Εν μέρει. Η καταχώριση και η συμφωνία ενός εισερχόμενου τιμολογίου με την παραγγελία και το δελτίο παραλαβής είναι σε μεγάλο βαθμό δυνατόν να αυτοματοποιηθούν, αλλά όχι πλήρως και όχι χωρίς ανθρώπινο έλεγχο. Η εργασία αποτελείται από ένα αναγνωρίσιμο, επαναλαμβανόμενο μέρος που η AI μπορεί ήδη να διαχειριστεί σήμερα, και ένα μικρότερο μέρος όπου εξακολουθεί να απαιτείται έλεγχος από άνθρωπο. Αυτό το τελευταίο μέρος δεν είναι προαιρετικό: αφορά χρήματα που εξέρχονται και κανόνες που πρέπει να τηρεί μια λογιστική διαχείριση.
Ένα τιμολόγιο αγοράς είναι στις περισσότερες επιχειρήσεις ένα δομημένο έγγραφο: ένα σταθερό μοτίβο προμηθευτή, αριθμού τιμολογίου, ποσού, ΦΠΑ και γραμμών που αντιστοιχούν σε μια παραγγελία. Αυτή η δομημένη μορφή, σε συνδυασμό με μεγάλο όγκο, κάνει αυτό ακριβώς το είδος εργασίας στο οποίο η AI έχει αποδειχθεί αποτελεσματική. Με εκατοντάδες ή χιλιάδες τιμολόγια τον μήνα, το όφελος ανά τιμολόγιο είναι μικρό, αλλά το σύνολο σε ώρες που απελευθερώνονται είναι σημαντικό. Δεν απαιτείται επίσης καμία επαφή με πελάτη ούτε φυσική ενέργεια: πρόκειται για επεξεργασία κειμένου σε περιβάλλον ERP ή σύστημα σκαναρίσματος τιμολογίων, και αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας στο οποίο η AI είναι σήμερα καλή.
Ένα παράδειγμα: ένα τιμολόγιο από σταθερό προμηθευτή για εκατό τεμάχια του προϊόντος X, με ποσό που αντιστοιχεί στην παραγγελία και δελτίο παραλαβής που επιβεβαιώνει την παράδοση. Το σύστημα αναγνωρίζει τον προμηθευτή και τους κωδικούς προϊόντων, συμφωνεί τα τρία έγγραφα και προετοιμάζει το τιμολόγιο για πληρωμή. Κανένας άνθρωπος δεν χρειάστηκε να το εξετάσει μέχρι να υποβληθεί η πληρωμή για έγκριση.
Τρεις άξονες κρατούν αυτό στο επίπεδο του «εν μέρει»: η συμμόρφωση, το κόστος σφάλματος και το περιθώριο κρίσης. Ένα τιμολόγιο που δεν συμφωνεί — ένα διαφορετικό ποσό, ένα δελτίο παραλαβής που λείπει, ένας νέος προμηθευτής χωρίς καταγεγραμμένες συμφωνίες — απαιτεί μια αξιολόγηση που υπερβαίνει την αναγνώριση προτύπων. Γιατί το ποσό είναι διαφορετικό; Είναι λάθος, μια αλλαγή τιμής που δεν εφαρμόστηκε, ή μια δικαιολογημένη επιπλέον χρέωση; Αυτό είναι ερώτημα με έναν λόγο πίσω του, και αυτόν τον λόγο πρέπει κάποιος να μπορεί να τον εγκρίνει ή να τον απορρίψει.
Σε αυτό προστίθεται η πλευρά της συμμόρφωσης: μια λογιστική διαχείριση πρέπει να είναι ορθή, να μπορεί να ελεγχθεί και εκ των υστέρων, και ένα λάθος στη διαχείριση πιστωτών κοστίζει περισσότερο από τον χρόνο που απαιτείται για να διορθωθεί. Σε περίπτωση αποκλίσεων, ο άξονας κόστους σφάλματος δεν είναι επομένως αρκετά χαμηλός για να αφεθεί ο κίνδυνος μόνο σε ένα σύστημα. Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο αυτό διαφέρει από, για παράδειγμα, την καταχώριση ενός δελτίου παραλαβής στο σύστημα, όπου λιγότερες οικονομικές συνέπειες συνδέονται άμεσα με την ενέργεια.
