V veliki meri da. Povezovanje bančnih transakcij z odprtimi postavkami je natanko tista vrsta dela, za katero je avtomatizirano usklajevanje kot nalašč: stalna struktura, veliki obsegi in napaka, ki jo je večinoma mogoče hitro popraviti. Kjer je bančna povezava aktivna in so pravila usklajevanja jasna, gre danes že za delo, ki ga v veliki meri opravlja programska oprema, pri čemer sodelavec obravnava preostale izjeme.
Bančni izpisek je strukturirana datoteka: stalna polja za znesek, datum, nasprotni račun in opis. Odprta postavka v knjigovodstvu ima podobna polja. Usklajevanje je tako v veliki meri vprašanje primerjave zneska in referenčne oznake, kar je naloga, ki poteka po pravilih, ne pa naloga, ki bi za vsak primer zahtevala novo presojo. Poleg tega je obseg pogosto velik: podjetje s stotinami ali tisoči transakcij na mesec ima veliko pridobiti s procesom, ki se ne ustavi na kavo.
Stroški napake so srednji. Napačna povezava ne prizadene neposredno stranke in redko vodi do globe, lahko pa povzroči, da se knjigovodstvo na papirju ujema, medtem ko je dejansko stanje drugačno. Zato je nadzor še vedno potreben, ne zato ker tehnika tega ne zmore, temveč ker se posamezna napačna uskladitev pokaže šele pozneje, na primer pri uskladitvi ob koncu meseca.
Transakcija v znesku 1.240 evrov z opisom "faktura 20345" se samodejno poveže z odprto postavko s tem številom fakture in zneskom. To poteka brez napak, dokler se znesek in referenčna oznaka ujemata. Če prispe delno plačilo, zaokrožen znesek ali opis brez številke fakture, se samodejna uskladitev ustavi in sodelavec mora presoditi, katera postavka ustreza. To je natanko razlika med tem, kar obravnava sistem, in tem, kar ostane za človeka: ne zato ker je zahtevno, temveč ker manjka podatek za uporabo pravila.
Tehniko, ki danes obvladuje to delo, je mogoče opredeliti kot RPA: programsko opremo, ki po stalnih pravilih prepoznava, primerja in povezuje transakcije. To ni samoučeč sistem, ki sam presoja, kaj verjetno sodi skupaj; gre za izvajanje vnaprej določenih dogovorov. To pomeni tudi, da je kakovost rezultata odvisna od kakovosti teh dogovorov, ne od pameti programske opreme.
Dva pogoja določata, ali to pri podjetju deluje. Prvič, aktivna bančna povezava: brez avtomatizirane dostave izpiskov v knjigovodstvo ni ničesar za usklajevanje. Drugič, jasna pravila usklajevanja: bolj kot je dogovor o tem, kaj šteje za ujemanje, nedvoumen, manj dela ostane za sodelavca. Če manjka eden od obeh pogojev, se delo samodejno vrne k ročnemu preverjanju, kar takrat ni pomanjkljivost tehnike, temveč njene priprave.
Pri podjetju, ki poleg banke posluje prek več plačilnih ponudnikov, je stanje nekoliko drugačno: takrat je pomembno tudi, kako je urejeno usklajevanje transakcij plačilnih ponudnikov, saj to ne izhaja samodejno iz bančne povezave. In pri podjetju, kjer je veliko delnih plačil ali odstopajočih referenčnih oznak, ostane delež ročnega dela večji kot pri podjetju s stalnimi, prepoznavnimi plačilnimi tokovi.
Ta naloga ponazarja širši vzorec: delo, ki poteka po pravilih in se pojavlja v velikem obsegu, se prej preseli k programski opremi kot delo, ki za vsak primer zahteva presojo. Enak vzorec vidimo pri vnašanju nabavnih računov v knjigovodski sistem in pri spremljanju rokov zapadlosti nabavnih računov za pravočasno plačilo, obe nalogi imata stalno strukturo in ponavljanje. Pri podjetju, kjer isti procesi niso tako standardizirani, ta premik poteka počasneje, ne zato ker UI tam zmore manj, temveč zato ker je treba za to šele postaviti temelje.
Kar ostane, ni naključje: gre za del, kjer je potrebna presoja, ki ne sodi v pravilo. Kdor želi to natančno opredeliti za lastno administracijo, naj si ogleda tudi sestavljanje seznama odprtih postavk terjatev in obveznosti, saj sta ti dve nalogi v praksi pogosto povezani.
To ni kadrovski nasvet in ne utemeljitev za odločitev o delovnih mestih ali zasedbi. Kaj organizacija naredi s sproščeno kapaciteto, je stvar organizacije same. Če se pri prenovi tovrstnih procesov pojavi vprašanje soodločanja, zanj veljajo lastne zakonske zahteve; glejte kdaj je to v pristojnosti sveta delavcev.
Ali je ta premik pri vašem lastnem knjigovodstvu že tako daleč, je odvisno od vaše bančne povezave in natančnosti vaših pravil usklajevanja. To je pri vsakem podjetju drugače, izjava brez poznavanja teh podatkov pa ni nič več kot ugibanje. Brezplačni hitri test podjetja FTE TO AI daje prvo usmeritev: dvanajst vprašanj, brez računa, z oceno, kolikšen del ur v tem profilu je danes mogoče prenesti na UI. Celovita analiza dela, ki na ta način razčleni delo celotnega podjetja, je še v pripravi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.