Przechowywanie podpisanych umów z odpowiednimi metadanymi, tak aby można je było później odnaleźć i monitorować okresy obowiązywania. To zadanie widzimy u pracowników działów prawnych i office managerów, zwykle w systemie zarządzania umowami lub systemie zarządzania dokumentami. Pytanie nie brzmi, czy istnieje na to technologia, lecz czy ta technologia może wykonać to zadanie samodzielnie, czy tylko je wspierać.
Samo archiwizowanie to praca stosunkowo dobrze ustrukturyzowana: umowa wpływa, otrzymuje pola takie jak strona, data wejścia w życie, okres obowiązywania i rodzaj umowy, a następnie zostaje zapisana w ustalonym miejscu. To dokładnie ten rodzaj powtarzalnej, opartej na regułach czynności, w której rpa (robotic process automation) sprawdza się dobrze. Skrypt może otworzyć plik pdf, rozpoznać tekst, wypełnić pola i umieścić dokument we właściwym systemie, bez konieczności ręcznego sprawdzania każdej umowy przez człowieka.
Problem nie leży w samej czynności, lecz w odpowiedzialności, która za nią stoi. Archiwa umów są często częścią obowiązku zgodności z przepisami: firma musi być w stanie wykazać, kiedy umowa weszła w życie, jaki jest okres wypowiedzenia i jak długo musi być przechowywana zgodnie z przepisami prawa lub branżowymi. Ta oś zgodności z przepisami wypada nisko w ocenie, ponieważ skutki błędu nie są widoczne podczas samego archiwizowania, lecz dopiero miesiące lub lata później, gdy umowa zostanie niesłusznie zniszczona lub termin zostanie przekroczony. Dlatego nadal potrzebny jest stały schemat metadanych ustalony przez ludzi oraz powiązanie z polityką okresów przechowywania obowiązującą w organizacji. Bez tych dwóch warunków wstępnych system archiwizuje starannie, ale niewiarygodnie.
Wolumen to trzeci czynnik. W firmie z kilkudziesięcioma umowami rocznie ręczna kontrola jest jeszcze do ogarnięcia, a automatyzacja to przede wszystkim wygoda. W firmie z setkami lub tysiącami umów, jak agencja pracy tymczasowej czy zarządca nieruchomości, sam wolumen staje się powodem do automatyzacji: żaden człowiek nie jest w stanie utrzymać tego bezbłędnie bez wsparcia.
Firma z sektora MŚP z piętnastoma obowiązującymi umowami z dostawcami może spokojnie prowadzić swoje archiwum ręcznie w folderze z zestawieniem w Excelu. Office manager zna umowy, okresy obowiązywania są przejrzyste, a koszty błędu wynikającego z przeoczonego terminu wypowiedzenia są ograniczone. W organizacji z setkami umów najmu, umów o pracę lub umów dostawy sytuacja wygląda inaczej: tam stały schemat metadanych to nie luksus, lecz warunek utrzymania archiwum w stanie użytecznym, a rpa jest realnym narzędziem do konsekwentnego wprowadzania nowych umów.
Przesunięcie nie polega na zastąpieniu pracownika działu prawnego czy office managera, lecz na przesunięciu ich czasu. Tam, gdzie teraz przepisują umowy do systemu, mogą skupić się na umowach, które nie pasują do standardowego schematu, na wyjątkach oraz na kształtowaniu samej polityki. Pasuje to do szerszego trendu: AI przejmuje pracę związaną z wprowadzaniem danych, ludzie zachowują ocenę i odpowiedzialność.
Ta zmiana jest powiązana z sąsiednimi zadaniami. Samo archiwizowanie ma niewielką wartość, jeśli nie przyjrzymy się także temu, co dzieje się po zapisaniu: czy AI może przejąć monitorowanie przedłużeń umów i terminów wypowiedzenia, czy można prowadzić kalendarz zgodności z przepisami z terminami, gdy metadane są już poprawnie zapisane, oraz jak stosowane są okresy przechowywania i niszczone dokumenty na koniec cyklu życia umowy. To nie są odrębne pytania: archiwizacja jest pierwszym krokiem w łańcuchu, który działa w pełni dopiero wtedy, gdy każdy krok wykorzystuje te same metadane i te same zasady.
W firmach z jasną, niewielką liczbą rodzajów umów i istniejącym systemem automatyzacja archiwizacji przebiega stosunkowo szybko: schemat metadanych jest łatwy do opracowania, a rozwiązanie rpa można szybko wdrożyć. W firmach z wieloma różnymi rodzajami umów, zmiennymi szablonami lub bez ustalonej polityki okresów przechowywania trwa to dłużej, nie dlatego, że technologia sobie nie radzi, lecz dlatego, że warunki wstępne jeszcze nie są spełnione. Dotyczy to również obszarów poza działem prawnym: w branżach z dużym przepływem dokumentów, jak widać na przykładzie tego, co AI może przejąć w sektorze transportowym, ta sama zależność od struktury i przepisów przenika różne rodzaje dokumentów.
Osoby wdrażające tę zmianę w organizacji dobrze zrobią, przyglądając się także sposobowi, w jaki jest ona omawiana wewnętrznie. Przy przesunięciu zadań wcześniej wykonywanych przez ludzi obowiązują odrębne wymogi prawne dotyczące współdecydowania pracowników; zobacz informowanie rady pracowniczej o AI, aby dowiedzieć się, co należy w tym zakresie uwzględnić. Ten artykuł nie jest poradą kadrową ani uzasadnieniem decyzji dotyczącej stanowisk; opisuje jedynie, jaka część pracy archiwizacyjnej jest dziś technicznie możliwa do przejęcia.
Czy archiwizacja umów w Państwa organizacji jest w przeważającej części możliwa do przejęcia, zależy od liczby umów, stopnia, w jakim istnieje już schemat metadanych, oraz od tego, jak jasno określona jest polityka okresów przechowywania. Dobrym punktem wyjścia jest sprawdzenie, ile z obecnych godzin przypada na pracę związaną z wprowadzaniem danych, a ile na wyjątki i ocenę. Bezpłatny quickscan FTE TO AI daje na to wstępną wskazówkę: dwanaście pytań, bez konieczności zakładania konta, z informacją, jaka część godzin w tym profilu pracy może już dziś zostać przejęta przez AI. Pełny skan pracy, który zagłębia się w poszczególne zadania w organizacji, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.