Gli acquisti consistono in una lunga catena di attività: dal segnalare che qualcosa è necessario, alla negoziazione, all'ordinazione, alla ricezione e alla fatturazione. Alcune di queste attività sono in gran parte amministrative e seguono uno schema fisso. Altre richiedono valutazione, sensibilità relazionale o un giudizio che non si può racchiudere in regole. La nostra taxonomy conta 62 attività in questo ambito, suddivise in tre categorie. Questo articolo mostra lo schema: quale tipo di lavoro rientra dove, e perché.
Le attività che l'AI può svolgere autonomamente nella pratica presentano generalmente due caratteristiche: l'input è strutturato e c'è una risposta chiara e verificabile come corretta. Si pensi al controllo della conferma d'ordine. Prezzo, quantità e tempo di consegna sulla conferma vengono confrontati con quanto ordinato, e una discrepanza è oggettivamente rilevabile. Non è necessario alcuno spazio di interpretazione.
Lo stesso vale per il piazzamento dell'ordine al fornitore una volta che una richiesta di acquisto è stata approvata. Trasformare una richiesta approvata in un ordine ufficiale è una questione di trasferire correttamente i dati nel sistema e nel formato giusto, non di valutazione.
Anche l'elaborazione delle fatture di acquisto rientra in gran parte in questa categoria: il confronto tra fattura, ordine e bolla di consegna è un confronto a tre vie con criteri fissi. Purché i documenti siano digitali e leggibili, questa è un'attività in cui un sistema effettua il confronto in modo più rapido e coerente di quanto farebbe manualmente una persona. Ciò che queste attività hanno in comune è che la fonte della verità è già stabilita in altri sistemi: l'ordine, la richiesta, il contratto. L'AI confronta ed elabora, non inventa nulla.
Il gruppo più grande di attività nel reparto acquisti combina una proposta dell'AI con una valutazione umana che approva o respinge, con motivazione. Questa è una divisione del lavoro diversa dall'assunzione completa: il sistema fa la prima mossa, la persona porta la responsabilità della decisione.
La richiesta e il confronto di preventivi ne è un buon esempio. Un sistema può facilmente mettere a confronto preventivi su prezzo, condizioni e tempi di consegna, e questa panoramica è utile. Ma quale fornitore si adatti meglio alla situazione dipende anche da elementi che non sempre figurano nel preventivo: esperienze precedenti, importanza strategica, propensione al rischio. Questa valutazione richiede una persona che possa approvare o respingere il risultato.
Anche l'analisi delle discrepanze di prezzo rientra in questa categoria. Un sistema può segnalare che il prezzo in fattura si discosta dal prezzo concordato e persino indicare una causa probabile. Ma risolvere effettivamente la questione con il fornitore, e valutare se la discrepanza sia accettabile, resta un giudizio che deve essere formulato da qualcuno con conoscenza della relazione e del contratto.
Anche la valutazione delle prestazioni dei fornitori rientra qui. I dati su tempi di consegna, qualità e reclami sono facilmente raccoglibili e sintetizzabili, ma il giudizio su cosa significhino per il seguito della relazione è una decisione con conseguenze che una persona deve poter motivare. Questa categoria è nella pratica la più grande, poiché gli acquisti sono per eccellenza un ambito in cui i numeri forniscono un'indicazione, ma non raccontano l'intera storia.
Un terzo gruppo di attività non si presta all'assunzione, nemmeno con supervisione, poiché il nucleo del lavoro ruota attorno a convincere, costruire fiducia o prendere una decisione con conseguenze a lungo termine che non deriva soltanto dai dati.
La negoziazione dei prezzi d'acquisto è l'esempio più evidente. Negoziare è un processo dinamico e sociale in cui tono, tempismo e fiducia reciproca sono importanti almeno quanto le cifre. Un sistema di AI può fornire input, ma condurre la conversazione stessa è un'altra cosa.
La selezione del fornitore per un contratto importante o di lunga durata resta anch'essa lavoro umano, soprattutto quando la scelta va oltre prezzo e tempi di consegna. Dipendenza strategica, rischio reputazionale e la qualità della collaborazione a lungo termine sono fattori difficili da quantificare.
Inoltre, l'onboarding del fornitore resta un'attività in cui è necessario il controllo umano sui dati di compliance e pagamento, proprio perché gli errori qui comportano un rischio finanziario. Questo si collega a un tema più ampio: quando l'uso dell'AI riguarda decisioni su chi svolge il lavoro o su come è organizzata un'azienda, si applicano requisiti legali specifici, come si può leggere anche in il regolamento AI e i suoi dipendenti.
Ciò che distingue le tre categorie non è la complessità dell'attività in sé, ma la natura della decisione che essa cela. Confrontare, abbinare e assumere dati già registrati è adatto alla piena automazione. Valutare sulla base di più criteri, in parte soft, richiede supervisione. Convincere, negoziare e scegliere strategicamente resta lavoro umano. Questo schema non è esclusivo degli acquisti: in quale lavoro può assumere l'AI nella logistica e nelle attività HR, come descritto in quale lavoro può assumere l'AI nel reparto HR, ritorna la stessa tripartizione: lavoro strutturato nella categoria 1, lavoro di valutazione nella categoria 2, lavoro relazionale e decisionale nella categoria 3.
Quante ore concretamente ciò liberi dipende fortemente dalle dimensioni del reparto acquisti, dai sistemi già collegati e dal numero di fornitori e contratti. Non è possibile fornire una percentuale generale senza conoscere la situazione specifica.
La suddivisione in questo articolo offre lo schema, non la situazione precisa del suo reparto acquisti. Per un'indicazione iniziale è disponibile la quickscan gratuita di ftetoai: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può oggi essere assunta dall'AI. La scansione del lavoro completa, che approfondisce attività e processi specifici, è ancora in fase di realizzazione; non possiamo ancora offrirla qui, ma la annunceremo non appena sarà disponibile.
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