Didžia dalimi taip. Banko operacijų susiejimas su neapmokėtais įrašais yra tiksliai tokio pobūdžio darbas, kuriam automatizuotas susiejimas yra pritaikytas: fiksuota struktūra, dideli kiekiai ir klaida, kurią dažniausiai galima greitai ištaisyti. Kur banko ryšys yra aktyvus ir susiejimo taisyklės yra aiškios, tai šiandien jau yra žmogaus darbas, kurį didžia dalimi atlieka programinė įranga, o darbuotojas sprendžia likusias išimtis.
Banko išrašas yra struktūrizuotas failas: fiksuoti laukai sumai, datai, kontrsąskaitai ir aprašymui. Neapmokėtas įrašas buhalterijoje turi tokio pat pobūdžio laukus. Susiejimas tuomet didžia dalimi yra sumos ir nuorodos palyginimo klausimas, o tai yra užduotis, kuri vyksta pagal taisykles, ne užduotis, kuriai kiekvienu atveju reikia naujo sprendimo. Prie to prisideda ir tai, kad apimtis dažnai yra didelė: įmonei, kurioje per mėnesį vyksta šimtai ar tūkstančiai operacijų, daug naudos duoda procesas, kuris nesustoja kavos gerti.
Klaidos kaina yra vidutinė. Neteisingas susiejimas nepaveikia tiesiogiai kliento ir retai lemia baudą, tačiau gali sukelti tai, kad buhalterija popieriuje atrodo tvarkinga, o realybėje yra kitaip. Todėl kontrolė vis tiek reikalinga, ne dėl to, kad technologija to neišlaiko, o dėl to, kad pavienis neatitikimas atsiskleidžia vėliau, pavyzdžiui, sutikrinant mėnesio pabaigoje.
Operacija, kurios suma 1 240 eurų, su aprašymu „sąskaita 20345“, automatiškai susiejama su neapmokėtu įrašu, turinčiu tą pačią sąskaitos faktūros numerį ir sumą. Tai vyksta be klaidų, kol suma ir nuoroda sutampa. Jei gaunamas dalinis mokėjimas, apvalinta suma arba aprašymas be sąskaitos faktūros numerio, automatinis susiejimas sustoja ir darbuotojas turi įvertinti, su kuriuo įrašu tai susieti. Tai tiksliai atskiria, ką sistema sutvarko ir kas paliekama žmogui: ne dėl to, kad tai sudėtinga, o dėl to, kad trūksta duomenų taisyklei pritaikyti.
Technologiją, kuri šiandien atlieka šį darbą, galima priskirti prie RPA: programinė įranga, kuri pagal fiksuotas taisykles atpažįsta, palygina ir susieja operacijas. Tai nėra savarankiškai mokantis sistema, kuri patiems vertina, kas tikriausiai priklauso vienas kitam; tai iš anksto nustatytų taisyklių vykdymas. Tai reiškia ir tai, kad rezultato kokybė priklauso nuo tų taisyklių kokybės, ne nuo programinės įrangos sumanumo.
Du sąlygos nulemia, ar tai veiks konkrečioje įmonėje. Pirma, aktyvus banko ryšys: neturint automatizuoto išrašų pateikimo buhalterijoje, nėra ko susieti. Antra, aiškios susiejimo taisyklės: kuo vienareikšmiškesnis susitarimas dėl to, kas sudaro susiejimą, tuo mažiau paliekama darbuotojui. Jei trūksta vieno iš šių dviejų dalykų, darbas automatiškai persikelia atgal į rankinę kontrolę, ir tai jau nėra technologijos trūkumas, o jos aplinkos parengimo trūkumas.
Įmonėje, kuri dirba per kelis mokėjimo paslaugų teikėjus, ne tik per banką, tai atrodo kiek kitaip: tuomet reikšmės turi ir tai, kaip yra sutvarkytas mokėjimo paslaugų teikėjų operacijų sutikrinimas, nes tai savaime neišplaukia iš banko ryšio. O įmonėje, kurioje daug dalinių mokėjimų ar neįprastų nuorodų, rankinio darbo dalis lieka didesnė nei įmonėje su fiksuotais, lengvai atpažįstamais mokėjimų srautais.
Ši užduotis parodo modelį, kuris galioja plačiau: darbas, kuris vyksta pagal taisykles ir pasitaiko didelėmis apimtimis, greičiau persikelia į programinę įrangą nei darbas, kuriam kiekvienu atveju reikia įvertinimo. Tą pačią tendenciją matome ir pirkimo sąskaitų faktūrų įvedime į buhalterinę sistemą bei pirkimo sąskaitų faktūrų mokėjimo terminų stebėjime laiku sumokant, abi šios užduotys turi fiksuotą struktūrą ir pasikartojimą. Įmonėje, kurioje tie pačios procesai mažiau standartizuoti, šis poslinkis vyksta lėčiau, ne dėl to, kad DI ten mažiau gali, o dėl to, kad tam pagrindas dar turi būti sukurtas.
Kas paliekama, nėra atsitiktinumas: tai dalis, kuriai reikia sprendimo, netelpančio į taisyklę. Kas norėtų tai išsiaiškinti savo apskaitai, verta pažvelgti ir į neapmokėtų įrašų sąrašo debitoriams ir kreditoriams sudarymą, nes šios dvi užduotys praktikoje dažnai yra susijusios.
Tai nėra personalo patarimas ir nėra pagrindas sprendimui dėl pareigybių ar etatų. Ką organizacija daro su atsiradusia laisva darbo apimtimi, priklauso pačiai organizacijai. Jei kyla klausimas dėl darbuotojų atstovavimo, pertvarkant tokio pobūdžio procesus, tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai; žr. kada tai priklauso darbo tarybos kompetencijai.
Ar šis poslinkis jūsų pačių apskaitoje jau įvyko tiek, priklauso nuo jūsų banko ryšio ir susiejimo taisyklių tikslumo. Tai skiriasi nuo įmonės iki įmonės, o teiginys, nežinant šių duomenų, būtų ne kas kita, o spėjimas. FTE TO AI nemokamas greitasis testas suteikia pirminę nuorodą: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokią dalį valandų šiame profilyje šiandien galima perduoti DI. Visas darbo skenavimas, kuris taip pat išanalizuoja visos jūsų įmonės darbą, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.