Delno. Zaznavanje, da je rok hrambe potekel, in priprava dokumentov za uničenje ali anonimizacijo je dobro avtomatizirati. Dokončna odločitev, da se dokument res uniči, ostaja pri človeku, in to z razlogom, zakaj mora biti tako.
Tri osi določajo sliko: skladnost (compliance), strukturiranost in obseg.
Strukturiranost je visoka. Rok hrambe je pravilo: dokument tipa X se hrani Y let, nato sledi uničenje ali anonimizacija. To je prav tista vrsta logike, ki jo lahko sistem uveljavlja brez interpretacije. Obseg je povprečen: ne vsako podjetje ima vsak dan tisoče dokumentov, ki dosežejo datum, a to tudi ni izjemna naloga. Neprestano poteka tok dosjejev, ki dosegajo rok.
Os skladnosti je tista, kjer se stvar prevesi. Ta je ocenjena z 1, najbolj neugodno od vseh osmih osi, in to ni naključje. Uničenje napačnega dokumenta, prezgodaj ali prepozno, ni mogoče popraviti. Dosje stranke, ki izgine prezgodaj, medtem ko še poteka pravni spor, je težava, ki je ni mogoče rešiti s popravkom. Dosje, ki izgine prepozno, lahko pomeni kršitev GDPR. Zato tudi stroški napak ocenjujejo nizko: škoda napake ni obrobna, temveč potencialno nepopravljiva.
Nasproti temu stojijo strukturiranost, stik s stranko, fizično delo in ustvarjalnost, ki vse ugodno vplivajo na avtomatizacijo. Fizično dejanje ni potrebno, razen pri papirnih arhivih, ni pogovora s stranko in ni ustvarjalne presoje po posameznem dosjeju. V bistvu gre za uveljavljanje pravila na veliki količini podatkov. To je prav tisto, v čemer je programska opremа dobra, dokler je pravilo samo pravilno in dokler pri zadnjem koraku sodeluje človek.
Upravljavec arhiva pri srednje veliki organizaciji upravlja sistem za upravljanje dokumentov, v katerem se združujejo kadrovski dosjeji, računi in pogodbe s strankami. Za račune velja zakonski rok hrambe sedem let, za dosjeje zavrnjenih kandidatov za zaposlitev štiri tedne, za pogodbe pogosto trajanje pogodbe plus nekaj let. Sistem s pravili po vrsti dokumenta lahko samodejno zazna, kateri dokumenti dosežejo rok, in jih označi za ukrepanje. To upravljavcu arhiva prihrani ročno preiskovanje map po datumu poteka, kar je pri rastočem arhivu naloga, ki drugače postaja vse bolj zamudna.
Kar sistem ne počne samostojno, je pritisk na gumb. Pri dokončnem uničenju je potreben nadzor štirih oči: nekdo, ki potrdi, da lahko označeni dokument res izgine, in nekdo drug, ki to preveri. Ta korak ne obstaja zato, da bi izražal nezaupanje do tehnologije, temveč ker uničenega dosjeja ni mogoče priklicati nazaj, če bi politika rokov hrambe morala predvideti izjemo, na primer zaradi tekočega sodnega postopka ali zahteve za informacije.
Tehnologija, ki tu ustreza, je RPA: programska opremа, ki po fiksnih pravilih prepoznava, označuje in pripravlja dokumente. To deluje, dokler obstaja fiksna politika rokov hrambe po vrsti dokumenta. Brez te politike nima nobeн sistem oprijemljive podlage, in ocenjevanje po posameznem dosjeju ostaja delo ljudi. Organizacije, ki so to že avtomatizirale, so praviloma najprej dosledno določile roke hrambe po kategoriji dokumentov, pogosto v povezavi s tem, kako tudi arhivirajo pogodbe in jih ohranjajo iskane preko sistema, ki arhivira pogodbe in jih ohranja iskane. Kdor tega še nima urejenega, bo moral najprej narediti ta korak, preden je avtomatizacija uničevanja realistična.
Pri podjetju z majhnim, preglednim arhivom in malo vrstami dokumentov je razlika med samodejnim in ročnim omejena: upravljavec arhiva je tako ali tako imel pregled. Pri organizaciji s tisoči dosjejev, več vrstami dokumentov in različnimi roki se ročni nadzor zaplete zaradi obsega, in samodejno zaznavanje postane bolj vredno. Tudi sektor igra vlogo: v zdravstvu in finančnem sektorju veljajo strožji in včasih drugačni roki kot v drugih panogah, kar zahteva natančnejše upravljanje pravil. To se navezuje na to, kako se lahko compliance koledar z roki samodejno vodi, kjer velja enaka logika fiksnih pravil in človeške odobritve.
Meja ne poteka pri zaznavanju, temveč pri odločanju. Takoj ko gre pri dokumentu za izjemo, tekoč spor, posebni pravni status, je potrebna presoja, ki jo sistem pravil ne premore. To je enaka meja, kot jo vidimo pri nadzoru podaljšanj pogodb in odpovednih rokov, kjer sistem zaznava, a človek presoja. Kdor to temo obravnava znotraj lastne organizacije, dobro stori, če pogleda tudi, kako se v to vklaplja soodločanje delavcev, na primer preko postopka obveščanja sveta delavcev o uporabi AI. Če uvedba takšnih sistemov vpliva na funkcije ali naloge zaposlenih, veljajo zanjo lastne zakonske zahteve glede soodločanja in kadrovske politike, ločeno od tehničnega vprašanja, kaj sistem zmore.
Vprašanje, ali to velja za vašo organizacijo, je odvisno od tega, koliko vrst dokumentov upravljate, kako dosledno je vaša politika rokov hrambe že določena, in koliko dosjejev na leto doseže rok. To se močno razlikuje po sektorjih; kdor želi vedeti, kako se ta vrsta avtomatizacije primerja z drugimi operativnimi nalogami, najde širšo slikо v pregledu kaj lahko AI prevzame v transportnem sektorju, kot primer, kako se enake osi izražajo v drugem kontekstu.
Brezplačni hitri test podjetja FTE TO AI obsega dvanajst vprašanj, brez računa, in poda oceno, kateri delež ur v vašem profilu je danes mogoče prevzeti z AI. Popolna delovna analiza, ki delo podjetja razčleni nalogo za nalogo, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.