace falta interpretar formulaciones vagas ni información incompleta. El volumen es alto: las empresas con cierto tamaño realizan decenas o cientos de pedidos por semana, a menudo con los mismos pasos. Y el margen de criterio es limitado, pues la decisión de pedir ya la ha tomado quien aprobó la solicitud. Lo que queda es ejecución, no toma de decisiones.
Frente a esto, el contacto con clientes y las acciones físicas apenas juegan un papel, lo que facilita las cosas: no hay nadie a quien convencer para hacer el pedido, y no hay nada que deba desplazarse físicamente para completar la tarea. La creatividad está prácticamente ausente, lo cual es lógico para una tarea que por definición es repetible. El coste de los errores y el cumplimiento normativo se sitúan en un punto intermedio: una cantidad pedida incorrectamente o un número de proveedor erróneo cuesta dinero y tiempo de corregir, y en compras reguladas (piense en sustancias peligrosas o componentes certificados) rigen requisitos adicionales. Esa es la razón por la que, en la práctica, la supervisión humana suele mantenerse, incluso cuando la ejecución está automatizada.
La técnica capaz de realizar esta tarea no es la IA generativa en el sentido de escribir textos o crear imágenes, sino la RPA: automatización robótica de procesos. Un sistema que lee la solicitud aprobada, transfiere los datos a un formato de pedido, genera el documento y lo envía al proveedor, y registra el estado de vuelta en el ERP. Esto funciona bien siempre que se cumplan dos condiciones: existe un formato de pedido fijo, y el flujo de aprobación está conectado al sistema que genera el pedido. Sin esa conexión, sigue siendo una persona quien hace de puente entre la aprobación y la ejecución, y desaparece la mayor parte de la hora liberada.
Esta no es, por tanto, una tarea en la que la IA decida por sí misma qué se pide. Esa decisión — cuánto, a quién, en qué condiciones — corresponde a la solicitud de compra que ya ha sido aprobada. La tarea que aquí se asume es el paso administrativo posterior: de solicitud a orden de pedido, sin que una persona tenga que transcribirlo manualmente.
En una empresa con un único sistema ERP, un número limitado de proveedores fijos y un formato de pedido estandarizado, esta tarea ya se puede automatizar en gran medida hoy en día. En una empresa que hace pedidos mediante correos electrónicos sueltos, por teléfono o con formatos variables, la situación es distinta: primero hay que estandarizar antes de que la automatización aporte algo. También influye la naturaleza de lo que se compra. Los suministros de oficina estándar o las materias primas habituales se automatizan con facilidad; los pedidos a medida con especificaciones negociadas por orden requieren más a menudo que una persona lo supervise.
Esta tarea tampoco está aislada del resto del proceso de compras. Lo que ocurre antes de que se realice el pedido — cómo se hace el seguimiento de los niveles de existencias para determinar si es necesario reponer — determina en parte cuántos pedidos se generan y cuán previsible es ese volumen. Y lo que ocurre después de realizar el pedido, como la elaboración de documentos de transporte para la entrega o el procesamiento de las facturas de compra que siguen al pedido, forma parte de la misma cadena de pasos administrativos que se automatiza bien en cuanto los sistemas se conectan entre sí.
Esto no es una valoración de lo que una empresa debería hacer con las horas liberadas, ni un argumento a favor o en contra de una decisión de personal. Si la automatización de esta tarea tiene consecuencias para funciones o plantilla, se aplican los requisitos legales propios en materia de derecho laboral y participación de los trabajadores; se trata de una cuestión distinta de si la tarea en sí es técnicamente automatizable.
Si esta tarea tiene en su propia organización el perfil descrito depende de la configuración de su ERP, del número de proveedores y del grado en que los formatos de pedido ya estén establecidos. El escáner rápido gratuito ofrece una primera indicación general: doce preguntas, sin necesidad de cuenta, con una indicación de qué parte de las horas dedicadas a este tipo de trabajo puede ser asumida hoy por la IA. El escáner de trabajo completo, que descompone el trabajo de toda una empresa en tareas y calcula por tarea su equivalencia en capacidad de FTE, todavía está en construcción.
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