Înregistrarea facturilor de achiziție este unul dintre cei mai des menționați candidați atunci când vine vorba de AI și contabilitate. O factură sosește, sumele trebuie transferate în sistemul contabil, TVA-ul trebuie să fie corect și trebuie asociat un cont din planul de conturi. Răspunsul la întrebarea dacă AI preia această sarcină nu este pur și simplu da sau nu. Este în mare parte da, cu o observație importantă pentru o parte din cazuri.
Trei axe sunt aici decisive: gradul de structurare, volumul și costul erorilor.
O factură de achiziție este un document structurat. Conține un furnizor, un număr de factură, o sumă, un procent de TVA și de obicei o descriere a ceea ce a fost livrat. Acesta este exact tipul de input pe care recunoașterea documentelor îl gestionează bine: imaginea este convertită în câmpuri, câmpurile sunt asociate cu un cont din planul de conturi. La un angrosist cu sute de facturi pe săptămână, acest volum este și motivul pentru care automatizarea este rentabilă aici. Copierea manuală a acelorași câmpuri, de sute de ori, este exact genul de muncă repetitivă pe care AI o poate gestiona deja astăzi.
Costul erorilor este mediu: o factură înregistrată greșit este neplăcută și necesită timp pentru corectare, dar nu duce imediat la un risc financiar sau juridic de prim ordin. Aceasta face din ea o sarcină pentru care automatizarea cu verificare ulterioară este o abordare acceptabilă, în loc de o sarcină care necesită prin definiție un om în prealabil.
Spațiul de judecată are un scor scăzut, și exact aici se trece de la „AI face asta” la „AI face asta, cu supraveghere”. La o factură standard de la un furnizor fix există puțin loc de îndoială: suma, TVA-ul și contul din planul de conturi se încadrează într-un tipar care s-a repetat deja de sute de ori. La o factură de la un furnizor nou, cu o descriere neobișnuită sau o creditare care nu corespunde direct unei facturi anterioare, trebuie făcută o alegere care nu reiese din documentul în sine. Acesta este momentul în care un contabil sau un angajat administrativ aprobă sau respinge, cu motiv.
Conformitatea joacă un rol similar. Înregistrările de TVA fac parte din raportarea fiscală a unei companii, iar erorile în acest domeniu au un impact diferit față de o eroare într-un raport intern. Acesta nu este un motiv pentru a nu automatiza sarcina, dar este un motiv pentru ca rezultatul AI să fie confirmat, în mod standard, de o persoană responsabilă, mai ales în faza de început.
O companie de facility management primește lunar câteva sute de facturi de la un grup fix de furnizori: produse de curățenie, întreținere, catering. Pentru acest flux, înregistrarea este astăzi în mare parte o chestiune de recunoaștere a imaginii și asociere cu o schemă existentă a planului de conturi. Munca administrativă se mută de la tastare la verificare: cineva analizează excepțiile, restul se derulează automat.
La o companie de construcții cu subcontractanți variabili, facturi legate de proiecte și acorduri care diferă frecvent de la o comandă la alta, situația este diferită. Acolo, proporția facturilor care ies din tiparul standard este mai mare, și odată cu ea și proporția muncii care necesită judecată în loc de recunoaștere. Același proces, un rezultat diferit, pur și simplu pentru că fluxul de facturi subiacent este mai puțin repetitiv.
Două lucruri trebuie să fie în ordine pentru ca acest lucru să funcționeze în practică. În primul rând, o recunoaștere fiabilă a câmpurilor facturii: dacă recunoașterea documentelor citește greșit sume sau coduri de TVA, problema se mută doar de la tastare la corectare. În al doilea rând, o legătură cu planul de conturi al propriei companii: fiecare companie înregistrează diferit, iar această legătură trebuie să corespundă propriei structuri, nu unei scheme generice.
Aceasta nu este o recomandare de personal și nici un argument pentru reducerea unui departament de contabilitate. Este o descriere a părții de muncă ce poate fi realizată astăzi cu AI și supraveghere, și a părții care continuă să necesite judecată. Ce face o companie cu capacitatea eliberată astfel ține de companie însăși. Pentru deciziile care afectează personalul, se aplică cerințele legale proprii în acest sens, independent de ceea ce este descris aici.
Înregistrarea facturilor rareori stă izolată. Cine automatizează această sarcină ajunge în mod natural la procese conexe: monitorizarea termenelor de scadență pentru ca facturile să fie plătite la timp, întocmirea și trimiterea facturilor de vânzare, de cealaltă parte a administrației, și citirea și potrivirea extraselor bancare cu pozițiile deschise. Cine dorește o imagine mai amplă asupra gestionării pozițiilor deschise, o găsește în analiza listei pozițiilor deschise pentru debitori și creditori.
Întrebarea dacă AI preia înregistrarea facturilor de achiziție a primit răspuns mai sus: în mare parte da, cu supraveghere umană asupra excepțiilor și a înregistrărilor sensibile din punct de vedere fiscal. Dacă acest lucru este valabil și pentru propriul dumneavoastră flux de facturi depinde de cât de mult din acesta este standard și cât de mult diferă.
Scanarea rapidă gratuită oferă o primă indicație în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu rezultatul fiind o indicație a ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care calculează munca unei întregi companii, sarcină cu sarcină, în capacitate exprimată în fte, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.