Ένα ημερολόγιο συμμόρφωσης αποτελείται από δύο μέρη που συχνά θεωρούνται μία εργασία, αλλά δεν είναι. Υπάρχει η παρακολούθηση ενός επισκόπησης προθεσμιών: δηλώσεις, αναφορές, επιθεωρήσεις, με τις ημερομηνίες και τις επαναλήψεις τους. Και υπάρχει η επισήμανση και η κλιμάκωση όταν μια προθεσμία πλησιάζει. Το δεύτερο μέρος μπορεί σε μεγάλο βαθμό να αυτοματοποιηθεί. Το πρώτο μέρος — η γνώση ακριβώς ποιες υποχρεώσεις υπάρχουν, πότε αυτές μεταβάλλονται και για ποιο τμήμα του οργανισμού ισχύουν — απαιτεί ακόμη έναν άνθρωπο που κρατά τη λίστα ενημερωμένη και την ελέγχει.
Η εργασία σκοράρει υψηλά στη δομημένη μορφή: μια προθεσμία έχει σταθερή μορφή (ημερομηνία, θέμα, υπεύθυνος, συνέπεια σε περίπτωση υπέρβασης) και αυτό είναι ακριβώς το είδος μοτίβου στο οποίο τα συστήματα είναι καλά. Ο όγκος είναι επίσης συνήθως αρκετά μεγάλος ώστε η αυτοματοποίηση να αξίζει τον κόπο: μια επιχείρηση με πολλαπλά υποκαταστήματα, άδειες ή πιστοποιήσεις μπορεί εύκολα να έχει δεκάδες έως εκατοντάδες επαναλαμβανόμενες προθεσμίες.
Αλλά το κόστος σφάλματος και η ευαισθησία στη συμμόρφωση αξιολογούνται και τα δύο χαμηλά στην κρίση μας, πράγμα που εδώ σημαίνει: υψηλός κίνδυνος σε περίπτωση σφάλματος. Μια χαμένη προθεσμία αναφοράς μπορεί να σημαίνει πρόστιμο, ανάκληση άδειας ή ζήτημα ευθύνης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η AI εδώ επισημαίνει και κλιμακώνει, αλλά δεν αποφασίζει αυτόνομα ότι μια προθεσμία έχει λήξει, έχει μετακινηθεί ή δεν είναι πλέον σχετική. Αυτή η αιτιολογημένη αξιολόγηση — έγκριση ή απόρριψη — παραμένει στον υπεύθυνο συμμόρφωσης ή τον office manager.
Μια βιομηχανική επιχείρηση με περιοδική υποχρέωση επιθεώρησης μηχανημάτων μπορεί να αναθέσει σε ένα σύστημα να παρακολουθεί πότε πρέπει να πραγματοποιηθεί η επόμενη επιθεώρηση, και να στέλνει αυτόματα ειδοποίηση στον υπεύθυνο, με υπενθύμιση αν δεν υπάρξει ενέργεια. Αυτό είναι το μέρος που ήδη λειτουργεί σήμερα με rpa: σταθεροί κανόνες, σταθερές ενεργοποιήσεις, καμία ανάγκη ερμηνείας. Αλλά το αν έχει προστεθεί μια νέα νομική υποχρέωση από τον προηγούμενο έλεγχο, ή αν μια επιθεώρηση πρέπει να πραγματοποιείται συχνότερα λόγω αλλαγής νομοθεσίας, αυτό δεν το επισημαίνει μόνο του το σύστημα. Κάποιος πρέπει να συνεχίσει να τροφοδοτεί και να επαληθεύει τη λίστα πηγών.
Σε μια επιχείρηση με περιορισμένο και σταθερό αριθμό υποχρεώσεων — για παράδειγμα μία ετήσια φορολογική δήλωση και έναν σταθερό έλεγχο ISO — η διαφορά μεταξύ αυτοματοποίησης και χειρωνακτικής εργασίας είναι μικρή: το ημερολόγιο δημιουργείται γρήγορα και παραμένει σταθερό για μεγάλο διάστημα. Σε μια επιχείρηση που λειτουργεί σε πολλές χώρες, τομείς ή με μεταβαλλόμενες άδειες, η παρακολούθηση της ίδιας της λίστας πηγών γίνεται ουσιαστική εργασία, και η σχέση μεταξύ αυτοματοποίησης και ανθρώπινης εργασίας μετατοπίζεται προς περισσότερη επίβλεψη.
