Stocarea contractelor semnate cu metadatele corecte, astfel încât să poată fi găsite ulterior și ca durata lor să poată fi monitorizată. Această sarcină o întâlnim la angajații juridici și office managerii, de obicei într-un sistem de gestionare a contractelor sau un sistem de gestionare a documentelor. Întrebarea nu este dacă există tehnologie pentru asta, ci dacă această tehnologie poate îndeplini sarcina în mod independent sau doar o poate sprijini.
Arhivarea în sine este o activitate destul de structurată: un contract este primit, primește câmpuri precum partea contractantă, data de începere, durata și tipul de contract, și este stocat într-un loc fix. Acesta este exact tipul de acțiune repetabilă și bazată pe reguli în care rpa (robotic process automation) excelează. Un script poate deschide un pdf, recunoaște text, completează câmpuri și plasează documentul în sistemul corect, fără ca un om să trebuiască să se uite la fiecare contract în parte.
Unde apar problemele, nu este acțiunea, ci responsabilitatea din spatele ei. Arhivele de contracte fac deseori parte dintr-o obligație de conformitate: o companie trebuie să poată demonstra când a intrat în vigoare un contract, care este termenul de reziliere și cât timp trebuie păstrat conform legii sau regulilor sectoriale. Această axă de conformitate obține un scor scăzut pentru că consecințele unei erori nu devin vizibile la momentul arhivării în sine, ci abia luni sau ani mai târziu, când un contract a fost distrus în mod nejustificat sau a fost ratat un termen. De aceea rămâne necesară o schemă fixă de metadate stabilită de oameni, precum și o legătură cu politica organizației privind termenele de păstrare. Fără aceste două condiții preliminare, un sistem arhivează ordonat, dar nu în mod fiabil.
Volumul este un al treilea factor. La o companie cu câteva zeci de contracte pe an, controlul manual este încă gestionabil și automatizarea este mai degrabă o comoditate. La o companie cu sute sau mii de contracte, de exemplu o agenție de recrutare temporară sau un administrator de imobile, volumul în sine devine motivul pentru automatizare: niciun om nu poate ține evidența fără erori fără suport.
O companie mică sau mijlocie cu cincisprezece contracte de furnizor în curs își poate întreține foarte bine arhiva manual, într-un dosar cu un rezumat în Excel. Office managerul cunoaște contractele, duratele sunt clare și costurile unei erori legate de un termen de reziliere ratat sunt limitate. La o organizație cu sute de contracte de chirie, contracte de muncă sau contracte de livrare, situația este diferită: acolo, o schemă fixă de metadate nu este un lux, ci o condiție pentru a păstra arhiva funcțională, iar rpa este un instrument real pentru a introduce contractele noi în mod consecvent.
Schimbarea nu constă în înlocuirea angajatului juridic sau a office managerului, ci în redistribuirea timpului acestora. Acolo unde ei acum retranscriu contracte într-un sistem, se pot concentra pe contractele care nu se încadrează în schema standard, pe excepții și pe conceperea politicii în sine. Acest lucru se aliniază cu o tendință mai largă: AI preia munca de introducere a datelor, iar oamenii păstrează evaluarea și responsabilitatea.
Această schimbare este legată de sarcini adiacente. Arhivarea în sine are o valoare limitată dacă nu se analizează și ce se întâmplă după stocare: dacă AI poate monitoriza prelungirile de contract și termenele de reziliere, dacă se poate întreține un calendar de conformitate cu termene limită odată ce metadatele au fost înregistrate corect, și cum se aplică termenele de păstrare și distrugerea documentelor la finalul ciclului de viață al unui contract. Acestea nu sunt întrebări izolate: arhivarea este primul pas într-un lanț care funcționează complet doar atunci când fiecare pas folosește aceleași metadate și aceleași reguli.
În companiile cu un număr clar și mic de tipuri de contracte și un sistem existent, automatizarea arhivării avansează relativ rapid: schema de metadate poate fi stabilită cu ușurință, iar soluția rpa poate fi implementată rapid. La companiile cu multe tipuri diferite de contracte, șabloane variabile sau fără o politică stabilită privind termenele de păstrare, procesul durează mai mult, nu pentru că tehnologia nu ar fi capabilă, ci pentru că condițiile preliminare nu sunt încă stabilite. Acest lucru se aplică și în afara departamentului juridic: în sectoare cu multe fluxuri de documente, precum se poate observa la ce poate prelua AI în sectorul transportului, aceeași dependență de structură și reglementare se manifestă în diferite tipuri de documente.
Cei care implementează această schimbare într-o organizație fac bine să analizeze și modul în care aceasta este discutată intern. La o schimbare a sarcinilor care erau anterior îndeplinite de oameni, se aplică cerințe legale specifice privind consultarea angajaților; vezi informarea consiliului de întreprindere despre AI pentru ce se cuvine cel puțin în această privință. Acest articol nu este un sfat de resurse umane și nu constituie o fundamentare pentru o decizie privind posturile; el descrie doar ce parte din munca de arhivare este astăzi transferabilă din punct de vedere tehnic.
Dacă arhivarea contractelor în organizația dumneavoastră este transferabilă în cea mai mare parte, depinde de numărul de contracte, de măsura în care există deja o schemă de metadate și de cât de bine definită este politica privind termenele de păstrare. Un bun punct de plecare este să analizați câte din orele actuale sunt dedicate muncii de introducere a datelor și câte excepțiilor și evaluării. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI oferă o primă indicație în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație a ce parte din orele din acest profil de activitate poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care analizează în profunzime sarcinile individuale dintr-o organizație, este încă în curs de dezvoltare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.