Ukládání podepsaných smluv se správnými metadaty, aby byly později snadno vyhledatelné a bylo možné sledovat jejich dobu platnosti. Tento úkol vídáme u právních pracovníků a office manažerů, obvykle v systému pro správu smluv nebo v dokumentovém systému. Otázkou není, zda pro to existuje technologie, ale zda ji tato technologie dokáže zvládnout samostatně, nebo pouze podpořit.
Samotná archivace je poměrně strukturovaná práce: smlouva přijde, dostane pole jako smluvní strana, datum účinnosti, doba platnosti a typ smlouvy a je uložena na pevné místo. Přesně v tomto typu opakovatelné, na pravidlech založené činnosti je rpa (robotic process automation) dobrá. Skript může otevřít pdf, rozpoznat text, vyplnit pole a uložit dokument do správného systému, aniž by se na to u každé smlouvy musel dívat člověk.
Kde to naráží, není samotná činnost, ale odpovědnost, která za ní stojí. Archivy smluv jsou často součástí povinnosti dodržovat předpisy: společnost musí být schopna prokázat, kdy smlouva vstoupila v platnost, jaká je výpovědní lhůta a jak dlouho musí být uchovávána podle zákonných nebo oborových pravidel. Tato compliance osa dosahuje nízkého skóre, protože důsledky chyby se neprojeví při samotné archivaci, ale až o měsíce či roky později, kdy je smlouva neoprávněně zničena nebo je zmeškán termín. Proto přetrvává potřeba pevného metadatového schématu stanoveného lidmi a napojení na politiku uchovávání dokumentů dané organizace. Bez těchto dvou předpokladů systém archivuje spořádaně, ale ne spolehlivě.
Třetím faktorem je objem. U společnosti s několika desítkami smluv za rok je manuální kontrola ještě zvládnutelná a automatizace je především pohodlím. U společnosti se stovkami nebo tisíci smluv, jako je personální agentura nebo správce nemovitostí, se objem sám stává důvodem k automatizaci: takové množství bez podpory nikdo bezchybně neudrží.
Malá a střední firma s patnácti aktivními smlouvami s dodavateli si svůj archiv může klidně vést manuálně ve složce s přehledem v Excelu. Office manažer smlouvy znají, doby platnosti jsou přehledné a náklady na chybu při zmeškané výpovědní lhůtě jsou omezené. U organizace se stovkami nájemních smluv, pracovních smluv nebo dodavatelských smluv je to jinak: tam není pevné metadatové schéma luxusem, ale podmínkou k udržení archivu funkčního, a rpa je reálným nástrojem pro konzistentní zadávání nových smluv.
Posun nespočívá v nahrazení právního pracovníka nebo office manažera, ale v přesunu jejich času. Tam, kde nyní přepisují smlouvy do systému, se mohou zaměřit na smlouvy, které nezapadají do standardního schématu, na výjimky a na nastavení samotné politiky. To odpovídá širšímu trendu: AI převezme zadávací práci, lidé si zachovávají posouzení a odpovědnost.
Tento posun souvisí s navazujícími úkoly. Samotná archivace má malou hodnotu, pokud se současně nezvažuje, co se stane po uložení: zda AI může sledovat prodloužení smluv a výpovědní lhůty, zda lze udržovat kalendář dodržování předpisů s termíny, jakmile jsou metadata jednou správně zaznamenána, a jak se uplatňují lhůty uchovávání a ničí dokumenty na konci životního cyklu smlouvy. Nejsou to izolované otázky: archivace je prvním krokem v řetězci, který funguje plně až tehdy, když každý krok používá stejná metadata a stejná pravidla.
U společností s jasným, malým počtem typů smluv a existujícím systémem probíhá automatizace archivace poměrně rychle: metadatové schéma je snadné vytvořit a rpa řešení lze rychle nastavit. U společností s mnoha různými typy smluv, proměnlivými šablonami nebo bez zavedené politiky uchovávání to trvá déle, nikoli proto, že to technologie nezvládne, ale proto, že tam ještě chybí předpoklady. To platí i mimo právní oddělení: v odvětvích s velkým množstvím dokumentových toků, jak je vidět u toho, co může AI převzít v dopravním sektoru, platí stejná závislost na struktuře a regulaci napříč různými typy dokumentů.
Kdo tuto změnu v organizaci zavádí, udělá dobře, když se zaměří také na způsob, jakým je to interně komunikováno. Při posunu úkolů, které dříve dělali lidé, platí vlastní zákonné požadavky týkající se spoluúčasti zaměstnanců; viz informování zaměstnanecké rady o AI ohledně toho, co k tomu přinejmenším patří. Tento článek není personálním poradenstvím ani podkladem pro rozhodnutí o pracovních místech; popisuje pouze, jaká část archivační práce je dnes technicky přenositelná.
Zda je archivace smluv ve vaší organizaci z větší části přenositelná, závisí na počtu smluv, míře, do jaké již existuje metadatové schéma, a na tom, jak pevně je stanovena politika uchovávání dokumentů. Dobrým výchozím bodem je zjistit, kolik z aktuálních hodin připadá na zadávací práci a kolik na výjimky a posuzování. Bezplatný quickscan od FTE TO AI k tomu dává první indikaci: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s odhadem, jakou část hodin v tomto pracovním profilu lze dnes převzít pomocí AI. Kompletní pracovní scan, který se hlouběji věnuje jednotlivým úkolům v rámci organizace, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.