La logistica e gli acquisti consistono in una lunga catena di attività: dal segnalare che qualcosa è necessario, al negoziare con i fornitori, fino all'elaborazione della fattura che alla fine arriva. Nella nostra tassonomia rientrano 62 attività in questo dominio. Non ogni attività si presta ugualmente bene all'automazione. Lo schema diventa chiaro non appena si osserva ciò che un'attività richiede: regole fisse e dati strutturati, oppure valutazione, negoziazione e responsabilità.
Le attività con le maggiori probabilità di essere completamente assunte hanno una cosa in comune: si basano su informazioni comparabili e strutturate e seguono una procedura fissa senza molte eccezioni.
Controllare la conferma d'ordine ne è un buon esempio. Confrontare una conferma d'ordine con l'ordine originale su prezzo, quantità e tempo di consegna è una questione di mettere a confronto i dati. Non c'è negoziazione, non c'è stima del rischio, solo un controllo di eventuali discrepanze.
Anche monitorare e seguire lo stato dell'ordine rientra in questa categoria. Seguire sistematicamente gli ordini in sospeso e contattare automaticamente i fornitori quando un tempo di consegna è a rischio è un lavoro ripetitivo basato su dati e trigger fissi.
Elaborare le fatture di acquisto, in sostanza l'abbinamento di fattura, ordine e bolla di consegna, è anch'esso ben automatizzabile finché i tre documenti coincidono. Il motivo per cui queste attività sono trasferibili è sempre lo stesso: lo spazio decisionale è ridotto e i dati in ingresso sono strutturati.
Un gruppo più ampio di attività combina una parte che l'AI può preparare bene con una parte in cui una persona deve valutare, approvare o respingere. Questo non perché la tecnologia sia insufficiente, ma perché il risultato richiede una valutazione che va oltre i dati.
Richiedere e confrontare preventivi ne è un esempio lampante. L'AI può mettere a confronto senza sforzo prezzi, condizioni e tempi di consegna e formulare una proposta. Ma la scelta finale spesso tiene conto anche di fattori più soft, come la relazione con un fornitore o considerazioni strategiche, e questo richiede una persona che approvi o respinga la raccomandazione con motivazione.
Valutare le prestazioni dei fornitori rientra nella stessa categoria. Raccogliere e riassumere i dati su tempi di consegna, qualità e reclami è perfettamente automatizzabile. Il giudizio su cosa questo significhi per la relazione, e se sia necessaria un'azione, resta a una persona.
Analizzare le deviazioni di prezzo può in gran parte essere individuato e preselezionato automaticamente, ma risolverlo effettivamente con il fornitore richiede spesso una conversazione e una valutazione che l'AI non può concludere autonomamente.
Per le attività in questa categoria è particolarmente importante stabilire in anticipo chi dà l'approvazione e su quali basi, soprattutto quando si tratta di valutazione automatizzata dei fornitori o delle prestazioni. Questo riguarda il modo in cui viene impiegata l'AI ad alto rischio sul posto di lavoro, ed è bene sapere che per questo valgono requisiti legali specifici.
Un terzo gruppo di attività resta, allo stato attuale della tecnologia, lavoro umano. Si tratta di attività in cui negoziazione, gestione delle relazioni e responsabilità per una collaborazione a lungo termine sono centrali.
Selezionare il fornitore ne è l'esempio più chiaro. La scelta di un fornitore per un incarico più grande o un contratto a lungo termine tiene conto di prezzo e qualità, ma anche di fiducia, dipendenza strategica e disponibilità ad adeguarsi in caso di problemi futuri. È una decisione con conseguenze che vanno oltre ciò che può essere registrato nei dati.
Anche negoziare i prezzi di acquisto resta ugualmente lavoro umano. Negoziare è un processo dinamico in cui tono, tempismo e comprensione reciproca degli interessi giocano un ruolo. Questo non è riducibile a uno schema fisso.
Anche la redazione di un contratto di acquisto richiede, nonostante alcune parti possano essere supportate con clausole standard, alla fine un giurista o un buyer che abbia una visione d'insieme dei rischi per la propria organizzazione e si assuma la responsabilità degli accordi messi per iscritto.
Il quadro complessivo di queste 62 attività mostra che la parte amministrativa e di controllo della catena logistica ha le maggiori probabilità di essere assunta dall'AI, che il lavoro di valutazione richiede spesso una forma intermedia con supervisione, e che tutto ciò che si riduce a negoziare, scegliere o assumersi responsabilità resta a una persona. Non si tratta di una percentuale fissa per reparto; dipende da come è organizzato il vostro processo di acquisto, da quanti fornitori avete e da quanto sono già standardizzati i vostri contratti.
Quando considerate di ridistribuire le attività tra persone e AI, è rilevante verificare quando è competente il consiglio aziendale, soprattutto se il cambiamento ha conseguenze per le funzioni o i metodi di lavoro nel reparto. Anche il modo in cui vengono trattati i dati dei fornitori e i dati personali dei referenti riguarda il GDPR nell'automazione delle attività. Questo articolo descrive quale lavoro si presta all'automazione; non costituisce una base per decisioni sul personale, e non sostituisce una verifica legale propria.
Logistica e acquisti, del resto, non sono isolati dagli altri reparti: chi monitora i livelli di scorta e i tempi di consegna lavora spesso a stretto contatto con la pianificazione, quindi può essere utile leggere anche quale lavoro può assumere l'AI nella pianificazione.
Questa panoramica mostra lo schema, ma ogni organizzazione ha la propria combinazione di attività, sistemi e fornitori. Se volete sapere come questo si traduce per la vostra situazione specifica, potete compilare la quickscan gratuita di ftetoai: dodici domande, senza account, che danno un'indicazione di quale parte delle ore nel vostro profilo può essere oggi assunta dall'AI. Una workscan più estesa, che approfondisce a livello di singola attività, è ancora in fase di sviluppo; al momento non esiste ancora, e preferiamo comunicarlo onestamente piuttosto che offrirla già come disponibile.
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