Η σύνταξη εγγράφων μεταφοράς είναι η δημιουργία CMR, δελτίων αποστολής και άλλων εγγράφων αποστολής που είναι απαραίτητα για να τεθεί μια αποστολή σε μεταφορά. Σε έναν υπάλληλο logistics ή έναν διαμεταφορέα, αυτό γίνεται συνήθως σε ένα σύστημα TMS ή ERP, με βάση δεδομένα παραγγελίας που είναι ήδη καταγεγραμμένα. Το ερώτημα δεν είναι αν αυτό μπορεί κάποτε να αυτοματοποιηθεί, αλλά τι είναι ήδη εφικτό σήμερα.
Τρεις άξονες καθορίζουν εδώ την εικόνα: η δομημένη φύση, ο όγκος και η συμμόρφωση.
Η δομημένη φύση σκοράρει υψηλά. Ένα CMR ακολουθεί σταθερή μορφή, ένα δελτίο αποστολής ακολουθεί σταθερή μορφή, και τα δεδομένα που πρέπει να περιέχει -- αποστολέας, παραλήπτης, αριθμός δεμάτων, βάρος, αριθμός αναφοράς -- βρίσκονται ήδη στο σύστημα παραγγελιών. Δεν χρειάζεται κείμενο, μόνο ανάληψη και τοποθέτηση δεδομένων. Αυτό είναι ακριβώς η εργασία για την οποία έχει δημιουργηθεί η βασισμένη σε κανόνες αυτοματοποίηση (RPA): άντληση δεδομένων από το σύστημα Α και τοποθέτησή τους στα σωστά πεδία του συστήματος Β ή ενός προτύπου εγγράφου.
Ο όγκος ενισχύει αυτό. Σε κάθε αποστολή αυτό πρέπει να επαναληφθεί, πράγμα που σημαίνει ότι ένα μικρό χρονικό όφελος ανά έγγραφο πολλαπλασιάζεται σε εκατοντάδες ή χιλιάδες αποστολές τον μήνα. Όπου ο όγκος είναι υψηλός και η εργασία επαναλαμβάνεται, η πιθανότητα η αυτοματοποίηση να αποσβεστεί είναι η μεγαλύτερη.
Η συμμόρφωση σκοράρει με 2, χαμηλότερα, και αυτό λειτουργεί εδώ υπέρ: ένα CMR είναι νομικό έγγραφο με σταθερά υποχρεωτικά πεδία. Υπάρχει λίγος χώρος ερμηνείας για το τι πρέπει να περιέχει, γεγονός που διευκολύνει τον έλεγχο της ορθότητας του παραγόμενου αποτελέσματος σε σχέση με έγγραφα όπου πρέπει να κριθεί από μόνος του τι είναι συμμορφούμενο.
Ο βαθμός κρίσης βρίσκεται στο 4 και αυτό κάνει αμέσως την εικόνα πιο σύνθετη. Δεν είναι κάθε αποστολή τυπική. Μια επικίνδυνη ύλη, έναν εξαιρετικό τελωνειακό προορισμό, έναν πελάτη με αποκλίνοντα όρο παράδοσης: αυτό απαιτεί έναν έλεγχο που υπερβαίνει την απλή ανάληψη δεδομένων. Όποιος οργανώνει εδώ αυτοματοποίηση χωρίς να αναγνωρίζει αυτές τις εξαιρέσεις, διατρέχει τον κίνδυνο να βγαίνουν λανθασμένα έγγραφα εξίσου γρήγορα με τα σωστά.
Το κόστος σφάλματος στο 3 συνδέεται με αυτό. Ένα λανθασμένο CMR μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη αποστολής, ένα λανθασμένο δελτίο αποστολής σε λανθασμένη παράδοση στον πελάτη. Αυτό δεν είναι καταστροφικό, αλλά ούτε αμελητέο. Γι' αυτό η πιο εφαρμόσιμη οργάνωση σήμερα δεν είναι η πλήρης ανάληψη, αλλά η αυτόματη δημιουργία με ανθρώπινο βλέμμα στις αποκλίσεις: το σύστημα συντάσσει το έγγραφο, ένας υπάλληλος εγκρίνει ή απορρίπτει ό,τι πέφτει εκτός του τυπικού μοτίβου.
Η δημιουργικότητα σκοράρει με 1, κάτι λογικό: δεν υπάρχει τίποτα να διατυπωθεί ή να επινοηθεί, μόνο να δομηθεί. Αυτό καθιστά την εργασία κατάλληλη για αυτοματοποίηση, αλλά σημαίνει επίσης ότι υπάρχει λίγος χώρος για πιο έξυπνη εργασία μέσω μοντέλων γλώσσας AI. Αυτή είναι εργασία κανόνων, όχι συγγραφική εργασία.
