Pohranjivanje potpisanih ugovora s ispravnim metapodacima, tako da ih je moguće naknadno pronaći i da se rokovi trajanja mogu nadzirati. Ovaj zadatak susrećemo kod pravnih suradnika i office managera, obično u sustavu za upravljanje ugovorima ili sustavu za upravljanje dokumentima. Pitanje nije postoji li za to tehnologija, nego može li ta tehnologija zadatak obaviti samostalno ili ga samo može podržati.
Samo arhiviranje relativno je strukturiran posao: ugovor stigne, dobije polja kao stranka, datum stupanja na snagu, trajanje i vrsta ugovora, i pohranjuje se na fiksno mjesto. To je upravo vrsta ponovljive, na pravilima temeljene radnje u kojoj je rpa (robotic process automation) dobar. Skripta može otvoriti pdf, prepoznati tekst, popuniti polja i pohraniti dokument u pravi sustav, bez potrebe da čovjek pri svakom ugovoru to provjerava.
Ono gdje nastaje problem nije radnja, nego odgovornost koja stoji iza nje. Arhivi ugovora često su dio obveze usklađenosti s propisima: poduzeće mora moći dokazati kada je ugovor stupio na snagu, koji je otkazni rok i koliko dugo ga treba čuvati prema zakonskim ili sektorskim pravilima. Ta os usklađenosti ocjenjuje se nisko jer se posljedice pogreške ne pokazuju odmah pri arhiviranju, nego tek mjesecima ili godinama kasnije, kada je ugovor pogrešno uništen ili je propušten rok. Zato ostaje potreba za fiksnom shemom metapodataka koju su utvrdili ljudi, te za povezivanjem s politikom rokova čuvanja organizacije. Bez ta dva preduvjeta, sustav arhivira uredno, ali ne pouzdano.
Volumen je treći faktor. Kod poduzeća s desetak ugovora godišnje ručna kontrola još je izvediva, a automatizacija je uglavnom pogodnost. Kod poduzeća sa stotinama ili tisućama ugovora, primjerice agencije za privremeno zapošljavanje ili upravitelja nekretninama, sam volumen postaje razlog za automatizaciju: nitko to ne može bez pogrešaka pratiti bez podrške.
Malo i srednje poduzeće s petnaest tekućih ugovora s dobavljačima svoj arhiv može savršeno dobro ručno voditi u mapi s Excel pregledom. Office manager poznaje ugovore, trajanja su pregledna i troškovi pogreške zbog propuštenog otkaznog roka su ograničeni. Kod organizacije sa stotinama ugovora o najmu, radnih ugovora ili ugovora o isporuci to je drugačije: tamo fiksna shema metapodataka nije luksuz, nego uvjet za održavanje radnog arhiva, a rpa je stvaran pomoćni alat za dosljedno unošenje novih ugovora.
Promjena nije u zamjeni pravnog suradnika ili office managera, nego u premještanju njihova vremena. Gdje sada prekucavaju ugovore u sustav, mogu se usmjeriti na ugovore koji ne odgovaraju standardnoj shemi, na iznimke i na uređenje same politike. To se uklapa u širi trend: AI preuzima unos podataka, ljudi zadržavaju procjenu i odgovornost.
Ova promjena povezana je sa srodnim zadacima. Samo arhiviranje ima malu vrijednost ako se ne razmatra i što se događa nakon pohrane: može li AI nadzirati produljenja ugovora i otkazne rokove, može li se održavati kalendar usklađenosti s rokovima čim su metapodaci jednom pravilno zabilježeni, i kako se primjenjuju rokovi čuvanja i uništavaju dokumenti na kraju životnog ciklusa ugovora. To nisu odvojena pitanja: arhiviranje je prvi korak u lancu koji funkcionira potpuno samo ako svaki korak koristi iste metapodatke i ista pravila.
Kod poduzeća s jasnim, malim brojem vrsta ugovora i postojećim sustavom automatizacija arhiviranja ide relativno brzo: shemu metapodataka jednostavno je izraditi i rpa rješenje se može brzo postaviti. Kod poduzeća s mnogo različitih vrsta ugovora, promjenjivim predlošcima ili bez utvrđene politike rokova čuvanja to traje duže, ne zato što tehnologija to ne može, nego zato što preduvjeti još ne postoje. To vrijedi i izvan pravnog odjela: u sektorima s mnogo dokumentacijskih tokova, kao što se vidi kod što AI može preuzeti u sektoru transporta, ista ovisnost o strukturi i propisima protkana je kroz različite vrste dokumenata.
Onaj koji ovu promjenu provodi unutar organizacije, dobro čini ako također razmotri način na koji se to interno komunicira. Kod promjene u zadacima koje su prije obavljali ljudi vrijede posebni zakonski zahtjevi vezani uz sudjelovanje radnika; pogledajte informiranje radničkog vijeća o AI za ono što tu u svakom slučaju treba uzeti u obzir. Ovaj članak nije savjet o kadrovima niti temelj za odluku o radnim mjestima; opisuje samo koji je dio posla arhiviranja danas tehnički prenosiv.
Je li arhiviranje ugovora u vašoj organizaciji u najvećem dijelu prenosivo ovisi o broju ugovora, stupnju do kojeg shema metapodataka već postoji i koliko je čvrsto utvrđena politika rokova čuvanja. Dobra polazna točka je provjeriti koliko se od trenutnih sati odnosi na unos podataka, a koliko na iznimke i procjenu. Besplatni brzi test tvrtke FTE TO AI daje prvu indikaciju toga: dvanaest pitanja, bez računa, s indikacijom kojeg dijela sati u ovom radnom profilu danas AI može preuzeti. Potpuni radni test, koji dublje ulazi u pojedinačne zadatke unutar organizacije, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.