Iš dalies. Signalizavimas, kad saugojimo terminas baigėsi, ir dokumentų parengimas sunaikinimui ar anonimizavimui yra gerai automatizuojami. Galutinis sprendimas faktiškai sunaikinti dokumentą išlieka žmogaus rankose, su pagrindimu, kodėl taip turi būti.
Vaizdą nulemia trys ašys: atitiktis (compliance), struktūruotumas ir apimtis.
Struktūruotumas yra aukštas. Saugojimo terminas yra taisyklė: X tipo dokumentas saugomas Y metų, po to seka sunaikinimas ar anonimizavimas. Tai lygiai tokia logika, kurią sistema gali taikyti be interpretacijos. Apimtis yra vidutinė: ne kiekviena įmonė turi tūkstančius dokumentų per dieną, kurie pasiekia terminą, bet tai taip pat ne pavienė užduotis. Nuolat vyksta bylų srautas, pasiekiantis terminą.
Atitikties ašis yra ta, kuri lemia posūkį. Ji vertinama 1 balu, tai nepalankiausia iš aštuonių ašių, ir tai nėra atsitiktinumas. Netinkamo dokumento sunaikinimas, per anksti arba per vėlai, yra nepataisomas. Kliento byla, kuri pašalinama per anksti, kol dar vyksta teisinis ginčas, yra problema, kurios negalima išspręsti pataisymu. Byla, kuri pašalinama per vėlai, gali reikšti BDAR pažeidimą. Todėl klaidos kaina taip pat vertinama žemai: klaidos padaryta žala nėra menka, ji potencialiai negrįžtama.
Tuo tarpu struktūruotumas, klientų kontaktas, fizinis darbas ir kūrybiškumas visi vertinami palankiai automatizavimo atžvilgiu. Fizinio veiksmo nereikia, išskyrus popierinius archyvus, kliento pokalbio nėra, ir kūrybinio vertinimo pagal kiekvieną bylą nereikia. Iš esmės tai taisyklės taikymas didelei duomenų apimčiai. Tai tiksliai tai, kame programinė įranga yra gera, kol pati taisyklė yra teisinga ir žmogus prižiūri paskutinį žingsnį.
Vidutinio dydžio organizacijos archyvo tvarkytojas administruoja dokumentų valdymo sistemą, kurioje sujungiami personalo bylos, sąskaitos faktūros ir klientų sutartys. Sąskaitoms faktūroms taikomas septynerių metų teisinis saugojimo terminas, atmestų kandidatų atrankos byloms – keturios savaitės, sutartims – dažnai sutarties trukmė plius keli metai. Sistema su taisyklėmis pagal dokumento tipą gali automatiškai signalizuoti, kurie dokumentai pasiekia terminą, ir pažymėti juos veiksmui. Tai atleidžia archyvo tvarkytoją nuo rankinio aplankų peržiūrėjimo pagal galiojimo datą, o tai, augant archyvui, yra užduotis, kuri kitaip užimtų vis daugiau laiko.
Ko sistema neatlieka savarankiškai, yra mygtuko paspaudimas. Galutinio sunaikinimo atveju reikalinga keturių akių kontrolė: vienas asmuo patvirtina, kad pažymėtą dokumentą tikrai galima pašalinti, ir kitas asmuo tai patikrina. Šis žingsnis egzistuoja ne dėl nepasitikėjimo technologija, bet todėl, kad sunaikinta byla negali būti atgaminta, jei saugojimo terminų politika turėjo taikyti išimtį, pavyzdžiui, dėl vykstančio teismo proceso ar informacijos prašymo.
Šiam atvejui tinkanti technologija yra RPA: programinė įranga, kuri pagal nustatytas taisykles identifikuoja, pažymi ir parengia dokumentus. Tai veikia, kol yra nustatyta pastovi saugojimo terminų politika kiekvienam dokumento tipui. Be tokios politikos joks sistema neturi pagrindo, ir tuomet kiekvienos bylos vertinimas išlieka žmogaus darbu. Organizacijos, kurios tai jau automatizavo, dažniausiai pirmiausia nuosekliai nustatė saugojimo terminus kiekvienai dokumentų kategorijai, dažnai kartu su tuo, kaip jos taip pat archyvuoja sutartis ir daro jas surandamas per sistemą, kuri archyvuoja sutartis ir palaiko jų surandamumą. Kam tai dar nesutvarkyta, pirmiausia teks atlikti šį žingsnį, kol sunaikinimo automatizavimas taps realistiškas.
Įmonėje su mažu, aiškiu archyvu ir mažai dokumentų tipų skirtumas tarp automatinio ir rankinio procesų yra nedidelis: archyvo tvarkytojas taip ar taip turėjo apžvalgą. Organizacijoje su tūkstančiais bylų, keliais dokumentų tipais ir kintančiais terminais rankinė kontrolė strigsta dėl apimties, ir automatinis signalizavimas tampa vertingesnis. Sektorius taip pat vaidina vaidmenį: sveikatos priežiūros ir finansų sektoriuose taikomi griežtesni ir kartais kitokie terminai nei kitose srityse, kas reikalauja tikslesnio taisyklių valdymo. Tai dera su tuo, kaip atitikties kalendorius su terminais gali būti automatiškai atnaujinamas, kur taikoma ta pati nustatytų taisyklių ir žmogaus patvirtinimo logika.
Riba yra ne signalizavime, o sprendime. Kai dokumentas susijęs su išimtimi, vykstančiu ginču, ypatingu teisiniu statusu, reikalingas vertinimas, kurio taisyklių sistema neturi. Tai ta pati riba, kuri matoma stebint sutarčių pratęsimus ir nutraukimo terminus, kur sistema signalizuoja, o žmogus vertina. Kam šis klausimas svarstomas savo organizacijoje, patartina taip pat pažiūrėti, kaip į tai įsitraukia darbuotarybos, pavyzdžiui, per procesą, kaip informuoti darbo tarybą apie DI naudojimą. Jei tokių sistemų įvedimas paveikia darbuotojų funkcijas ar užduotis, tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai dėl darbuotarybos ir personalo politikos, nepriklausomai nuo techninio klausimo, ką sistema gali atlikti.
Klausimas, ar tai aktualu jūsų organizacijai, priklauso nuo to, kiek dokumentų tipų valdote, kiek nuosekliai jau nustatyta saugojimo terminų politika, ir kiek bylų per metus pasiekia terminą. Tai stipriai skiriasi pagal sektorių; kas norėtų sužinoti, kaip tokio pobūdžio automatizavimas siejasi su kitomis operacinėmis užduotimis, ras platesnį vaizdą apžvalgoje ką DI gali perimti transporto sektoriuje, kaip pavyzdį, kaip tos pačios ašys pasireiškia kitame kontekste.
FTE TO AI nemokamas greitasis testas susideda iš dvylikos klausimų, be paskyros, ir suteikia orientaciją, kokią dalį jūsų profilio valandų šiandien galima perduoti DI. Visas darbo testas, kuris išsamiai išanalizuoja įmonės darbą užduotis po užduoties, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.