Η προϋπόθεση είναι πάντα η ίδια: μια πλήρης και ενημερωμένη λίστα υποχρεώσεων, και μια διαδικασία κλιμάκωσης που πράγματι καταλήγει σε κάποιον που μπορεί να ενεργήσει. Χωρίς αυτά τα δύο, ένα αυτοματοποιημένο ημερολόγιο είναι ένα ημερολόγιο που εμφανίζει προθεσμίες που δεν είναι πλέον σωστές — κάτι που μπορεί να είναι χειρότερο από το να μην υπάρχει σύστημα καθόλου.
Το ημερολόγιο συμμόρφωσης σπάνια στέκεται μόνο του. Οι επιχειρήσεις που παρακολουθούν υποχρεώσεις έχουν συχνά να κάνουν και με την οργάνωση και παρακολούθηση της υποχρεωτικής εκπαίδευσης συμμόρφωσης, όπου ισχύει ο ίδιος διαχωρισμός μεταξύ της επισήμανσης ποιος πρέπει να παρακολουθήσει μια εκπαίδευση και της αξιολόγησης αν το περιεχόμενο είναι ακόμη επίκαιρο. Επίσης η παρακολούθηση ανανεώσεων συμβάσεων και προθεσμιών καταγγελίας βασίζεται σε παρόμοια λογική: σταθερές ημερομηνίες, αυτόματη επισήμανση, ανθρώπινη αξιολόγηση σε περίπτωση αμφιβολίας. Και επειδή οι προθεσμίες συχνά προκύπτουν από υφιστάμενες συμβάσεις, είναι σχετικό πώς συντάσσονται συμβάσεις και πώς, αφού συναφθούν, αρχειοθετούνται και γίνονται ανιχνεύσιμες — ένα ημερολόγιο είναι μόνο τόσο καλό όσο τα έγγραφα στα οποία βασίζεται.
Η μετατόπιση δεν βρίσκεται στην εξαφάνιση της λειτουργίας συμμόρφωσης, αλλά στην κατανομή του χρόνου εντός αυτής της λειτουργίας. Εκεί όπου ένας office manager αφιερώνει σήμερα μέρος της εβδομάδας στο χειρωνακτικό ψάξιμο προθεσμιών σε υπολογιστικά φύλλα και γραμματοκιβώτια, αυτός ο χρόνος μετατοπίζεται στον έλεγχο των επισημασμένων προθεσμιών και στην ενημέρωση της λίστας πηγών. Σε επιχειρήσεις με πολλές νομικές υποχρεώσεις και υψηλό όγκο επαναλαμβανόμενων ημερομηνιών, αυτή η μετατόπιση είναι ήδη ορατή· σε επιχειρήσεις με περιορισμένο και σταθερό σύνολο υποχρεώσεων, η αυτοματοποίηση αποδίδει λιγότερο και παραμένει σε μεγάλο βαθμό χειρωνακτική εργασία, όχι επειδή δεν θα ήταν δυνατή, αλλά επειδή η υλοποίηση κοστίζει περισσότερο χρόνο από όσο εξοικονομεί.
Για αποφάσεις προσωπικού που θα μπορούσαν να προκύψουν από αυτό, δεν διατυπώνουμε άποψη: για αυτές ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις, ανεξάρτητα από το ερώτημα ποιο μέρος της εργασίας μπορεί τεχνικά να αναληφθεί.
Το αν το ημερολόγιο συμμόρφωσης στον οργανισμό σας μπορεί να αυτοματοποιηθεί σε μεγάλο ή μόνο σε μικρό βαθμό, εξαρτάται από τον αριθμό των υποχρεώσεων, τη σταθερότητά τους και τον τρόπο με τον οποίο η κλιμάκωση είναι ήδη οργανωμένη. Η δωρεάν σύντομη σάρωση της FTE TO AI αποτελείται από δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, και δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το είδος προφίλ μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που αναλύει την εργασία μιας ολόκληρης επιχείρησης σε καθήκοντα και υπολογίζει ανά καθήκον τη μετατροπή σε ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης (fte), βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.