Pasirašytų sutarčių saugojimas su tinkamais metaduomenimis, kad jas būtų galima vėliau surasti ir stebėti jų galiojimo terminus. Šią užduotį matome tarp teisės skyriaus darbuotojų ir ofiso vadovų, dažniausiai sutarčių valdymo sistemoje arba dokumentų valdymo sistemoje. Klausimas nėra, ar tam yra technologija, bet ar ta technologija gali šį darbą atlikti savarankiškai, ar tik jį palaikyti.
Patis archyvavimas yra gana struktūrizuotas darbas: sutartis gaunama, jai priskiriami laukai, tokie kaip šalis, įsigaliojimo data, galiojimo trukmė ir sutarties tipas, ir ji saugoma fiksuotoje vietoje. Tai tiksliai tokio pobūdžio pasikartojantis, taisyklėmis paremtas veiksmas, kuriame rpa (robotinis procesų automatizavimas) yra stiprus. Skriptas gali atidaryti pdf failą, atpažinti tekstą, užpildyti laukus ir įkelti dokumentą į tinkamą sistemą, o žmogui nereikia į kiekvieną sutartį pažvelgti.
Kur kyla kliūčių, tai ne pats veiksmas, o už jo slypinti atsakomybė. Sutarčių archyvai dažnai yra atitikties reikalavimo dalis: įmonė turi galėti parodyti, kada sutartis įsigaliojo, kokia yra nutraukimo termino trukmė ir kiek laiko ją reikia saugoti pagal įstatymus ar sektoriaus taisykles. Ta atitikties ašis vertinama žemai, nes klaidos pasekmės nepasireiškia archyvavimo metu, o tik po mėnesių ar metų, kai sutartis netinkamai sunaikinta arba pralaidas terminas praleistas. Todėl vis dar būtinas fiksuotas metaduomenų schema, kurią nustatė žmonės, ir susiejimas su organizacijos saugojimo terminų politika. Be šių dviejų sąlygų sistema archyvuoja tvarkingai, bet nepatikimai.
Apimtis yra trečias veiksnys. Įmonėje su keliomis dešimtimis sutarčių per metus rankinė kontrolė yra dar valdoma, ir automatizavimas visų pirma yra patogumas. Įmonėje su šimtais ar tūkstančiais sutarčių, pavyzdžiui, laikinojo įdarbinimo organizacijoje ar nekilnojamojo turto valdytoje, apimtis pati tampa priežastimi automatizuoti: joks žmogus tai be pagalbos nesekti nepadarys klaidų.
MVĮ (mažoji ir vidutinė įmonė) su penkiolika galiojančių tiekėjų sutarčių savo archyvą gali puikiai tvarkyti rankiniu būdu, naudodama aplanką su Excel apžvalga. Ofiso vadovas žino sutartis, galiojimo terminai yra aiškūs, o pralaisto nutraukimo termino klaidos kaina yra ribota. Organizacijoje su šimtais nuomos sutarčių, darbo sutarčių ar tiekimo sutarčių padėtis kitokia: čia fiksuota metaduomenų schema nėra prabanga, bet sąlyga, kad archyvas išliktų tvarkomas, ir rpa yra realus pagalbinis įrankis, leidžiantis naujas sutartis nuosekliai įvesti.
Pokytis nėra teisės skyriaus darbuotojo ar ofiso vadovo pakeitimas, bet jų laiko perkėlimas. Kur jie dabar perrašo sutartis į sistemą, jie gali sutelkti dėmesį į sutartis, kurios netinka standartinei schemai, į išimtis ir į pačios politikos rengimą. Tai atitinka platesnę tendenciją: DI perima duomenų įvedimo darbą, žmonės išlaiko vertinimą ir atsakomybę.
Šis pokytis yra susijęs su gretimomis užduotimis. Patis archyvavimas turi mažai vertės, jei kartu nežiūrima į tai, kas vyksta po saugojimo: ar DI gali prižiūrėti sutarčių pratęsimus ir nutraukimo terminus, ar galima tvarkyti atitikties kalendorių su terminais, kai metaduomenys jau tinkamai užfiksuoti, ir kaip taikomi saugojimo terminai ir naikinami dokumentai sutarties gyvavimo ciklo pabaigoje. Tai nėra atskiri klausimai: archyvavimas yra pirmasis žingsnis grandinėje, kuri veikia pilnai tik tada, kai kiekvienas žingsnis naudoja tuos pačius metaduomenis ir tas pačias taisykles.
Įmonėse su aiškiu, mažu sutarčių tipų skaičiumi ir esama sistema archyvavimo automatizavimas vyksta gana greitai: metaduomenų schemą paprasta sudaryti, o rpa sprendimą galima greitai įdiegti. Įmonėse su daugybe skirtingų sutarčių tipų, kintančiais šablonais arba nesudaryta saugojimo terminų politika tai užtrunka ilgiau, ne todėl, kad technologija to negali, bet todėl, kad reikalingos sąlygos dar nėra parengtos. Tas pats taikoma ir už teisės skyriaus ribų: sektoriuose su gausiais dokumentų srautais, kaip matyti iš kas DI gali perimti transporto sektoriuje, ta pati priklausomybė nuo struktūros ir reguliavimo pasireiškia įvairiuose dokumentų tipuose.
Kas šį pokytį įgyvendina organizacijoje, gerai padarys pažvelgęs ir į tai, kaip tai aptariama viduje. Perkeliant užduotis, kurias anksčiau atlikdavo žmonės, taikomi savi teisiniai reikalavimai dėl darbuotojų dalyvavimo; žr. darbo tarybos informavimas apie DI, kad sužinotumėte, kas tam bent jau tinka. Šis straipsnis nėra personalo patarimas ir nėra pagrindas sprendimui dėl pareigybių; jame aprašoma tik tai, kuri dalis archyvavimo darbo šiandien yra techniškai perduodama.
Ar sutarčių archyvavimas jūsų organizacijoje daugiausia yra perduodamas, priklauso nuo sutarčių skaičiaus, nuo to, kiek metaduomenų schema jau egzistuoja, ir kiek aiškiai apibrėžta saugojimo terminų politika. Geras pradžios taškas yra išsiaiškinti, kiek dabartinių valandų skiriama duomenų įvedimo darbui, o kiek – išimtims ir vertinimui. Nemokamas FTE TO AI greitasis patikrinimas suteikia pirminę nuorodą: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokia dalis valandų šiame darbo profilyje šiandien gali būti perimta DI. Visas darbo patikrinimas, kuris giliau nagrinėja atskiras užduotis organizacijoje, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.