Parakstītu vienošanos glabāšana ar pareiziem metadatiem, lai tās vēlāk būtu atrodamas un lai varētu uzraudzīt darbības termiņus. Šo uzdevumu redzam pie juridiskajiem darbiniekiem un biroja vadītājiem, parasti līgumu pārvaldības sistēmā vai dokumentu pārvaldības sistēmā. Jautājums nav par to, vai šim nolūkam pastāv tehnoloģija, bet gan vai šī tehnoloģija spēj veikt uzdevumu patstāvīgi vai tikai to atbalstīt.
Pati arhivēšana ir samērā strukturēts darbs: līgums tiek saņemts, tam piešķir laukus, piemēram, puse, sākuma datums, darbības termiņš un līguma veids, un to saglabā noteiktā vietā. Tas ir tieši tāda veida atkārtojama, uz noteikumiem balstīta darbība, kurā rpa (robotizēta procesu automatizācija) ir laba. Skripts var atvērt pdf failu, atpazīt tekstu, aizpildīt laukus un ievietot dokumentu pareizajā sistēmā, un cilvēkam nav jāskatās uz katru līgumu atsevišķi.
Problēmas rodas nevis pašā darbībā, bet gan atbildībā, kas stāv aiz tās. Līgumu arhīvi bieži ir daļa no atbilstības pienākuma: uzņēmumam ir jāspēj pierādīt, kad līgums stājies spēkā, kāds ir uzteikuma termiņš un cik ilgi tas jāglabā saskaņā ar likuma vai nozares noteikumiem. Šī atbilstības ass novērtējas zemu, jo kļūdas sekas nav redzamas pašā arhivēšanas brīdī, bet parādās tikai mēnešus vai gadus vēlāk, kad līgums ir nepamatoti iznīcināts vai nokavēts termiņš. Tāpēc joprojām ir nepieciešama fiksēta metadatu shēma, ko noteikuši cilvēki, un saikne ar organizācijas glabāšanas termiņu politiku. Bez šiem diviem priekšnosacījumiem sistēma arhivē kārtīgi, bet neuzticami.
Apjoms ir trešais faktors. Uzņēmumā ar dažiem desmitiem līgumu gadā manuāla kontrole vēl ir pārvaldāma, un automatizācija galvenokārt sniedz ērtības. Uzņēmumā ar simtiem vai tūkstošiem līgumu, piemēram, personāla nomas organizācijā vai nekustamā īpašuma pārvaldniekā, apjoms pats par sevi kļūst par iemeslu automatizēt: neviens cilvēks to nespēj kļūdas nepieļaujot uzraudzīt bez atbalsta.
MVU uzņēmums ar piecpadsmit spēkā esošiem piegādātāju līgumiem savu arhīvu var lieliski uzturēt manuāli mapē ar Excel pārskatu. Biroja vadītājs pārzina līgumus, darbības termiņi ir pārskatāmi, un kļūdas izmaksas nokavēta uzteikuma termiņa gadījumā ir ierobežotas. Organizācijā ar simtiem nomas līgumu, darba līgumu vai piegādes līgumu situācija ir citāda: tur fiksēta metadatu shēma nav luksuss, bet gan priekšnosacījums, lai arhīvs būtu darboties spējīgs, un rpa ir reāls palīglīdzeklis, lai jaunus līgumus konsekventi ievadītu.
Pārmaiņas nav saistītas ar juridiskā darbinieka vai biroja vadītāja aizstāšanu, bet gan ar viņu laika pārvirzīšanu. Kur viņi tagad ievada līgumus sistēmā, viņi var pievērsties līgumiem, kas neiekļaujas standarta shēmā, izņēmumiem un pašas politikas izstrādei. Tas saskan ar plašāku tendenci: AI pārņem ievades darbu, cilvēki saglabā vērtēšanu un atbildību.
Šīs pārmaiņas ir saistītas ar blakus esošajiem uzdevumiem. Pašai arhivēšanai ir maza vērtība, ja netiek arī apskatīts, kas notiek pēc saglabāšanas: vai AI var pārņemt līgumu pagarinājumu un uzteikuma termiņu uzraudzību, vai var uzturēt atbilstības kalendāru ar termiņiem, tiklīdz metadati ir pareizi ievadīti, un kā glabāšanas termiņi tiek piemēroti un dokumenti iznīcināti līguma dzīves cikla beigās. Tie nav atsevišķi jautājumi: arhivēšana ir pirmais solis ķēdē, kas pilnībā darbojas tikai tad, ja katrā solī tiek izmantoti tie paši metadati un tie paši noteikumi.
Uzņēmumos ar skaidru, nelielu līgumu veidu skaitu un esošu sistēmu arhivēšanas automatizācija notiek samērā ātri: metadatu shēmu ir vienkārši izveidot, un rpa risinājumu var ātri ieviest. Uzņēmumos ar daudziem dažādiem līgumu veidiem, mainīgiem šabloniem vai bez noteiktas glabāšanas termiņu politikas tas ilgst ilgāk, nevis tāpēc, ka tehnoloģija to nespēj, bet gan tāpēc, ka priekšnosacījumi vēl nav ieviesti. Tas attiecas arī uz jomām ārpus juridiskās nodaļas: nozarēs ar daudzām dokumentu plūsmām, kā redzams, apskatot ko AI var pārņemt transporta nozarē, tā pati atkarība no struktūras un noteikumiem izpaužas dažāda veida dokumentos.
Tiem, kas šīs pārmaiņas ievieš organizācijā, ir vērts apskatīt arī veidu, kādā par to tiek runāts iekšēji. Uzdevumu pārmaiņām, kas iepriekš tika veiktas ar cilvēku darbu, ir savi likumā noteiktie prasības attiecībā uz līdzdalību; skatiet darbinieku padomes informēšanu par AI, lai uzzinātu, kas šeit noteikti ir jāievēro. Šis raksts nav personāla padoms un nav pamatojums lēmumam par amatiem; tas tikai apraksta, kura arhivēšanas darba daļa šodien ir tehniski nododama.
Vai līgumu arhivēšana jūsu organizācijā lielākoties ir nododama, ir atkarīgs no līgumu skaita, no tā, cik lielā mērā jau pastāv metadatu shēma, un cik precīzi noteikta ir glabāšanas termiņu politika. Labs sākumpunkts ir noskaidrot, cik daudz no pašreizējām stundām tiek veltīts ievades darbam un cik daudz — izņēmumiem un vērtēšanai. FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude sniedz par to pirmo priekšstatu: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar norādi, kāda daļa no stundām šajā darba profilā šodien ir pārņemama ar AI. Pilnā darba pārbaude, kas dziļāk aplūko individuālus uzdevumus organizācijā, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.