Întocmirea unei facturi pe baza serviciilor sau produselor livrate și trimiterea acesteia către client este, în majoritatea companiilor, o sarcină cu un traseu fix: date din sistemul de vânzări sau de servicii, un șablon, un control, trimitere. Acest traseu fix este exact motivul pentru care această sarcină se pretează bine la automatizare. Întrebarea nu este dacă AI poate genera facturi -- asta se întâmplă deja la scară largă -- ci ce parte a procesului poate continua fără intervenție umană și ce parte nu.
Munca este puternic structurată: intrarea (date de livrare, tarife, numărul clientului) și rezultatul (o factură conform unui format fix) sunt stabilite. Este nevoie de puțin spațiu de judecată, nicio acțiune fizică și nicio creativitate. Volumul este, de regulă, ridicat: companiile cu vânzări repetitive frecvente sau servicii recurente trimit aceeași structură de factură de zeci sau sute de ori pe lună. Exact acest tip de repetare, volum ridicat și structură fixă este locul în care software-ul de generare și trimitere -- denumit frecvent RPA, robotic process automation -- se află deja astăzi. Legătura dintre sistemul de vânzări și sistemul de facturare există, șablonul există, iar factura pleacă automat pe ușă.
Trei axe împiedică o preluare completă a acestei sarcini. În primul rând, costurile erorilor: un tarif greșit, un procent de TVA greșit sau o factură dublă afectează direct relația cu clientul și poate avea consecințe financiare. În al doilea rând, contactul cu clientul: o factură este un moment în care clientul experimentează compania, iar abaterile de la o înțelegere -- o reducere care nu a fost aplicată, o factură de proiect care nu corespunde cu ce s-a discutat -- necesită pe cineva care observă acest lucru înainte ca factura să fie trimisă. În al treilea rând, conformitatea (compliance): regulile de TVA, cerințele privind facturile și, uneori, reglementările specifice sectorului necesită un control care nu poate fi lăsat complet în sarcina unui sistem.
Un exemplu face acest lucru concret. Un angrosist care livrează produse fixe la prețuri fixe poate lăsa întregul proces de facturare să ruleze aproape complet: comanda este factura, marja de eroare este mică, iar clientul nu se așteaptă la altceva decât la un document standard. La o firmă de consultanță care facturează pe ore și acorduri de proiect, situația este diferită: acordurile tarifare variază de la client la client, proiectele se abat uneori de la oferta inițială, iar o factură care nu corespunde cu ceea ce s-a convenit costă mai mult în explicații și reputație decât timpul pe care îl economisește automatizarea. Acolo este necesar în continuare un moment de control, chiar dacă întocmirea în sine este automatizată.
În companiile în care datele de vânzări sunt înregistrate curat și centralizat, întocmirea și trimiterea facturilor standard este deja frecvent o sarcină pe care nimeni nu mai o efectuează manual. Schimbarea nu se află în viitor, ci în condiție: o legătură corectă între sistemul de vânzări și sistemul de facturare și un control integrat asupra acordurilor tarifare înainte ca o factură să fie trimisă. Unde aceste două aspecte sunt în ordine, ponderea muncii umane în această sarcină este limitată la excepții și controale prin sondaj. Unde acest lucru nu este în ordine -- date dispersate, ajustări tarifare manuale, mult lucru personalizat pentru fiecare client -- rămâne în mare parte muncă umană, cu AI ca instrument pentru șablon și nu ca înlocuitor al controlului.
Această schimbare nu este separată de restul administrației financiare. Pe partea de achiziții, se manifestă un tipar similar la înregistrarea facturilor de achiziție în sistemul contabil și la monitorizarea termenelor de plată pentru plata la timp: și acolo partea structurată este în mare măsură automatizabilă, iar excepția rămâne muncă umană. Și odată trimisă, factura se conectează la procesul următor: citirea și corelarea extraselor bancare și reconcilierea tranzacțiilor de la furnizorii de plăți funcționează pe aceeași logică a datelor structurate cu costuri reduse ale erorilor. Cine analizează facturarea izolat de restul fluxului de bani ratează o parte din imaginea de ansamblu.
Aceasta nu este o recomandare privind personalul și nici un argument pentru o decizie privind angajarea personalului. Dacă o schimbare în sarcini are consecințe asupra funcțiilor sau contractelor, se aplică cerințe legale proprii pentru acest lucru; această întrebare se află în afara acestei analize. Ceea ce se prezintă aici este o descriere a sarcinii în sine: ce parte este suficient de structurată pentru un sistem și ce parte necesită o evaluare care încă îi revine unui om.
Rezultatul pentru facturare nu este unic pentru această sarcină. Modul în care acest raport dintre sistem și om diferă în funcție de sector poate fi văzut la ce poate prelua AI în comerțul cu amănuntul, iar modul în care această schimbare devine vizibilă la nivel de conducere la ce muncă poate prelua AI în management.
Dacă facturarea de vânzări din compania dumneavoastră este în mare parte automatizabilă sau rămâne în principal muncă umană depinde de cât de curate sunt datele dumneavoastră de vânzări, cât de multă variație există în acordurile tarifare și cât de mult contează o eroare într-o factură pentru clienții dumneavoastră. Scanarea rapidă gratuită de douăsprezece întrebări, fără cont, oferă o primă indicație privind ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care evaluează munca din compania dumneavoastră pe sarcină, pe opt axe, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.