Kas administruoja sutarčių portfelį, žino šią riziką: nutraukimo terminas praleidžiamas, sutartis automatiškai pratęsiama nepalankiomis sąlygomis, ir niekas to nepastebėjo. Pati užduotis nėra sudėtinga. Tai duomenų sekimo klausimas: pradžios data, trukmė, nutraukimo terminas, pratęsimo taisyklė. Kai šie duomenys kur nors struktūrizuotai saugomi, signalizavimas apie tai, kada reikia veiksmų, yra tiksliai tas darbo tipas, kuriame AI yra gera. Klausimas nėra tas, ar sistema gali atpažinti datą, bet ar pagrindinė informacija yra patikimai ir vienareikšmiškai fiksuota.
Ši užduotis gauna aukštą struktūrizuotumo įvertinimą: sutartis turi pabaigos datą, nutraukimo terminą ir pratęsimo taisyklę, ir dažniausiai jos yra eksplicitiškai fiksuotos. Reikia mažai fizinių veiksmų, ir nereikia kūrybiškumo, kad nustatytum, kad artėja terminas. Agentas gali kasdien peržiūrėti sutarčių valdymo sistemą ar kalendorių, taikyti pratęsimo taisykles ir laiku pateikti signalą už tai atsakingam asmeniui. Tai lygiai tas, kas šiandien jau vyksta įmonėse, kurių sutarčių duomenys yra tvarkingi: sistema praneša, sutarčių vadybininkas įvertina ir sprendžia.
Priežastis, kodėl tai nėra visiškas perėmimas, slypi trijuose aspektuose, kurie čia yra lemiami. Klaidų kaina yra didelė: praleistas nutraukimo terminas gali nenumatytai pratęsti sutartį metams, su finansinėmis pasekmėmis, kurios gerokai viršija paties stebėjimo kaštus. Praleisto termino nebeįmanoma tiesiog atkurti, todėl automatinis signalizavimas be kontrolės yra rizikingas. Be to, nepaisant struktūrizuotumo, vis tiek reikia vertinimo laisvės: ar šis pratęsimas yra pageidaujamas, ar reikia derėtis, ar yra strateginė priežastis tieka nenutraukti sutarties? Tokio pobūdžio svarstymai nepatenka į tai, į ką užduotis, remiantis vien datomis, gali atsakyti.
Sutarčių vadybininkas administruoja šimtus tiekėjų sutarčių. Daugumos atveju klausimas yra paprastas: ar sutartis tiesiog toliau eina, ar reikia ką nors daryti? Agentas šešiasdešimt dienų prieš nutraukimo terminą signalizuoja, kad sutartis su tiekėju automatiškai pratęsiama esamomis sąlygomis. Įprastinės sutarties su mažu tiekėju atveju to pakanka: sutarčių vadybininkas patvirtina, ir pratęsimas eina toliau arba yra atšaukiamas. Didelio strateginio tiekėjo atveju situacija kitokia. Ten pratęsimas galbūt yra tiesiog momentas derėtis dėl kainos ar sąlygų, o tai reikalauja vertinimo, kurio sistema padaryti negali. Signalas abiem atvejais yra tas pats; tolesni veiksmai – ne.
Šis įvertinimas kinta atsižvelgiant į pagrindinių duomenų kokybę. Jei sutarčių duomenys yra pasklidę el. laiškuose, PDF failuose ir atskirose Excel bylose, be centralizuoto fiksavimo, tai struktūrizuotumas praktikoje yra kur kas mažesnis nei atrodo popieriuje, ir pirmiausia reikia sutvarkyti tvarką, kol agentas gali čia ką nors perimti. Jei sutarčių portfelis yra struktūrizuotai fiksuotas, su aiškiomis pratęsimo taisyklėmis ir nustatytu eskalavimo keliu pas atsakingą asmenį, tada perimama dalis yra didesnė ir patikimesnė. Sutarčių pobūdis taip pat turi reikšmę: organizacija, kurioje daugiausia standartinės tiekėjų sutartys, turi kitokį rizikos profilį nei organizacija su sudėtingomis, derėtomis sutartimis, kur pratęsimas visada reikalauja turinio vertinimo.
Kad tai patikimai veiktų, pabaigos datos ir pratęsimo taisyklės turi būti vienareikšmiškai fiksuotos kiekvienai sutarčiai, ir turi būti eskalavimo kelias pas tą, kuris galiausiai sprendžia. Be šių dviejų sąlygų signalizavimas yra nepatikimas arba tolesni veiksmai trūksta tada, kai tai svarbiausia. Tai susiję ir su platesnėmis prievolėmis: kas stebi sutartis, dažnai turi atsižvelgti ir į saugojimo terminus ir momentą, kada dokumentus galima sunaikinti, į atitikties kalendorių, kuriame centralizuotai fiksuojami terminai, ir kartais į naujų sutarčių rengimą, o tai yra užduotis, kuri turi kitokius svarstymus nei esamų sutarčių stebėjimas. Kas personalo sprendimus grindžia šiame vaidmenyje atsilaisvinusiu pajėgumu, turėtų suprasti, kad tam taikomi savi teisiniai reikalavimai; tai nėra išvada, kuri išplaukia tiesiog iš valandų skaičiavimo.
Šios užduoties esmė nėra tai, kad AI sprendžia, bet tai, kad AI signalizuoja, o žmogus vertina. Šis skirtumas yra lygiai tai, apie ką kalba praktinė žmogaus priežiūra AI atveju: ne kiekvienas signalas yra sprendimas, ir ne kiekvienas patvirtinimas yra tas pats darbas, kaip patis vertinimas. Sutarčių stebėjimo atveju tai reiškia sistemą, kuri praneša, ir atsakingą asmenį, kuris pagrįstai patvirtina arba imasi veiksmų.
Ar tai jūsų organizacijai reiškia, kad didelę dalį sutarčių stebėjimo galima automatizuoti, priklauso nuo to, kokia šiuo metu yra jūsų sutarčių duomenų būklė. Nemokamas greitasis testas suteikia pirminę nuorodą: dvylika klausimų, be paskyros, su įvertinimu, kokią dalį valandų tokio tipo darbe šiandien gali perimti AI. Pilnas darbo testas, kuris tai apskaičiuoja pagal kiekvieną užduotį jūsų organizacijoje, dar yra kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.