Cine gestionează un portofoliu de contracte cunoaște riscul: un termen de reziliere este ratat, un contract se reînnoiește automat în condiții nefavorabile, și nimeni nu a observat. Sarcina în sine nu este complicată. Este o chestiune de a ține evidența datelor: data de start, durata, termenul de reziliere, regula de reînnoire. Când aceste date sunt înregistrate undeva structurat, semnalarea momentului în care este nevoie de acțiune este exact genul de muncă la care AI se pricepe. Întrebarea nu este dacă un sistem poate recunoaște o dată, ci dacă informația de bază este înregistrată în mod fiabil și fără ambiguitate.
Sarcina obține un scor ridicat în privința gradului de structurare: un contract are o dată de încheiere, un termen de reziliere și o regulă de reînnoire, iar acestea sunt în majoritatea cazurilor stabilite explicit. Este nevoie de puțină acțiune fizică, și nu este nevoie de creativitate pentru a determina că se apropie un termen limită. Un agent poate parcurge zilnic un sistem de gestionare a contractelor sau o agendă, poate aplica regulile de reînnoire și poate transmite la timp un semnal persoanei responsabile. Este exact ceea ce se întâmplă deja astăzi la companiile care au datele contractuale în ordine: sistemul semnalează, managerul de contract evaluează și decide.
Motivul pentru care aceasta nu este o preluare completă se regăsește în trei axe care sunt decisive aici. Costurile erorilor sunt ridicate: un termen de reziliere ratat poate prelungi neintenționat un contract cu ani de zile, cu consecințe financiare care depășesc cu mult costurile monitorizării în sine. Un termen limită ratat nu poate fi pur și simplu remediat, ceea ce face riscantă semnalarea automată fără control. În plus, în ciuda structurii, este totuși nevoie de spațiu de apreciere: este dorită această reînnoire, trebuie negociat, există un motiv strategic pentru a nu rezilia tocmai acum? Astfel de considerații depășesc ceea ce o sarcină poate răspunde pur pe baza datelor calendaristice.
Un manager de contracte administrează sute de contracte cu furnizori. La majoritatea, întrebarea este simplă: contractul continuă în mod normal, sau trebuie să se întâmple ceva? Un agent semnalează cu șaizeci de zile înainte de termenul de reziliere că un contract cu un furnizor se reînnoiește automat în condițiile actuale. La un contract de rutină cu un furnizor mic, acest lucru este suficient: managerul de contract confirmă, iar reînnoirea continuă sau este anulată. La un furnizor strategic important, situația este diferită. Acolo, reînnoirea este poate tocmai momentul potrivit pentru a negocia prețul sau condițiile, iar aceasta necesită o evaluare pe care sistemul nu o poate face. Semnalul este același în ambele cazuri; urmărirea nu.
Această apreciere se schimbă în funcție de calitatea datelor de bază. Dacă datele contractuale sunt răspândite în e-mailuri, PDF-uri și fișiere Excel separate, fără o înregistrare centralizată, atunci gradul de structurare este în practică mult mai scăzut decât pe hârtie, și trebuie mai întâi pusă ordine înainte ca un agent să poată prelua ceva aici. Dacă portofoliul de contracte este, dimpotrivă, înregistrat structurat, cu reguli clare de reînnoire și o cale de escaladare fixă către persoana responsabilă, atunci partea care poate fi preluată este mai mare și mai fiabilă. Contează și natura contractelor: o organizație cu în principal contracte standard cu furnizorii are un profil de risc diferit față de o organizație cu acorduri complexe, negociate, în care o reînnoire necesită întotdeauna o evaluare de fond.
Pentru ca acest lucru să funcționeze în mod fiabil, datele de încheiere și regulile de reînnoire trebuie să fie stabilite fără ambiguitate pentru fiecare contract, și trebuie să existe o cale de escaladare către cel care decide în final. Fără aceste două condiții, semnalarea este nesigură sau lipsește urmărirea în momentul în care contează. Acest lucru se leagă și de obligații mai ample: cine monitorizează contracte, ține adesea cont și de termenele de păstrare și momentul în care documentele pot fi distruse, de un calendar de conformitate în care termenele limită sunt centralizate, și uneori de întocmirea contractelor ulterioare în sine, o sarcină care implică alte considerații decât monitorizarea contractelor existente. Cine bazează decizii de personal pe capacitatea eliberată în acest rol trebuie să conștientizeze de altfel că pentru aceasta se aplică cerințe legale proprii; aceasta nu este o concluzie care rezultă dintr-un calcul de ore.
Esența acestei sarcini nu este ca AI să decidă, ci ca AI să semnaleze și un om să evalueze. Această distincție este exact ceea ce contează în privința supravegherii umane asupra AI în practică: nu orice semnal este o decizie, și nu orice aprobare reprezintă aceeași muncă ca evaluarea în sine. În cazul monitorizării contractelor, aceasta înseamnă un sistem care semnalează, și un responsabil care aprobă sau intervine, cu motiv.
Dacă acest lucru înseamnă pentru organizația dumneavoastră că o mare parte din monitorizarea contractelor poate fi automatizată depinde de starea actuală a datelor dumneavoastră contractuale. Scanarea rapidă gratuită oferă o primă indicație în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o estimare a proporției din orele dedicate acestui tip de muncă ce poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă de lucru, care calculează acest lucru pe sarcină, în organizația dumneavoastră proprie, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.