Pirkimo sąskaitų registravimas yra vienas dažniausiai minimų kandidatų, kai kalbama apie AI ir buhalteriją. Sąskaita gauta, sumos turi būti perkeltos į buhalterinės apskaitos sistemą, PVM turi būti teisingas, ir prie jos turi būti priskirta sąskaitų plano sąskaita. Atsakymas į klausimą, ar AI perima šią užduotį, nėra tiesiog taip arba ne. Tai iš esmės taip, su svarbia išlyga dėl dalies atvejų.
Čia lemiamą reikšmę turi trys ašys: struktūrizuotumas, apimtis ir klaidų kaina.
Pirkimo sąskaita yra struktūrizuotas dokumentas. Jame nurodytas tiekėjas, sąskaitos numeris, suma, PVM tarifas ir dažniausiai tiekto turinio aprašymas. Tai tiksliai tokio tipo įvestis, su kuria dokumentų atpažinimas susitvarko gerai: vaizdas paverčiamas laukais, laukai susiejami su sąskaitų plano sąskaita. Didmeninės prekybos įmonėje, kurioje per savaitę gaunama šimtai sąskaitų, ta apimtis taip pat yra priežastis, kodėl automatizavimas šioje srityje apsimoka. Rankinis tų pačių laukų perrašymas šimtus kartų yra tiksliai tokio tipo pasikartojantis darbas, kurį AI šiandien jau sugeba atlikti.
Klaidų kaina yra vidutinė: netinkamai užregistruota sąskaita yra nemaloni ir jos taisymas užima laiko, tačiau ji nesukelia iš karto pirmos eilės finansinės ar teisinės rizikos. Tai reiškia, kad ši užduotis yra tokio pobūdžio, kur automatizavimas su tikrinimu po fakto yra priimtinas metodas, o ne užduotis, kuriai iš principo reikia žmogaus dalyvavimo iš anksto.
Sprendimo laisvė šioje ašyje įvertinama žemai, ir tai yra tiksliai ta vieta, kur atsakymas pereina nuo „AI atlieka šią užduotį“ prie „AI atlieka šią užduotį, prižiūrint žmogui“. Standartinės nuolatinio tiekėjo sąskaitos atveju abejonių mažai: suma, PVM ir sąskaitų plano sąskaita atitinka modelį, kuris pasikartojo šimtus kartų. Naujo tiekėjo sąskaitos, su neįprastu aprašymu ar kreditavimu, kuris tiesiogiai neatitinka ankstesnės sąskaitos, atveju reikia priimti sprendimą, kuris neišplaukia iš paties dokumento. Tai yra momentas, kai buhalteris ar administracijos darbuotojas patvirtina arba atmeta, turėdamas pagrindą.
Atitiktis teisės aktams veikia panašiu būdu. PVM įrašai yra dalis įmonės mokestinės atskaitomybės, ir klaidos jose turi kitokį poveikį nei klaida vidinėje ataskaitoje. Tai nėra priežastis nenaudoti automatizavimo šiai užduočiai, bet yra priežastis reikalauti, kad AI rezultatą standartiškai patvirtintų atsakingas asmuo, ypač veiklos pradžios etape.
Pastatų aptarnavimo įmonė per mėnesį gauna kelis šimtus sąskaitų iš nuolatinės tiekėjų grupės: valymo priemonės, priežiūra, viešojo maitinimo paslaugos. Šiam sąskaitų srautui registravimas šiandien iš esmės yra vaizdo atpažinimo ir susiejimo su esamu sąskaitų planu klausimas. Administracinis darbas persikelia iš įvedimo prie tikrinimo: kažkas patikrina išimtis, likusi dalis vyksta savarankiškai.
Statybos įmonėje, kurioje dirba kintantys subrangovai, sąskaitos yra susietos su projektais ir dažnai skiriasi susitarimai pagal užsakymą, situacija skiriasi. Ten sąskaitų, nepatenkančių į standartinį modelį, dalis yra didesnė, ir tuo pačiu didesnė darbo dalis, reikalaujanti sprendimo, o ne atpažinimo. Tas pats procesas, kitoks rezultatas, tiesiog dėl to, kad pagrindinis sąskaitų srautas yra mažiau pasikartojantis.
Du dalykai turi būti sutvarkyti, kad tai veiktų praktikoje. Pirma, patikimas sąskaitos laukų atpažinimas: jei dokumentų atpažinimas neteisingai perskaito sumas ar PVM kodus, problema tik persikelia nuo įvedimo prie taisymo. Antra, susiejimas su pačios įmonės sąskaitų planu: kiekviena įmonė registruoja skirtingai, ir šis susiejimas turi atitikti nuosavą struktūrą, o ne bendrinį modelį.
Tai nėra rekomendacija dėl personalo ir nėra argumentas mažinti buhalterijos skyrių. Tai yra aprašymas, kurią darbo dalį šiandien galima atlikti su AI ir žmogaus priežiūra, ir kuri dalis toliau reikalauja sprendimo. Ką įmonė daro su taip atlaisvintu pajėgumu, sprendžia pati įmonė. Sprendimams, susijusiems su personalu, taikomi atitinkami teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo to, kas aprašyta čia.
Sąskaitų registravimas retai egzistuoja atskirai. Kas automatizuoja šią užduotį, natūraliai susiduria su gretutiniais procesais: terminų stebėjimu, kad sąskaitos būtų apmokamos laiku, pardavimo sąskaitų sudarymu ir siuntimu kitoje buhalterijos pusėje, ir banko išrašų nuskaitymu ir susiejimu su neapmokėtomis pozicijomis. Kas norėtų platesnio vaizdo apie neapmokėtų pozicijų valdymą, jį ras neapmokėtų pozicijų sąrašo debitoriams ir kreditoriams analizėje.
Klausimas, ar AI perima pirkimo sąskaitų registravimą, čia jau atsakytas: iš esmės taip, su žmogaus priežiūra išimtims ir mokestiškai svarbiems įrašams. Ar tai taikoma ir jūsų pačių sąskaitų srautui, priklauso nuo to, kiek jame yra standartinio, o kiek – nukrypstančio.
Nemokamas greitasis testas duoda pirminę indikaciją: dvylika klausimų, be paskyros, o rezultatas parodo, kokią dalį valandų jūsų profilyje šiandien galėtų perimti AI. Visas darbo krūvio testas, kuris visos įmonės darbą, užduotį po užduoties, apskaičiuoja pagal FTE pajėgumą, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.