L'analisi del lavoro
La domanda su cosa possa fare l'AI nella sua azienda rimane per lo più bloccata su esempi altrui. Questa pagina mostra come la scansione del lavoro risponda a questa domanda con i suoi stessi dati: dall'intake al rapporto, e cosa aggiunge in seguito una ripetizione.
Lei fornisce ciò che già esiste: descrizioni delle funzioni, descrizioni dei processi, registrazioni orarie, elenchi di compiti o esportazioni da sistemi che già registrano il lavoro. Più fonti ci sono, più fine sarà la suddivisione in compiti. Non è richiesto un formato fisso; lo strumento elabora ciò che riceve e chiede integrazioni dove manca qualcosa.
L'intake può essere suddiviso tra più persone. Una direzione non deve farlo da sola: i capisquadra o i responsabili di reparto possono ciascuno compilare la propria parte, dopodiché lo strumento riunisce i pezzi in un unico insieme. Questo non fa risparmiare solo tempo, ma produce anche un quadro più completo rispetto a quando una sola persona cerca di ricostruire dalla sala del consiglio cosa avviene esattamente sul campo.
Il tempo richiesto da questa fase risiede soprattutto nella raccolta della documentazione esistente. Dove questa è in ordine, l'inserimento è rapido. Dove le funzioni non sono mai state messe per iscritto, ci vuole più tempo per definirle prima di poterle inserire.
Ciò che lei fornisce viene scomposto in singoli compiti. Una funzione non è un'unità che l'AI riprende o meno; una funzione è composta da decine di compiti, e ciascun compito viene valutato singolarmente. Questa è la differenza tra un'impressione e un risultato con cui si può lavorare concretamente: si veda anche la spiegazione su cos'è.
Quella valutazione avviene sulla base di criteri fissi, uguali per ogni compito: la natura del lavoro, il grado di ripetizione, la dipendenza dal contesto o dal giudizio, e i dati necessari per svolgere il compito. Questo è lavoro automatizzato: nessuna intervista, nessuna sessione, nessuna interpretazione da parte di un consulente che vi fa confluire la propria esperienza maturata in altre aziende. Il risultato è determinato dal set di dati che lei fornisce, elaborato secondo criteri trasparenti.
Questo rende il risultato spiegabile. Per ogni compito è possibile ricostruire perché è stato valutato come promettente, dubbio o non idoneo, e sulla base di quali caratteristiche. Chi non si fida del punteggio di un compito, può verificare quale criterio ha fatto la differenza, e adeguare di conseguenza l'input. Un risultato non ricostruibile non vale nulla in una sala del consiglio; un risultato ricostruibile può essere discusso e corretto.
I compiti vengono nuovamente riuniti al livello in cui lei li riconosce: per funzione, per team, per reparto. Ad ogni livello viene indicato quale parte del lavoro è stata valutata come promettente per l'AI, quale parte rimane dubbia e quale parte non viene presa in considerazione, con il calcolo di ciò che significa in fte. Quel calcolo è espresso con una banda di variazione, non come numero fisso: la scansione fornisce una stima basata sui dati forniti, non una garanzia di risultato.
Il rapporto è strutturato a livelli. In cima si trova la conclusione a livello aziendale, adatta ad essere presentata senza ulteriori spiegazioni. Sotto si trova la suddivisione per reparto e funzione, e in fondo si trovano i compiti con la loro valutazione e i criteri che vi hanno condotto. Chi in sala del consiglio ha bisogno solo del livello superiore, può fermarsi lì; chi vuole approfondire, trova la motivazione un livello più sotto, fino al livello dei singoli compiti.
Il rapporto viene fornito in formato digitale, ricercabile ed esportabile, in modo da poter essere utilizzato anche al di fuori dello strumento: in un memo per il consiglio, in una riunione con il consiglio aziendale, o come allegato a una decisione. Maggiori informazioni sulla forma delle conclusioni sono disponibili nella pagina risultati.
Il rapporto è un dossier, non un'istruzione. Non indica cosa debba accadere, solo cosa è possibile e sulla base di quali compiti. Cosa fare in seguito è una scelta che esula dalla scansione: seguire lei stesso una tabella di marcia, coinvolgere un partner per alcune parti, oppure affidare il rapporto come base a un soggetto che si occupa dell'implementazione. Tutti questi percorsi partono dallo stesso dossier; nessuno di essi è obbligatorio.
Una scansione del lavoro è una rilevazione fatta in un determinato momento. I sistemi cambiano, i compiti si spostano, e ciò che l'anno scorso è stato valutato come non idoneo, può, grazie a un nuovo collegamento o a una nuova versione di un sistema, diventare comunque promettente. Una ripetizione della scansione, con input aggiornato, mostra cosa è cambiato: quali compiti sono passati da dubbi a promettenti, e quale parte del potenziale fte calcolato in precedenza è nel frattempo stata realizzata o è ancora aperta.
Questo rende la ripetizione particolarmente utile dopo un periodo in cui è effettivamente cambiato qualcosa: un nuovo sistema, una riorganizzazione, oppure la prima fase di un'implementazione affrontata secondo uno dei percorsi. La seconda scansione richiede meno lavoro di ricerca rispetto alla prima, perché la struttura di base di compiti e funzioni è già presente; ciò che resta è l'aggiornamento di quanto è cambiato.
Chi desidera prima capire perché i compiti e non le funzioni siano il punto di partenza, o vedere come altre aziende abbiano utilizzato il risultato, trova approfondimenti nella banca dati della conoscenza.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.