Sortarea și distribuirea corespondenței fizice și a pachetelor nu este astăzi o sarcină pe care AI o preia. Corespondența trebuie ridicată, despachetată, mutată fizic și pusă într-o cutie poștală sau pe un birou. Pentru asta nu există niciun algoritm. Ceea ce poate ajuta este recunoașterea imaginii, care citește un destinatar de pe un plic și sugerează cărui departament îi aparține. Aceasta este un sprijin pentru munca de gândire, nu pentru munca propriu-zisă.
Trei axe determină aici tabloul: caracterul fizic, gradul de structurare și volumul.
Caracterul fizic obține un scor de 1, cât mai jos posibil. Sarcina constă în cea mai mare parte din acțiuni manuale: primirea pachetelor la ușă, deschiderea cutiilor, mutarea teancurilor de hârtie. Atâta timp cât un sistem nu are brațe, aceasta rămâne o acțiune umană, oricât de inteligent ar deveni software-ul din spatele ei.
Gradul de structurare atinge un scor de 3. Citirea unui nume și a unui departament de pe un plic este, în sine, un pas previzibil, comparabil cu trierea unei căsuțe de e-mail generale. Devine imprevizibil de îndată ce plicul nu are un destinatar clar, numele este scris greșit sau cineva și-a schimbat departamentul acum doi ani fără ca sala de corespondență să știe. Atunci este nevoie de cineva care cunoaște contextul companiei.
Volumul obține un scor de 4: la un birou mediu, sosește zilnic un flux recognoscibil și recurent. Un volum ridicat și repetitiv este de obicei favorabil automatizării, dar aici natura fizică a muncii câștigă în fața acestei repetitivități.
Un plic sosește fără nume, adresat doar către „Departamentul Financiar”. Un sortator uman știe că fluxul de facturi merge de curând către un nou angajat și pune plicul pe biroul corect. Un sistem care citește doar text nu cunoaște această schimbare recentă și nu are nicio modalitate de a întreba despre ea. Marja de apreciere aici este scăzută, cu un scor de 2, dar tocmai acest mic spațiu este locul unde apare greșeala dacă nimeni nu supraveghează.
Costurile erorilor obțin un scor de 4. O scrisoare livrată greșit, care conține un contract, o citație sau informații medicale, nu este o greșeală minoră. Conformitatea obține un scor de 3: unele documente poștale intră sub incidența obligației de păstrare sau a confidențialității, iar o rută greșită poate încălca imediat acest lucru. Acesta nu este un motiv pentru a repartiza pe altcineva pe baza acestei analize; pentru deciziile care afectează munca angajaților se aplică cerințe legale proprii, care nu sunt tratate aici.
Contactul cu clienții obține un scor de 5, ceea ce este remarcabil de ridicat pentru o sarcină administrativă. Corespondența provenită de la clienți, furnizori sau instituții este adesea prima verigă fizică a unei relații. Un pachet care stă trei zile la departamentul greșit este pentru destinatar o problemă concretă, resimțită, chiar dacă greșeala este mică.
Aceste scoruri sunt valabile pentru un mediu de birou cu un flux poștal fizic obișnuit. La o companie care lucrează aproape complet digital și primește doar câteva scrisori pe săptămână, sarcina este atât de mică încât automatizarea nu merită efortul, indiferent de posibilitățile tehnice. La o companie cu o sală de corespondență mare, standardizată, și echipamente de scanare care digitalizează imediat corespondența primită, munca se schimbă: sortarea fizică este atunci înlocuită de rutarea digitală, ceea ce este de fapt o sarcină diferită, cu un profil diferit, mai apropiată de digitalizarea și punerea la dispoziție a unei arhive pe hârtie. Manipularea fizică a deschiderii și scanării rămâne atunci muncă umană, dar distribuirea ulterioară poate fi în mare parte automată.
Întrebarea despre AI în sala de corespondență se referă rareori la corespondența în sine, ci la tot ce gravitează în jurul ei. Scrisorile și formularele standard care sunt prelucrate din corespondență sunt adesea mai ușor de automatizat, așa cum se vede la întocmirea scrisorilor și formularelor standard. De asemenea, sarcinile apropiate de rolul de office manager, precum gestionarea agendelor colegilor sau rezervarea sălilor de ședințe și a facilităților, se schimbă mai rapid decât manipularea fizică, deoarece acolo nu sunt necesare mâini, ci doar decizii în cadrul unui sistem.
Această diferență este firul roșu: nu toate fragmentele de muncă administrativă se schimbă în același ritm. Munca ce se desfășoară complet pe un ecran se schimbă mai devreme decât munca ce necesită un corp. Sala de corespondență este astfel un exemplu clar al locului în care se află astăzi această graniță, nu pentru că tehnologia lipsește, ci pentru că sarcina în sine are un caracter fizic.
Pentru a vedea cum stă situația în organizația dumneavoastră, nu ajută să priviți la această sarcină singulară, ci la ansamblul de sarcini care aparțin funcției dumneavoastră de birou sau administrative. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI constă din douăsprezece întrebări, nu necesită cont și oferă o indicație a ponderii orelor din acel profil care pot fi preluate astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care descompune munca unei întregi companii în sarcini cu un calcul al normei întregi de muncă (FTE) per sarcină, este încă în construcție și nu este încă oferită aici.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.