Die HR-Abteilung kombiniert zwei Arten von Arbeit, die sich bei Automatisierung sehr unterschiedlich verhalten. Auf der einen Seite stehen Aufgaben, die größtenteils aus festen Schritten bestehen: Texte nach einem Format erstellen, Daten von einem System in ein anderes übertragen, Termine anhand von Verfügbarkeit planen. Auf der anderen Seite stehen Aufgaben, bei denen jemandes Laufbahn, Gesundheit oder Einkommen auf dem Spiel steht. Diese beiden Arten von Arbeit erfordern einen unterschiedlichen Ansatz, und unsere Taxonomie von 53 Aufgaben in diesem Bereich zeigt dieses Muster durchgängig.
Ein Teil der HR-Arbeit ist im Kern administrativer oder textlicher Natur, mit einem klaren Anfangs- und einem klaren Endpunkt. Stellenausschreibungen auf Basis eines Funktionsprofils erstellen ist dafür ein Beispiel: Die Eingabe ist bekannt, die Struktur ist größtenteils festgelegt, und das Ergebnis geht trotzdem noch zur Genehmigung an den Hiring Manager. Stellenanzeigen auf Kanälen veröffentlichen fällt in dieselbe Kategorie: Sobald ein Text genehmigt ist, ist die Verteilung an Stellenportale und soziale Medien eine Frage des Befolgens von Formaten und Verknüpfungen, ohne dass dabei eine Beurteilung nötig ist.
Auch das Anlegen einer Personalakte für einen neuen Mitarbeiter ist größtenteils strukturierte Eingabe: Daten und Dokumente werden nach einem festen Schema in das HR-System übernommen, mit wenig Spielraum für Interpretation. Krankmeldungen erfassen – Datum, Grund und erwartete Dauer festhalten – ist vergleichbar: Eine Meldung wird notiert, nicht beurteilt. Diese Aufgaben fallen nicht deshalb in Kategorie 1, weil sie unwichtig sind, sondern weil das Ergebnis vorhersehbar ist, sobald die Eingabe stimmt, und weil weiter im Prozess trotzdem noch ein Mensch prüft, ob das Dokument verwendet wird.
Ein größerer Teil der HR-Arbeit liegt dazwischen: KI kann einen Vorschlag, Entwurf oder eine erste Beurteilung liefern, aber jemand muss das genehmigen oder ablehnen und dies begründen können. Bewerbungen screenen ist hierfür das deutlichste Beispiel. Lebensläufe und Motivationsschreiben anhand von Stellenanforderungen beurteilen kann größtenteils automatisiert unterstützt werden, aber die Shortlist, die an den Hiring Manager geht, muss erklärbar sein: warum diese Kandidaten ja und jene anderen nicht. Ohne diese Erklärung entsteht das Risiko, dass Auswahlkriterien unkontrollierbar werden, und das berührt direkt die Sorgfalt, die auch bei Sorgfalt beim Streichen von Stellen gilt, nämlich dass ein automatisiertes Ergebnis niemals das letzte Wort haben darf, ohne dass jemand den Grund überprüfen kann.
Arbeitsverträge erstellen fällt in dieselbe Zwischenkategorie: Ein Vertrag kann größtenteils automatisch anhand von Funktion, Gehalt und Tarifvereinbarungen generiert werden, aber das Dokument muss kontrolliert werden, bevor es unterschriftsreif ist, denn Fehler in Arbeitsbedingungen haben direkte rechtliche Folgen. Auch Vorstellungsgespräche planen kann größtenteils automatisch erfolgen, solange es einen Menschen gibt, der Ausnahmen – ein Kandidat, der nicht in den Standardzeitplan passt, ein Beurteiler, der verschoben werden muss – auffangen kann. Was diese Aufgaben gemeinsam haben, ist, dass die KI ein Ergebnis liefert, das jemand mit Kenntnis des Kontexts bestätigen oder mit Begründung zurückschicken können muss. Wie diese Aufsicht in der Praxis aussieht, hängt von der Aufgabe ab; siehe Menschliche Aufsicht über KI, konkret für die Art und Weise, wie diese Aufsicht eingerichtet ist.
Eine dritte Gruppe von Aufgaben dreht sich um persönlichen Kontakt, Beurteilung von Menschen und sensible Gespräche. Vorstellungsgespräche führen erfordert eine Einschätzung von Motivation, Haltung und Passung, die sich nicht in Kriterien fassen lässt; das Gesprächsprotokoll mit Empfehlung ist das Ergebnis einer Interaktion, nicht einer Berechnung. Referenzen prüfen erfordert Vergleichbares: Es geht um das Interpretieren dessen, was jemand über einen ehemaligen Kollegen sagt und nicht sagt, wobei Ton und Nuance ebenso viel aussagen wie die Fakten.
Krankengespräche führen gehören ebenfalls dazu: Ein Gespräch über Genesung und Belastbarkeit betrifft die Gesundheit und das Einkommen eines Mitarbeiters und erfordert eine Vertrauensbeziehung, die nicht auf ein System übertragbar ist. Arbeitsbedingungen mit einem Kandidaten oder Mitarbeiter aushandeln ist ebenso Menschenwerk: Es geht um das Abwägen von Interessen innerhalb eines Politikrahmens, wobei das Ergebnis davon abhängt, was jemand in diesem Moment braucht und was die Organisation bieten kann. Diese Aufgaben bleiben nicht deshalb Menschenwerk, weil Automatisierung technisch unmöglich ist, sondern weil der Kern der Aufgabe eine menschliche Interaktion ist, die nicht ohne Verlust ersetzt werden kann.
Die Verschiebung in der HR-Arbeit betrifft also nicht ganze Funktionen, die verschwinden, sondern Aufgaben, deren Zusammensetzung sich verändert: weniger Zeit für Eingabe und Verteilung, mehr Zeit für Gespräche, Beurteilung und Aufsicht. Das ist eine andere Fragestellung als Personalplanung, und für Entscheidungen, die dies betreffen, gelten eigene gesetzliche Anforderungen; diese liegen außerhalb dessen, was eine Aufgabenanalyse begründen kann. Es ist jedoch ratsam, die Mitbestimmung rechtzeitig einzubeziehen, beispielsweise über den Betriebsrat über KI informieren, und zu betrachten, wie sich HR-Aufgaben zu vergleichbaren Verschiebungen anderswo verhalten, wie beschrieben in welche Arbeit kann KI in der Verwaltung übernehmen und welche Arbeit kann KI im Kundenservice übernehmen.
Wer wissen möchte, wie sich dieses Muster auf eine eigene Rolle oder ein eigenes Team auswirkt, kann den kostenlosen Quickscan von ftetoai ausfüllen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit dem Ergebnis einer Einschätzung, welcher Teil der Stunden in diesem Profil heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der eine ganze Abteilung erfasst, befindet sich noch im Aufbau; er existiert derzeit noch nicht, und das teilen wir lieber ehrlich mit, als ihn anzubieten.
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