Il reparto Risorse Umane combina due tipi di lavoro che si comportano in modo molto diverso rispetto all'automazione. Da un lato ci sono compiti che consistono in gran parte di passaggi fissi: redigere testi secondo un formato, trasferire dati da un sistema all'altro, pianificare appuntamenti in base alla disponibilità. Dall'altro lato ci sono compiti in cui è in gioco la carriera, la salute o il reddito di qualcuno. Questi due tipi di lavoro richiedono un approccio diverso, e la nostra taxonomy di 53 attività in questo ambito mostra questo schema in modo costante.
Una parte del lavoro HR è fondamentalmente di natura amministrativa o testuale, con un punto di partenza chiaro e un punto di arrivo chiaro. Redigere testi di annunci di lavoro sulla base di un profilo di funzione ne è un esempio: l'input è noto, la struttura è in gran parte fissa, e il risultato passa comunque al hiring manager per l'approvazione. Pubblicare annunci di lavoro sui canali rientra nella stessa categoria: una volta approvato un testo, la distribuzione verso siti di lavoro e social media è una questione di seguire formati e collegamenti, senza che sia necessaria una valutazione.
Anche la creazione di un fascicolo personale per un nuovo dipendente è in gran parte input strutturato: dati e documenti vengono trasferiti nel sistema HR secondo uno schema fisso, con poco spazio per l'interpretazione. Registrare l'assenza per malattia – annotare data, motivo e durata prevista – è simile: una segnalazione viene registrata, non valutata. Questi compiti rientrano nella categoria 1 non perché siano poco importanti, ma perché il risultato è prevedibile una volta che l'input è corretto, e perché più avanti nel processo un essere umano controlla comunque se il documento viene utilizzato.
Una parte maggiore del lavoro HR si trova nel mezzo: l'AI può fornire una proposta, una bozza o una prima valutazione, ma qualcuno deve approvarla o respingerla e poterlo motivare. Selezionare le candidature ne è l'esempio più chiaro. Valutare cv e lettere di motivazione rispetto ai requisiti della funzione può essere supportato in gran parte in modo automatizzato, ma la shortlist che va al hiring manager deve essere spiegabile: perché questi candidati sì e quegli altri no. Senza questa spiegazione nasce il rischio che i criteri di selezione diventino incontrollabili, e ciò riguarda direttamente l'attenzione richiesta anche in attenzione nel tagliare posizioni, ossia che un risultato automatizzato non può mai essere l'ultima parola senza che qualcuno possa verificarne la motivazione.
Redigere contratti di lavoro rientra nella stessa categoria intermedia: un contratto può essere generato in gran parte automaticamente sulla base di funzione, stipendio e accordi del contratto collettivo, ma il documento deve essere controllato prima di poter essere firmato, poiché errori nelle condizioni contrattuali hanno conseguenze legali immediate. Anche la pianificazione dei colloqui di lavoro può avvenire in gran parte automaticamente, purché ci sia una persona in grado di gestire le eccezioni – un candidato che non rientra nell'orario standard, un valutatore che deve spostarsi. Ciò che questi compiti hanno in comune è che l'AI fornisce un risultato che qualcuno con conoscenza del contesto deve poter confermare o rimandare, con una motivazione. Il modo in cui questo controllo si realizza in pratica dipende dal compito; si veda il controllo umano sull'AI, in concreto per il modo in cui tale controllo è organizzato.
Un terzo gruppo di compiti riguarda il contatto personale, il giudizio sulle persone e le conversazioni delicate. Condurre colloqui di lavoro richiede una valutazione della motivazione, dell'atteggiamento e della compatibilità che non si può fissare in criteri; il verbale del colloquio con il relativo parere è il risultato di un'interazione, non di un calcolo. Verificare le referenze richiede qualcosa di simile: si tratta di interpretare ciò che qualcuno dice e non dice su un ex collega, dove il tono e le sfumature contano tanto quanto i fatti.
Anche condurre colloqui sull'assenza per malattia rientra in questa categoria: una conversazione sul recupero e sulla capacità lavorativa riguarda la salute e il reddito di un dipendente, e richiede un rapporto di fiducia che non è trasferibile a un sistema. Negoziare le condizioni contrattuali con un candidato o un dipendente è altrettanto lavoro umano: si tratta di bilanciare interessi all'interno di un quadro politico, dove il risultato dipende da ciò di cui una persona ha bisogno in quel momento e da ciò che l'organizzazione può offrire. Questi compiti restano lavoro umano non perché l'automazione sia tecnicamente impossibile, ma perché il nucleo del compito è un'interazione umana che non può essere sostituita senza perdita.
Lo spostamento nel lavoro HR non riguarda quindi intere funzioni che scompaiono, ma compiti che cambiano composizione: meno tempo dedicato all'input e alla distribuzione, più tempo dedicato a conversazioni, valutazione e controllo. Questo è un tema diverso dalla pianificazione del personale, e per le decisioni che la riguardano valgono requisiti legali propri; questi esulano da ciò che un'analisi dei compiti può motivare. È tuttavia consigliabile coinvolgere per tempo la rappresentanza dei lavoratori, ad esempio tramite informare il consiglio aziendale sull'AI, e verificare come i compiti HR si rapportano a spostamenti simili in altri ambiti, come descritto in quale lavoro può assumere l'AI nell'amministrazione e quale lavoro può assumere l'AI nel servizio clienti.
Chi desidera sapere come si applica questo schema al proprio ruolo o team può compilare la quickscan gratuita di ftetoai: dodici domande, senza account, con come risultato un'indicazione di quale parte delle ore in quel profilo può essere assunta oggi dall'AI. La werkscan completa, che analizza un intero reparto, è ancora in fase di sviluppo; al momento non esiste ancora, e preferiamo comunicarlo con onestà piuttosto che offrirla.
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