Atitikties kalendorius susideda iš dviejų dalių, kurios dažnai vertinamos kaip viena užduotis, tačiau tokia nėra. Yra terminų apžvalgos palaikymas: pranešimai, ataskaitos, patikros, jų datos ir pasikartojimai. Ir yra signalizavimas ir eskalavimas, kai terminas artėja. Antrą dalį didžia dalimi galima automatizuoti. Pirma dalis — žinojimas, kokios tiksliai prievolės egzistuoja, kada jos kinta ir kuriai organizacijos daliai jos taikomos — vis dar reikalauja žmogaus, kuris palaiko sąrašą aktualų ir jį tikrina.
Ši užduotis gerai įvertinama struktūrizuotumo kriterijumi: terminas turi fiksuotą formą (data, tema, atsakingas asmuo, pasekmė praleidus terminą), ir tai yra tiksliai tokio tipo modelis, kuriame sistemos yra geros. Apimtis paprastai taip pat yra pakankamai didelė, kad automatizavimas apsimokėtų: įmonė su keliais padaliniais, licencijomis ar sertifikatais gali greitai turėti dešimtis ar šimtus periodiškai pasikartojančių terminų.
Tačiau klaidų kaina ir jautrumas atitikties reikalavimams mūsų vertinime yra abu žemai įvertinti, kas šiuo atveju reiškia: didelė rizika padarius klaidą. Praleistas ataskaitos terminas gali reikšti baudą, sustabdytą licenciją ar atsakomybės klausimą. Todėl DI čia signalizuoja ir eskaluoja, bet savarankiškai nesprendžia, kad terminas nustojo galioti, buvo perkeltas ar nebėra svarbus. Šis su pagrindimu susijęs vertinimas — patvirtinti ar atmesti — lieka atitikties pareigūno ar biuro vadovo kompetencijoje.
Gamybos įmonė, turinti periodinę įrenginių patikros prievolę, gali pavesti sistemai stebėti, kada turi vykti kita patikra, ir automatiškai išsiųsti pranešimą atsakingam asmeniui, su priminimu, jei nesiimama veiksmų. Tai dalis, kuri šiandien jau veikia su rpa: fiksuotos taisyklės, fiksuoti trigeriai, interpretacija nereikalinga. Tačiau ar po ankstesnės patikros atsirado nauja teisinė prievolė, ar dėl teisės akto pakeitimo patikra turi vykti dažniau — tai sistema pati nesignalizuoja. Kažkas turi nuolat papildyti ir tikrinti šaltinio sąrašą.
Įmonėje su ribotu ir stabiliu prievolių skaičiumi — pavyzdžiui, viena metinė mokesčių deklaracija ir fiksuotas ISO auditas — skirtumas tarp automatizavimo ir rankinio darbo yra nedidelis: kalendorių galima greitai sukurti, ir jis ilgai lieka stabilus. Įmonėje, veikiančioje keliose šalyse, sektoriuose ar su keičiamomis licencijomis, šaltinio sąrašo palaikymas pats tampa reikšminga užduotimi, ir santykis tarp automatizavimo ir žmogiškojo darbo pasislenka į didesnę priežiūrą.
Būtina sąlyga visada ta pati: pilnas ir aktualus prievolių sąrašas ir eskalavimo procesas, kuris tikrai pasiekia asmenį, galintį veikti. Be šių dviejų dalykų automatizuotas kalendorius yra kalendorius, rodantis terminus, kurie nebeatitinka tikrovės — o tai gali būti blogiau nei sistemos neturėjimas.
Atitikties kalendorius retai egzistuoja atskirai. Įmonės, kurios stebi prievoles, dažnai taip pat susiduria su privalomo atitikties mokymo organizavimu ir stebėjimu, kur taikomas tas pats skirstymas tarp signalizavimo, kam reikia mokymo, ir vertinimo, ar turinys vis dar aktualus. Taip pat sutarčių pratęsimų ir nutraukimo terminų stebėjimas grindžiamas panašia logika: fiksuotos datos, automatinis signalizavimas, žmogaus vertinimas kilus abejonei. Ir kadangi terminai dažnai kyla iš galiojančių sutarčių, svarbu, kaip sutartys yra rengiamos ir kaip jos po sudarymo archyvuojamos ir padaromos randamos — kalendorius yra tik toks geras, kokie geri yra jį sudarantys dokumentai.
Pokytis nėra atitikties funkcijos išnykimas, bet laiko paskirstymas šioje funkcijoje. Kur biuro vadovas dabar dalį savaitės skiria rankiniam terminų paieškai lentelėse ir pašto dėžutėse, tas laikas pasislenka į signalizuotų terminų tikrinimą ir šaltinio sąrašo atnaujinimą. Įmonėse su daug teisinių prievolių ir didele periodiškai pasikartojančių datų apimtimi šis pokytis jau pastebimas; įmonėse su ribotu ir stabiliu prievolių rinkiniu automatizavimas apsimoka mažiau, ir darbas didžia dalimi lieka rankinis — ne dėl to, kad tai neįmanoma, o dėl to, kad įdiegimas užima daugiau laiko, nei sutaupo.
Apie personalo sprendimus, kurie galėtų kilti iš to, mes nepasisakome: jiems taikomi savi teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo klausimo, kurią darbo dalį techniškai galima perimti.
Ar atitikties kalendorius jūsų organizacijoje didžia dalimi, ar tik nedidele dalimi gali būti automatizuotas, priklauso nuo prievolių skaičiaus, jų stabilumo ir to, kaip eskalavimas jau šiandien yra organizuotas. Nemokamas FTE TO AI greitasis testas susideda iš dvylikos klausimų, be paskyros, ir suteikia orientacinį įvertinimą, kokią dalį valandų tokio pobūdžio profilyje šiandien gali perimti DI. Pilnas darbo skenavimas, kuris visos įmonės darbą išskaido į užduotis ir kiekvieną užduotį perskaičiuoja į FTE pajėgumą, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.