Izdelava tovornih dokumentov pomeni izdelavo CMR-jev, dobavnic in drugih odpremnih dokumentov, potrebnih za odpremo pošiljke. Pri logističnem sodelavcu ali špediterju se to običajno izvaja v sistemu TMS ali ERP, na podlagi podatkov naročila, ki so že zabeleženi. Vprašanje ni, ali je to nekoč mogoče avtomatizirati, temveč kaj je danes že mogoče.
Tukaj slika je določena s tremi osemi: strukturiranostjo, obsegom in skladnostjo (compliance).
Strukturiranost je visoka. CMR sledi fiksnemu formatu, dobavnica sledi fiksnemu formatu, in podatki, ki morajo biti vanju vneseni -- pošiljatelj, prejemnik, število kolijev, teža, referenčna številka -- so že v sistemu naročil. Ni potrebno besedilo, le prevzem in umestitev podatkov. To je natanko delo, za katero je namenjena avtomatizacija na osnovi pravil (RPA): pridobivanje podatkov iz sistema A in njihovo vnašanje v pravilna polja sistema B ali dokumentne predloge.
Obseg to še okrepi. Pri vsaki pošiljki se to mora ponoviti, kar pomeni, da se majhna časovna prednost pri posameznem dokumentu pomnoži pri stotinah ali tisočih pošiljk na mesec. Kjer je obseg visok in se delo ponavlja, je verjetnost, da se avtomatizacija povrne, najvišja.
Skladnost (compliance) je ocenjena z oceno 2, in to tukaj ravno pripomore: CMR je pravni dokument s fiksnimi obveznimi polji. Malo je prostora za interpretacijo glede tega, kaj mora vsebovati, kar olajša preverjanje pravilnosti rezultata v primerjavi z dokumenti, kjer je treba samostojno presoditi, kaj je skladno.
Os presoje je na 4, in to takoj naredi sliko bolj nianstirano. Ne vsaka pošiljka je standardna. Nevarna snov, izjemna carinska destinacija, stranka z odstopajočim dobavnim pogojem: to zahteva preverjanje, ki presega zgolj prevzem podatkov. Kdor tukaj vzpostavi avtomatizacijo brez prepoznavanja teh izjem, tvega, da napačni dokumenti zapustijo podjetje enako hitro kot pravilni.
Stroški napak na 3 sodijo zraven. Napačen CMR lahko privede do zavrnjene pošiljke, napačna dobavnica do napačne dostave stranki. To ni katastrofalno, vendar tudi ni zanemarljivo. Zato je danes najbolj izvedljiva ureditev ne popoln prevzem, temveč avtomatska generacija s človeškim nadzorom pri odstopanjih: sistem pripravi dokument, sodelavec potrdi ali zavrne tisto, kar odstopa od standardnega vzorca.
Ustvarjalnost je ocenjena z 1, kar je logično: ni ničesar, kar bi bilo treba formulirati ali izmisliti, le strukturirati. To naredi nalogo primerno za avtomatizacijo, hkrati pa pomeni, da je malo prostora za pametnejše delo z jezikovnimi modeli AI. To je delo s pravili, ne pisno delo.
Tehnologija, ki tukaj ustreza, je RPA: programska oprema, ki po fiksnih pravilih prevzema podatke in sestavlja dokumente. Ne generativna AI, ki proizvaja prosto besedilo, temveč skript, ki pridobiva podatke naročila iz TMS ali ERP in jih vstavlja v pravilen format dokumenta. To deluje, dokler sta izpolnjena dva pogoja: formati dokumentov so standardizirani, in obstaja povezava s podatki naročila. Brez te povezave nekdo še naprej ročno pretipkava, in brez standardnega formata je treba pri vsaki izjemi ponovno premisliti o razporeditvi.
Pri podjetju, ki predvsem odpravlja standardne pošiljke znotraj EU, z omejenim številom strank in fiksnimi dobavnimi pogoji, je prevzem velik: skoraj vsi dokumenti sledijo enakemu vzorcu. Pri špediterju, ki deluje mednarodno z spremenljivimi carinskimi zahtevami, nevarnimi snovmi in specifičnimi dogovori s strankami, je delež avtomatiziranega dela nižji, in večji delež ostane pri sodelavcu, ki prepozna izjeme.
Ta odvisnost od standardizacije je enaka logika, ki velja pri obdelavi vhodnih faktur in pri registraciji prevzemnice v sistemu: bolj strukturiran je vir, večji je delež, ki lahko poteka brez človeške roke. Nadalje v logističnem procesu to velja drugače, kot pri dodeljevanju lokacij v skladišču ali pri pobiranju in pakiranju blaga, kjer fizična opravila postavljajo drugačno mejo.
To ni izjava o tem, kdo to nalogo danes opravlja ali bi jo moral še naprej opravljati. Kaj organizacija naredi s sproščenimi urami, ne spada v to analizo; odločitve, ki zadevajo osebje, imajo svoje zakonske zahteve in jih tukaj ne presojamo.
Osem osi, uporabljenih tukaj -- od strukturiranosti do skladnosti -- tvorijo fiksno osnovo vsake presoje naloge. Kako natančno deluje ta presoja je pojasnjeno na posebni strani, za tiste, ki želijo videti, od kod izhajajo ocene. Za tiste, ki želijo pogledati širše od te ene naloge: katero delo v logistiki lahko AI prevzame ponuja pregled tega.
Za tovorne dokumente velja: strukturirani del z visokim obsegom se dobro obnese pri avtomatski izdelavi, izjeme pa še zahtevajo nadzorno oko. Koliko vašega dokumentnega toka spada v prvi del in koliko v drugi, se razlikuje glede na podjetje in je odvisno od tega, kako enotne so vaše pošiljke.
Brezplačen hitri pregled (quickscan) daje prvo indikacijo: dvanajst vprašanj, brez računa, z oceno deleža ur v vašem profilu, ki jih je danes mogoče prevzeti z AI. Popolna delovna analiza (werkscan), ki delo celotnega podjetja razdela na naloge in preračuna v kapaciteto FTE, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.