Съхраняване на подписани договори с правилните метаданни, така че по-късно да могат да бъдат намерени и да се следи срока на действие им. Тази задача я срещаме при юридически сътрудници и офис мениджъри, обикновено в система за управление на договори или система за управление на документи. Въпросът не е дали за това съществува технология, а дали тази технология мож�� да изпълнява задачата самостоятелно или само да я подпомага.
Самото архивиране е сравнително структурирана работа: договор влиза, получава полета като страна, начална дата, срок на действие и вид на договора, и се съхранява на определено място. Това е точно вид повтаряща се, основана на правила дейност, в която rpa (robotic process automation) е добра. Скрипт може да отвори pdf, да разпознае текст, да попълни полета и да съхрани документа в правилната система, без за всеки договор да е необходимо човек да го преглежда.
Мястото, където възниква проблем, не е самото действие, а отговорността зад него. Архивите на договори често са част от изискване за спазване на нормативни изисквания: компания трябва да може да докаже кога е влязъл в сила договор, какъв е срокът за прекратяване и колко дълго трябва да се съхранява според закона или секторните правила. Тази ос на съответствие получава ниска оценка, защото последствията от грешка не се проявяват веднага при архивирането, а едва месеци или години по-късно, когато договор е неправомерно унищожен или е пропуснат срок. Затова остава необходимост от фиксирана схема на метаданни, определена от хора, и от връзка с политиката на организацията за срокове на съхранение. Без тези две предпоставки система архивира спретнато, но не надеждно.
Обемът е трети фактор. При компания с няколко десетки договори годишно ръчната проверка все още е поносима и автоматизацията е преди всичко удобство. При компания със стотици или хиляди договори, например агенция за временна работа или управител на имоти, самият обем се превръща в причина за автоматизация: никой човек не може да следи това безпогрешно без подкрепа.
МСП с петнадесет текущи договори с доставчици може напълно да поддържа архива си ръчно, в папка с преглед в Excel. Офис мениджърът познава договорите, сроковете на действие са ясни и разходите от грешка при пропуснат срок за прекратяване са ограничени. При организация със стотици договори за наем, трудови договори или договори за доставка ситуацията е различна: там фиксирана схема на метаданни не е лукс, а условие за поддържане на архива работещ, и rpa е реален инструмент за последователно въвеждане на нови договори.
Промяната не се състои в замяна на юридическия сътрудник или офис мениджъра, а в преместване на тяхното време. Докато сега те препишат договори в система, те могат да се съсредоточат върху договорите, които не се вписват в стандартната схема, върху изключенията и върху изграждането на самата политика. Това се вписва в по-широка тенденция: AI поема въвеждането на данни, хората запазват преценката и отговорността.
Тази промяна е свързана със съседни задачи. Самото архивиране има малка стойност, ако не се разглежда и какво се случва след съхранението: дали AI може да следи продължаването на договори и сроковете за прекратяване, дали може да се поддържа календар за съответствие със срокове, веднъж щом метаданните са коректно записани, и как се прилагат сроковете на съхранение и се унищожават документи в края на жизнения цикъл на договор. Това не са отделни въпроси: архивирането е първата стъпка във верига, която работи напълно едва когато всяка стъпка използва същите метаданни и същите правила.
При компании с ясен, малък брой видове договори и съществуваща система автоматизацията на архивирането става относително бързо: схемата на метаданни се съставя лесно и rpa решението може бързо да бъде изградено. При компании с много различни видове договори, различни шаблони или без установена политика за срокове на съхранение процесът отнема повече време, не защото технологията не го позволява, а защото предпоставките все още не са налице. Това важи и извън юридическия отдел: в сектори с много документни потоци, както се вижда при какво може AI да поеме в транспортния сектор, същата зависимост от структура и регулация се проявява при различни типове документи.
За тези, които въвеждат тази промяна в организация, е добре да се обърне внимание и на начина, по който това се обсъжда вътрешно. При промяна в задачи, които преди са били изпълнявани от хора, важат собствени законови изисквания относно представителството на служителите; вижте информиране на представителния орган на служителите за AI за това какво поне трябва да се включи. Тази статия не е съвет за персонал и не е обосновка за решение относно длъжности; тя единствено описва коя част от работата по архивиране е технически преносима днес.
Дали архивирането на договори във вашата организация е в по-голямата си част преносимо, зависи от броя на договорите, от степента, в която вече съществува схема на метаданни, и от това колко ясно определена е политиката за срокове на съхранение. Добра отправна точка е да проверите колко от настоящите часове отиват за въвеждане на данни и колко за изключения и преценка. Безплатният бърз анализ на FTE TO AI дава първоначална индикация за това: дванадесет въпроса, без акаунт, с индикация коя част от часовете в този работен профил може днес да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който навлиза по-задълбочено в отделните задачи в организация, все още е в процес на изграждане.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.