Chi si chiede "può l'AI assumersi l'amministrazione" pone in realtà la domanda sbagliata. Il reparto amministrativo è composto da decine di attività che hanno poco in comune tra loro. Registrare una fattura d'acquisto è un tipo di lavoro diverso dal chiamare un debitore che non paga da tre mesi. Nella nostra tassonomia per questo dominio distinguiamo 84 attività, che in base alla loro natura si suddividono in tre categorie: attività che l'AI può già assumersi completamente oggi, attività in cui l'AI svolge il lavoro ma una persona approva o respinge, e attività che restano lavoro umano. Il modello alla base di questa suddivisione è più utile di un elenco di 84 voci.
Le attività che possono essere completamente assunte dall'AI condividono una caratteristica: sono strutturate, ripetibili e verificabili in base a regole fisse. La registrazione delle fatture d'acquisto ne è l'esempio più chiaro. Importo, IVA e conto di mastro seguono schemi logici che un sistema può riconoscere e applicare in modo coerente, soprattutto per i fornitori già registrati in precedenza. Anche l'importazione e la riconciliazione degli estratti conto bancari rientrano in questa categoria: collegare una transazione a una posta aperta è, in sostanza, un confronto tra importi, date e riferimenti, un'operazione in cui un software è più bravo e veloce di una persona che scorre le stesse righe di cifre.
A questo si collega logicamente la creazione e l'invio delle fatture di vendita, a condizione che i dati sottostanti su consegna e accordo di prezzo siano già stabiliti. Ciò che queste attività hanno in comune è l'assenza di un elemento di valutazione. Esiste un risultato corretto, e il sistema deve solo trovarlo ed eseguirlo. Gli errori sono verificabili a posteriori sulla base di criteri oggettivi, il che limita il rischio della completa automazione.
Il gruppo più numeroso di attività amministrative rientra nella categoria intermedia: l'AI svolge il lavoro preparatorio, ma una persona approva o respinge, con motivazione. L'invio di solleciti di pagamento ai debitori ne è un buon esempio. Segnalare una fattura scaduta e redigere un sollecito è compito che un sistema svolge perfettamente, ma se quel sollecito debba effettivamente essere inviato - nel caso di un cliente con cui si sta trattando un piano di pagamento, o di una fattura ancora contestata - richiede uno sguardo che conosca il contesto.
Lo stesso vale per la preparazione e l'elaborazione dei pagamenti in uscita. Un sistema può comporre un lotto di pagamenti sulla base delle posizioni debitorie aperte, ma l'autorizzazione a procedere è un momento di controllo con una ragione precisa: l'importo è corretto, il fornitore è d'accordo, la scadenza è esatta. Questa supervisione non è un passaggio temporaneo in attesa che l'AI diventi più brava; è una scelta consapevole nell'organizzazione della responsabilità e del controllo sui flussi di denaro. L'elaborazione di note spese e rimborsi chilometrici rientra nella stessa categoria: riconoscere una ricevuta e inserire l'importo è automatizzabile, ma la valutazione se una spesa sia aziendale e ragionevole resta un giudizio che compete a chi conosce le politiche aziendali.
Un terzo gruppo di attività resta lavoro umano, non perché la tecnologia non sia pronta, ma perché l'attività stessa ruota attorno a qualcosa di diverso dall'elaborazione dei dati. Il sollecito delle posizioni debitorie aperte ne è l'esempio più chiaro: contattare un cliente per un pagamento arretrato e concordare come e quando verrà saldato è una negoziazione in cui contano tono, relazione e flessibilità. Non è un'attività di inserimento dati con un risultato corretto, ma un dialogo il cui esito varia da cliente a cliente.
Anche l'amministrazione mensile delle buste paga ha un nucleo che resta lavoro umano, anche se singoli passaggi sono automatizzabili. L'inserimento delle variazioni salariali e la generazione delle buste paga possono essere in gran parte supportati, ma la responsabilità finale per un pagamento corretto e puntuale, comprese le valutazioni in situazioni particolari come malattia, congedo o licenziamento, spetta a una persona. Quando un'attività si avvicina a decisioni relative al personale, si applicano requisiti legali specifici su cui questa pagina non si pronuncia. Anche la redazione della dichiarazione IVA resta, nonostante un'ampia preparazione automatizzata, un'attività per cui qualcuno si assume il controllo finale e la presentazione, non fosse altro perché la responsabilità per una dichiarazione errata non ricade su un sistema.
Questa suddivisione - input strutturato all'AI, lavoro di valutazione alla supervisione, relazioni e responsabilità alle persone - non è una casualità specifica dell'amministrazione. Chi osserva quale lavoro può assumersi l'AI nel servizio clienti riconosce uno schema simile: automatizzare bene le domande di routine, non i reclami complessi con una componente emotiva. E in cosa può assumersi l'AI nel settore degli impiantisti la stessa domanda si pone per la pianificazione e l'amministrazione legate al lavoro stesso. È la forma dell'attività, non il settore, a determinare dove l'AI sia impiegabile o meno.
Cosa questo significhi per un'amministrazione concreta varia da organizzazione a organizzazione: il mix di attività, i sistemi già collegati e il modo in cui sono suddivise le responsabilità giocano tutti un ruolo. Un'indicazione di questo quadro per la propria situazione si ottiene con il quickscan gratuito di ftetoai: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel proprio profilo può oggi essere assunta dall'AI. La scansione di lavoro completa, che calcola a livello di singola attività, è ancora in fase di sviluppo; per questo motivo non la offriamo ancora qui.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.