Underskrevne aftaler opbevare med de rigtige metadata, så de senere kan genfindes og løbetider kan overvåges. Denne opgave ser vi hos juridiske medarbejdere og officemanagere, som regel i et kontraktstyringssystem eller dokumentstyringssystem. Spørgsmålet er ikke om der findes teknik til dette, men om denne teknik kan udføre opgaven selvstændigt eller kun kan understøtte den.
Selve arkiveringen er relativt struktureret arbejde: et kontrakt kommer ind, får felter som part, startdato, løbetid og kontrakttype, og bliver gemt på et fast sted. Det er præcis den type gentagelig, regelbaseret handling, som rpa (robotic process automation) er god til. Et script kan åbne en pdf, genkende tekst, udfylde felter og placere dokumentet i det rigtige system, uden at et menneske behøver kigge på det for hvert enkelt kontrakt.
Det, der går skævt, er ikke handlingen, men ansvaret bagved. Kontraktarkiver er ofte en del af en compliance-forpligtelse: en virksomhed skal kunne dokumentere hvornår et kontrakt er trådt i kraft, hvad opsigelsesfristen er, og hvor længe det skal opbevares i henhold til lov- eller branchekrav. Denne compliance-akse scorer lavt, fordi konsekvenserne af en fejl ikke bliver synlige i selve arkiveringen, men først måneder eller år senere, når et kontrakt uretmæssigt er blevet destrueret eller en deadline er overskredet. Derfor er der stadig behov for et fast metadataskema, som er fastlagt af mennesker, og for en kobling til organisationens politik for opbevaringsfrister. Uden disse to forudsætninger arkiverer et system pænt, men ikke pålideligt.
Volumen er en tredje faktor. Hos en virksomhed med et par dusin kontrakter om året er manuel kontrol stadig overkommelig, og automatisering er primært en bekvemmelighed. Hos en virksomhed med hundreder eller tusinder af kontrakter, tænk på et vikarbureau eller en ejendomsadministrator, bliver selve volumen grunden til at automatisere: intet menneske kan holde styr på det fejlfrit uden understøttelse.
En SMV med femten løbende leverandøraftaler kan udmærket holde sit arkiv manuelt i en mappe med et Excel-overblik. Officemanageren kender kontrakterne, løbetiderne er overskuelige, og fejlomkostningerne ved en glemt opsigelsesfrist er begrænsede. Hos en organisation med hundreder af lejekontrakter, ansættelseskontrakter eller leveringsaftaler forholder det sig anderledes: der er et fast metadataskema ikke en luksus, men en forudsætning for at holde arkivet håndterbart, og rpa er et reelt hjælpemiddel til at indtaste nye kontrakter konsekvent.
Forskydningen ligger ikke i at erstatte den juridiske medarbejder eller officemanageren, men i at flytte deres tid. Hvor de nu indtaster kontrakter i et system, kan de fokusere på de kontrakter, der ikke passer i standardskemaet, på undtagelser og på indretningen af politikken selv. Det stemmer overens med en bredere tendens: AI overtager indtastningsarbejdet, mennesker fastholder bedømmelsen og ansvaret.
Denne forskydning hænger sammen med tilstødende opgaver. Selve arkiveringen har begrænset værdi, hvis man ikke også ser på, hvad der sker efter opbevaringen: om AI kan overvåge kontraktforlængelser og opsigelsesfrister, om en compliancekalender med deadlines kan vedligeholdes, når metadataene først er registreret korrekt, og hvordan opbevaringsfrister anvendes og dokumenter destrueres ved afslutningen af en kontrakts livscyklus. Det er ikke separate spørgsmål: arkivering er det første skridt i en kæde, som først fungerer fuldt ud, når hvert skridt bruger de samme metadata og de samme regler.
Hos virksomheder med et klart, lille antal kontrakttyper og et eksisterende system går automatisering af arkivering relativt hurtigt: metadataskemaet er nemt at opstille, og rpa-løsningen kan hurtigt sættes op. Hos virksomheder med mange forskellige kontrakttyper, varierende skabeloner eller ingen fastlagt politik for opbevaringsfrister tager det længere tid, ikke fordi teknikken ikke kan, men fordi forudsætningerne endnu ikke er på plads. Det gælder også uden for den juridiske afdeling: i sektorer med mange dokumentstrømme, som det ses ved hvad AI kan overtage i transportsektoren, gør sig den samme afhængighed af struktur og regulering gældende tværs af forskellige typer dokumenter.
Den, der gennemfører denne ændring i en organisation, gør sig godt i også at se på, hvordan dette bliver kommunikeret internt. Ved en forskydning i opgaver, der tidligere blev udført af mennesker, gælder egne lovmæssige krav om medbestemmelse; se at informere samarbejdsudvalget om AI for hvad der som minimum hører til dette. Denne artikel er ikke personalerådgivning og ikke belæg for en beslutning om stillinger; den beskriver kun, hvilken del af arkiveringsarbejdet der teknisk kan overdrages i dag.
Om arkivering af kontrakter i Deres organisation for størstedelen kan overdrages, afhænger af antallet af kontrakter, i hvilket omfang et metadataskema allerede findes, og hvor fastlagt politikken for opbevaringsfrister er. Et godt udgangspunkt er at undersøge, hvor mange af de nuværende timer der går til indtastningsarbejde, og hvor mange til undtagelser og bedømmelse. Den gratis quickscan fra FTE TO AI giver en første indikation af dette: tolv spørgsmål, uden konto, med en indikation af hvilken del af timerne i denne arbejdsprofil der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, som går mere i dybden med individuelle opgaver inden for en organisation, er stadig under udvikling.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.