Η τεχνολογία που το κάνει αυτό δυνατό είναι η αναγνώριση κειμένου: OCR που διαβάζει ένα τιμολόγιο και εξάγει δεδομένα, σε συνδυασμό με ένα σύστημα συμφωνίας που παραθέτει παραγγελία, δελτίο παραλαβής και τιμολόγιο. Η ποιότητα αυτής της αναγνώρισης καθορίζει πόσο μπορεί να προχωρήσει αυτόματα. Με ένα καθαρό σύνολο δεδομένων — σταθεροί προμηθευτές, ψηφιακά τιμολόγια, συνεπείς αριθμοί παραγγελιών — το ποσοστό του αυτόματα επεξεργασμένου μέρους είναι υψηλό. Με πολλούς μεμονωμένους προμηθευτές, χάρτινα τιμολόγια ή αποκλίνουσες μορφές, αυτό είναι σημαντικά χαμηλότερο, και η εργασία μετατοπίζεται από «η AI το κάνει» σε «η AI κάνει την προεργασία, ένας άνθρωπος αξιολογεί την εξαίρεση».
Το αποτέλεσμα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο τυποποιημένη είναι η διαδικασία αγορών. Μια επιχείρηση με μικρό αριθμό σταθερών προμηθευτών και αυστηρή πειθαρχία στις παραγγελίες (PO) — όπου κάθε παραγγελία καταγράφεται εκ των προτέρων — μπορεί να αφήσει μεγάλο μέρος των τιμολογίων να συμφωνηθεί αυτόματα. Μια επιχείρηση με πολλές μεμονωμένες αγορές, προφορικές συμφωνίες ή προμηθευτές που παραδίδουν τιμολόγια με διαφορετικούς τρόπους, διατηρεί πολύ περισσότερες εξαιρέσεις που πρέπει να εξετάσει ένας άνθρωπος. Επίσης η δομή των γειτονικών διαδικασιών παίζει ρόλο: αν οι παραγγελίες που τοποθετούνται σε προμηθευτές βρίσκονται ήδη δομημένες στο σύστημα, η συμφωνία κατά την άφιξη του τιμολογίου είναι πιο απλή απ' όσο όταν αυτή η πληροφορία λείπει ή είναι ελλιπής.
Αυτό δεν αποτελεί συμβουλή προσωπικού ούτε τεκμηρίωση για απόφαση σχετικά με μια θέση εργασίας ή έναν εργαζόμενο. Το ερώτημα εδώ είναι ποιο μέρος της εργασίας, ως προς το περιεχόμενο των καθηκόντων, προσφέρεται για αυτοματοποίηση, όχι τι κάνει ένας οργανισμός με αυτό το αποτέλεσμα στην πολιτική προσωπικού. Για αποφάσεις που επηρεάζουν την εργασιακή σχέση, ισχύουν ξεχωριστές νομικές απαιτήσεις· περισσότερα σχετικά με το πώς συνδυάζονται η χρήση AI και η προστασία των εργαζομένων βρίσκονται στη σελίδα για τον κανονισμό AI και τους εργαζομένους σας. Όποιος θέλει να γνωρίζει ευρύτερα πώς εμφανίζεται αυτή η μετατόπιση στην εργασία γραφείου, θα το βρει στην επισκόπηση του τι μπορεί να αναλάβει η AI στις επιχειρηματικές υπηρεσίες.
Για να δείτε πώς αυτό αποδίδεται στη δική σας διαδικασία πιστωτών, είναι απαραίτητο να εξετάσετε το ποσοστό των τυποποιημένων τιμολογίων, την ποιότητα της σύνδεσης με τις παραγγελίες (PO) και τη διαχείριση σφαλμάτων που υπάρχει ήδη σήμερα. Η δωρεάν σύντομη σάρωση της FTE TO AI δίνει μια πρώτη κατεύθυνση σε αυτό: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια ένδειξη ποιο μέρος των ωρών σε ένα προφίλ όπως αυτό μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που το υπολογίζει αυτό σε επίπεδο εργασιών για μια ολόκληρη επιχείρηση, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.