Plățile care intră prin furnizori de plăți online (gândiți-vă la Mollie, Stripe, Adyen) trebuie reconciliate cu facturile de vânzare și cu mișcările bancare pe care apar în final banii. Aceasta este o muncă de asociere: se pun unele lângă altele sumele, referințele și datele pentru a stabili care factură corespunde cărei plăți și care plată corespunde cărei mișcări bancare. Muncă tipică pentru contabili și angajați administrativi, cu o conectare la furnizorul de plăți și sistemul contabil ca instrumente.
Trei axe sunt decisive aici: gradul de structurare, volumul și costul erorilor.
Sarcina este destul de structurată (4 din 5). O plată are o sumă, o dată, o referință sau un ID de tranzacție. O factură are același tip de caracteristici. Asocierea este, în esență, o comparație aritmetică și logică, nu o sarcină care necesită interpretarea unei situații. Volumul este ridicat (5 din 5): la un magazin online sau un prestator de servicii cu multe tranzacții mici, acest lucru ajunge rapid la sute sau mii de rânduri pe lună, și acesta este exact tipul de repetitivitate în care asocierea automatizată își demonstrează valoarea.
Costul erorilor este însă mai scăzut (2 din 5): o asociere greșită înseamnă o factură care este marcată în mod eronat ca plătită, sau o mișcare bancară care este atribuită clientului greșit. Astfel de erori sunt observate, dar de multe ori doar la următoarea închidere sau în urma unei reclamații a unui client care primește o notificare de restanță pentru o factură deja plătită. De aceea, automatizarea completă fără control nu este o idee bună, chiar dacă sarcina în sine se pretează bine la structurare.
Spațiul de judecată (2) este limitat, dar nu zero: marea majoritate a asocierilor sunt clare, o mică parte necesită o decizie (plată parțială, diferență de curs valutar, tranzacție dublă). Conformitatea (3) intervine deoarece reconcilierea face parte dintr-o contabilitate financiară de încredere, cu cerințe de verificabilitate care nu decurg din conectarea în sine, ci din modul în care o companie trebuie să își poată justifica contabilitatea. Contactul cu clienții (5), munca fizică (5) și creativitatea (5) nu sunt relevante aici; această sarcină se desfășoară integral în sisteme, nu la un ghișeu sau într-o conversație.
Un exemplu: un magazin online primește prin intermediul unui furnizor de plăți sute de plăți pe săptămână, fiecare cu o referință de tranzacție care poate fi găsită în sistemul contabil. Cu o conectare activă și reguli de asociere clare (sumă plus referință, sau sumă plus dată plus nume client dacă referința lipsește), un proces RPA poate finaliza independent cea mai mare parte a acestor asocieri. Ceea ce rămâne este o listă de excepții: sume diferite, referințe lipsă, înregistrări duble. Această listă este verificată de un angajat comparând cu documentele originale și evaluată cu o aprobare sau un refuz, cu motiv. Aceasta este forma potrivită aici: AI execută asocierea, un om supraveghează ceea ce nu se rezolvă de la sine.
La o altă companie, situația este diferită. Fără o conectare activă cu furnizorul de plăți, sau cu plăți care intră prin foi de calcul separate, lipsește structura pe care se bazează asocierea, iar munca revine la sortarea manuală. La o companie cu multe plăți parțiale, reduceri și note de credit, spațiul de judecată crește și scade proporția care poate fi realizată fără supraveghere. Condițiile de bază nu sunt deci decorative: fără conectare și fără reguli de asociere clare, aceasta este o sarcină care rămâne în mare parte muncă umană, cu sau fără ambiția de a automatiza.
Reconcilierea nu este izolată. Cei care au automatizat deja în mare parte întocmirea și trimiterea facturilor de vânzare observă adesea că asocierea devine, de cealaltă parte, mai simplă de la sine, pentru că referințele sunt mai consistente. Același lucru se aplică pe partea de achiziții: înregistrarea facturilor de achiziție în sistemul contabil și monitorizarea termenelor de plată ale facturilor de achiziție pentru plata la timp sunt sarcini de asociere similare, cu axe favorabile și nefavorabile similare. Companiile care privesc aceste sarcini una lângă alta observă adesea un tablou consistent: munca structurată și de volum ridicat se deplasează către sisteme cu supraveghere asupra excepțiilor, în timp ce munca cu mult spațiu de judecată sau contact cu clienții, precum se poate observa în ce poate prelua AI în horeca sau la răspunsul la telefon și transferul apelurilor, evoluează mai lent. Și întocmirea unei liste de poziții deschise pentru debitori și creditori se bazează pe aceeași logică de asociere și pe aceeași dependență de conectări corecte.
Acesta nu este un sfat de personal și nici un motiv pentru a revizui funcții. Dacă și cum o organizație redistribuie orele eliberate este o alegere a angajatorului însuși; pentru deciziile care afectează personalul se aplică cerințe legale proprii, separate de ceea ce se constată aici despre sarcină. Ceea ce se prezintă aici este o evaluare a muncii, nu a persoanelor care o desfășoară în prezent.
Dacă reconcilierea la propria companie poate fi automatizată într-o proporție mare sau doar mică depinde de conectarea pe care o aveți cu furnizorul dumneavoastră de plăți și de cât de clare sunt regulile dumneavoastră de asociere. Scanarea rapidă gratuită, douăsprezece întrebări, fără cont, oferă o indicație despre ce parte din orele din acest profil poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care detaliază munca companiei dumneavoastră până la nivel de sarcini, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.