Mokėjimai, gaunami per internetinius mokėjimų tiekėjus (pavyzdžiui, Mollie, Stripe, Adyen), turi būti sutikrinti su pardavimo sąskaitomis faktūromis ir su banko išrašais, kuriuose pinigai galiausiai pasirodo. Tai suderinimo darbas: sumos, nuorodos ir datos sugretinamos, siekiant nustatyti, kuri sąskaita faktūra atitinka kurį mokėjimą ir kuris mokėjimas atitinka kurį banko įrašą. Tipiškas buhalterių ir administracijos darbuotojų darbas, naudojant mokėjimų tiekėjo integraciją ir apskaitos sistemą kaip įrankius.
Čia lemiami trys ašiai: struktūrizuotumas, apimtis ir klaidų kaina.
Užduotis yra gana struktūrizuota (4 iš 5). Mokėjimas turi sumą, datą, nuorodą arba operacijos ID. Sąskaita faktūra turi tokio pat pobūdžio požymius. Suderinimas iš esmės yra aritmetinis ir loginis palyginimas, o ne užduotis, kuriai reikia situacijos interpretacijos. Apimtis yra didelė (5 iš 5): elektroninėje parduotuvėje ar paslaugų teikėjo veikloje su daug mažų operacijų tai greitai išauga iki šimtų ar tūkstančių eilučių per mėnesį, ir tai yra tiksliai tokio pobūdžio pasikartojimas, kuriame automatizuotas suderinimas parodo savo vertę.
Tačiau klaidų kaina yra santykinai žema (2 iš 5): neteisingas sugretinimas reiškia, kad sąskaita faktūra klaidingai nurašoma kaip apmokėta arba banko įrašas priskiriamas netinkamam klientui. Tokios klaidos pastebimos, tačiau dažnai tik per kitą uždarymą arba kai klientas pateikia nusiskundimą, gavęs priminimą apie sąskaitą, kuri jau apmokėta. Todėl visiškas automatizavimas be kontrolės nėra gera idėja, net jei pati užduotis lengvai struktūrizuojama.
Vertinimo laisvė (2) yra ribota, bet ne nulinė: didžioji dalis sugretinimų yra vienareikšmiai, mažai daliai reikia sprendimo (dalinis mokėjimas, valiutos skirtumas, dubliuota operacija). Atitiktis (3) turi reikšmę, kadangi suderinimas yra patikimos finansinės apskaitos dalis, su patikrinamumo reikalavimais, kylančiais ne iš pačios integracijos, o iš to, kaip įmonė turi galėti pagrįsti savo apskaitą. Klientų aptarnavimas (5), fizinis darbas (5) ir kūrybiškumas (5) čia netaikomi; šis darbas visiškai vyksta sistemose, ne prie prekystalio ar pokalbio metu.
Pavyzdys: elektroninė parduotuvė per mokėjimų tiekėją per savaitę gauna šimtus mokėjimų, kiekvienas su operacijos nuoroda, kurią galima rasti apskaitos sistemoje. Naudojant aktyvią integraciją ir aiškias suderinimo taisykles (suma plius nuoroda, arba suma plius data plius kliento vardas, kai nuoroda trūksta), RPA procesas gali savarankiškai atlikti didžiąją dalį šių sugretinimų. Kas lieka, tai išimčių sąrašas: neatitinkančios sumos, trūkstamos nuorodos, dubliuoti įrašai. Šį sąrašą darbuotojas palygina su pirminiais dokumentais ir įvertina, patvirtindamas arba atmesdamas, nurodydamas priežastį. Tokia forma tinka: DI vykdo suderinimą, žmogus prižiūri tai, kas savaime nesutampa.
Kitoje įmonėje tai skiriasi. Neturint aktyvios integracijos su mokėjimų tiekėju, arba kai mokėjimai gaunami per atskiras skaičiuokles, trūksta struktūros, kuria remiasi suderinimas, ir darbas grįžta atgal į rankinį aiškinimąsi. Įmonėje su daug dalinių mokėjimų, nuolaidų ir kreditinių sąskaitų faktūrų vertinimo laisvė padidėja, o dalis, kurią galima atlikti be priežiūros, mažėja. Todėl sąlygos nėra vien dekoratyvios: be integracijos ir aiškių suderinimo taisyklių šis darbas iš esmės tebelieka žmogaus darbu, nesvarbu, ar yra ambicijų jį automatizuoti.
Suderinimas neegzistuoja atsietai. Tie, kurie pardavimo sąskaitų faktūrų parengimą ir siuntimą jau iš esmės automatizavo, dažnai pastebi, kad suderinimas kitoje pusėje savaime tampa paprastesnis, kadangi nuorodos yra nuoseklesnės. Tas pats taikoma pirkimų pusėje: pirkimo sąskaitų faktūrų registravimas apskaitos sistemoje ir pirkimo sąskaitų faktūrų terminų stebėjimas laiku atlikti mokėjimus yra panašios suderinimo užduotys su panašiomis palankiomis ir stabdančiomis ašimis. Įmonės, kurios šias užduotis vertina kartu, dažnai pastebi nuoseklų vaizdą: struktūrizuotas ir didelės apimties darbas pereina į sistemas su priežiūra išimtims, tuo tarpu darbas su daug vertinimo laisvės ar klientų aptarnavimo, kaip matyti ką DI gali perimti viešbučių ir restoranų versle arba telefono skambučių priėmime ir persiuntime, keičiasi lėčiau. Taip pat neapmokėtų sąskaitų sąrašo debitoriams ir kreditoriams sudarymas remiasi ta pačia suderinimo logika ir tuo pačiu priklausomumu nuo tvarkingų integracijų.
Tai nėra personalo konsultacija ir nėra pagrindas peržiūrėti pareigybes. Ar ir kaip organizacija paskirsto atlaisvintas valandas, yra darbdavio pačio sprendimas; sprendimams, kurie susiję su personalu, taikomi savi teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo to, kas čia nustatyta apie užduotį. Tai, kas čia parašyta, yra darbo vertinimas, o ne žmonių, kurie jį šiuo metu atlieka.
Ar suderinimas jūsų įmonėje gali vykti didžia dalimi, ar tik nedidele dalimi automatiškai, priklauso nuo integracijos, kurią turite su savo mokėjimų tiekėju, ir nuo to, kaip vienareikšmės yra jūsų suderinimo taisyklės. Nemokamas greitasis testas, dvylika klausimų, be paskyros, parodo, kokią dalį valandų šiame profilyje šiandien gali perimti DI. Visapusiška darbo analizė, kuri jūsų įmonės darbą išskaido iki pačių užduočių, dar kuriama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.