Sąskaitos faktūros sudarymas remiantis suteiktomis paslaugomis ar produktais ir jos siuntimas klientui daugumoje įmonių yra užduotis su nustatytu maršrutu: duomenys iš pardavimo ar paslaugų sistemos, šablonas, patikra, siuntimas. Šis nustatytas maršrutas yra tiksliai priežastis, kodėl šis darbas gerai tinka automatizavimui. Klausimas nėra, ar DI gali sudaryti sąskaitas faktūras -- tai jau vyksta dideliu mastu -- bet kuri proceso dalis gali vykti be žmogaus, o kuri ne.
Darbas yra stipriai struktūrizuotas: įvestis (pristatymo duomenys, tarifai, kliento numeris) ir išvestis (sąskaita faktūra pagal nustatytą formatą) yra fiksuoti. Reikia mažai vertinimo laisvės, nėra fizinio veiksmo ir nėra kūrybiškumo. Apimtis paprastai yra didelė: įmonės su gausiu pasikartojančiu pardavimu ar nuolatiniu paslaugų teikimu tą pačią sąskaitos faktūros struktūrą siunčia dešimtis ar šimtus kartų per mėnesį. Tiksliai tokio pobūdžio pasikartojimas, didelė apimtis ir fiksuota struktūra yra ten, kur generavimo ir siuntimo programinė įranga -- dažnai vadinama RPA, robotic process automation -- jau šiandien yra pajėgi. Ryšys tarp pardavimo sistemos ir sąskaitų faktūrų sistemos egzistuoja, šablonas yra, ir sąskaita faktūra automatiškai išsiunčiama.
Trys ašys sulaiko šią užduotį nuo visiško perėmimo. Pirma, klaidų kaina: neteisingas tarifas, neteisingas PVM tarifas ar dubliuota sąskaita faktūra tiesiogiai paveikia santykius su klientu ir gali turėti finansinių pasekmių. Antra, klientų ryšiai: sąskaita faktūra yra momentas, kai klientas patiria įmonę, ir nukrypimai nuo susitarimo -- nepritaikyta nuolaida, projekto sąskaita faktūra, kuri neatitinka to, apie ką buvo tartasi -- reikalauja, kad kažkas tai pastebėtų prieš sąskaitos faktūros išsiuntimą. Trečia, atitiktis (compliance): PVM taisyklės, sąskaitų faktūrų reikalavimai ir kartais sektoriui specifiniai reglamentai reikalauja patikros, kuri visiškai nepaliekama sistemai.
Pavyzdys tai konkretizuoja. Didmenininkas, tiekiantis fiksuotus produktus fiksuotomis kainomis, gali visą sąskaitų faktūrų procesą leisti veikti beveik visiškai savarankiškai: užsakymas yra sąskaita faktūra, klaidų paklaida yra maža, ir klientas nesitiki nieko kito, tik standartinio dokumento. Konsultacijų įmonėje, kuri sąskaitas faktūras rengia už valandas ir projektų susitarimus, padėtis kitokia: tarifų susitarimai skiriasi pagal klientą, projektai kartais nukrypsta nuo pradinio pasiūlymo, ir sąskaita faktūra, neatitinkanti sutartų sąlygų, kainuoja daugiau aiškinimų ir reputacijos nei laikas, sutaupomas automatizavimu. Tokiu atveju patikros momentas išlieka reikalingas, net jei sudarymas pats savaime yra automatizuotas.
Įmonėse, kuriose pardavimo duomenys yra švarūs ir centralizuotai registruojami, standartinių sąskaitų faktūrų sudarymas ir siuntimas dažnai jau yra užduotis, kurios žmogus ranka nebeatlieka. Pokytis nėra ateityje, bet sąlygoje: taisyklingas ryšys tarp pardavimo sistemos ir sąskaitų faktūrų sistemos, ir įdiegta tarifų susitarimų patikra prieš sąskaitos faktūros išsiuntimą. Kur šie du dalykai yra tvarkoje, žmogaus darbo dalis šioje užduotyje apsiriboja išimtimis ir atrankine patikra. Kur tai netvarkoje -- išsklaidyti duomenys, rankiniai tarifų pakeitimai, daug individualaus pritaikymo kiekvienam klientui -- darbas daugiausia išlieka žmogaus rankose, DI naudojamas kaip pagalbinė priemonė šablonui, o ne kaip patikros pakaitalas.
Šis pokytis neegzistuoja atskirai nuo likusios finansų administravimo dalies. Pirkimo pusėje tas pats modelis pasireiškia pirkimo sąskaitų faktūrų knygavime buhalterinės sistemos ir terminų priežiūroje laiku atliekamiems mokėjimams: ir čia struktūrizuota dalis toli automatizuojama, o išimtis išlieka žmogaus darbu. Ir kai sąskaita faktūra išsiųsta, ji jungiasi su tolesniu procesu: banko sąskaitų išrašų nuskaitymas ir suderinimas ir mokėjimo paslaugų teikėjų operacijų sutikrinimas veikia pagal tą pačią struktūrizuotų duomenų su maža klaidų kaina logiką. Kas sąskaitų faktūrų sudarymą vertina atskirai nuo likusios pinigų srautų dalies, praranda dalį vaizdo.
Tai nėra personalo konsultacija ir nėra argumentas dėl sprendimo apie darbuotojų pritaikymą. Jeigu pokytis užduotyse turi pasekmių pareigybėms ar sutartims, tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai; šis klausimas yra už šios analizės ribų. Čia pateikiamas paties darbo aprašymas: kuri dalis yra pakankamai struktūrizuota sistemai, ir kuri dalis reikalauja vertinimo, kuris dar priklauso žmogui.
Sąskaitų faktūrų rezultatas nėra unikalus šiai užduočiai. Kaip šis santykis tarp sistemos ir žmogaus skiriasi pagal sektorių, galima pamatyti ką DI gali perimti mažmeninėje prekyboje, ir kaip šis pokytis tampa pastebimas vadovaujančiame lygmenyje kokį darbą DI gali perimti vadovybėje.
Ar pardavimo sąskaitų faktūrų tvarkymas jūsų įmonėje yra daugiausia automatizuojamas, ar daugiausia išlieka žmogaus darbu, priklauso nuo to, kaip švarūs yra jūsų pardavimo duomenys, kiek įvairovės yra tarifų susitarimuose ir kiek sunkiai jūsų klientams atsiliepia klaida sąskaitoje faktūroje. Nemokamas dvylikos klausimų greitasis testas, be paskyros, suteikia pirminę nuorodą, kokią dalį valandų jūsų profilyje šiandien galima perduoti DI. Visas darbo testas, kuris jūsų įmonės darbą vertina pagal užduotį aštuoniomis ašimis, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.