Η τεχνολογία που ταιριάζει εδώ είναι το RPA: λογισμικό που αναλαμβάνει δεδομένα και συνθέτει έγγραφα σύμφωνα με σταθερούς κανόνες. Όχι γενετική AI που παράγει ελεύθερο κείμενο, αλλά ένα σενάριο που αντλεί δεδομένα παραγγελίας από το TMS ή το ERP και τα τοποθετεί στη σωστή μορφή εγγράφου. Αυτό λειτουργεί εφόσον πληρούνται δύο προϋποθέσεις: οι μορφές εγγράφων είναι τυποποιημένες, και υπάρχει σύνδεση με τα δεδομένα παραγγελίας. Χωρίς αυτή τη σύνδεση, κάποιος συνεχίζει να πληκτρολογεί χειροκίνητα, και χωρίς τυποποιημένη μορφή πρέπει να ξανασκεφτεί κανείς τη διάταξη για κάθε εξαίρεση.
Σε μια επιχείρηση που στέλνει κυρίως τυπικές αποστολές εντός της ΕΕ, με περιορισμένο αριθμό πελατών και σταθερούς όρους παράδοσης, η ανάληψη είναι μεγάλη: σχεδόν όλα τα έγγραφα ακολουθούν το ίδιο μοτίβο. Σε έναν διαμεταφορέα που εργάζεται διεθνώς με μεταβαλλόμενες τελωνειακές απαιτήσεις, επικίνδυνες ύλες και συμφωνίες ειδικές ανά πελάτη, το ποσοστό της εργασίας που μπορεί να αυτοματοποιηθεί είναι χαμηλότερο, και ένα μεγαλύτερο μέρος παραμένει στον υπάλληλο που αναγνωρίζει τις εξαιρέσεις.
Αυτή η εξάρτηση από την τυποποίηση είναι η ίδια λογική που ισχύει στην επεξεργασία τιμολογίων αγορών και στην καταχώριση δελτίου παραλαβής στο σύστημα: όσο πιο δομημένη είναι η πηγή, τόσο μεγαλύτερο είναι το μέρος που μπορεί να γίνει χωρίς ανθρώπινο χέρι. Παρακάτω στη διαδικασία logistics ισχύει διαφορετικά, όπως στην ανάθεση θέσεων αποθήκης ή στην περισυλλογή και συσκευασία εμπορευμάτων, όπου οι φυσικές ενέργειες θέτουν ένα διαφορετικό όριο.
Αυτό δεν είναι δήλωση για το ποιος εκτελεί σήμερα αυτή την εργασία ή θα έπρεπε να συνεχίσει να την εκτελεί. Τι κάνει ένας οργανισμός με τις ώρες που ελευθερώνονται δεν εμπίπτει σε αυτή την ανάλυση· αποφάσεις που αφορούν το προσωπικό έχουν τις δικές τους νομικές απαιτήσεις και δεν πρέπει να κρίνονται εδώ.
Οι οκτώ άξονες που χρησιμοποιούνται εδώ -- από τη δομημένη φύση έως τη συμμόρφωση -- αποτελούν τη σταθερή βάση κάθε αξιολόγησης εργασίας. Πώς λειτουργεί ακριβώς αυτή η αξιολόγηση εξηγείται σε ξεχωριστή σελίδα, για όσους θέλουν να δουν από πού προέρχονται οι βαθμολογίες. Για όσους θέλουν να δουν ευρύτερα από αυτή τη μία εργασία: ποια εργασία στα logistics μπορεί να αναλάβει η AI δίνει μια επισκόπηση αυτού.
Για τα έγγραφα μεταφοράς ισχύει: το δομημένο, υψηλού όγκου μέρος προσφέρεται για αυτόματη σύνταξη, οι εξαιρέσεις απαιτούν ακόμη ελεγκτικό βλέμμα. Πόσο από τη ροή εγγράφων σας εμπίπτει στο πρώτο μέρος και πόσο στο δεύτερο, διαφέρει ανά επιχείρηση και εξαρτάται από το πόσο ομοιόμορφες είναι οι αποστολές σας.
Η δωρεάν γρήγορη σάρωση δίνει μια πρώτη ένδειξη γι' αυτό: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια εκτίμηση του μέρους των ωρών στο προφίλ σας που μπορεί να αναλάβει σήμερα η AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που αναλύει την εργασία μιας ολόκληρης επιχείρησης σε εργασίες και την υπολογίζει σε χωρητικότητα fte, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.