Ħażna ta' ftehimiet iffirmati bil-metadata korretta, sabiex aktar tard ikunu jistgħu jinstabu u t-tul taż-żmien tagħhom jista' jiġi mmonitorjat. Din il-kompitu naraha fost il-ħaddiema legali u l-office managers, ġeneralment f'sistema ta' ġestjoni tal-kuntratti jew sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti. Il-mistoqsija mhix jekk teżistix teknoloġija għal dan, iżda jekk din it-teknoloġija tistax twettaq il-kompitu b'mod indipendenti jew tistax biss tappoġġjah.
L-arkivjar innifsu huwa xogħol relattivament strutturat: kuntratt jasal, jingħata kampi bħal parti, data tad-dħul fis-seħħ, tul ta' żmien u tip ta' kuntratt, u jinħażen f'post fiss. Dan huwa eżattament it-tip ta' azzjoni repetibbli u bbażata fuq regoli fejn l-rpa (robotic process automation) hija tajba. Skript jista' jiftaħ pdf, jirrikonoxxi test, jimla l-kampi u jpoġġi d-dokument fis-sistema t-tajba, mingħajr ma jkun hemm bżonn li bniedem jarah kuntratt b'kuntratt.
Fejn dan jinċaqlaq mhux fl-azzjoni iżda fir-responsabbiltà ta' warajha. L-arkivji tal-kuntratti ħafna drabi huma parti minn obbligu ta' konformità: kumpanija trid tkun tista' turi meta daħal fis-seħħ kuntratt, x'inhu l-perjodu ta' avviż u għal kemm żmien irid jinżamm skont il-liġi jew ir-regoli settorjali. Dan l-assi ta' konformità jiskorja baxx għax il-konsegwenzi ta' żball ma jidhrux fl-arkivjar innifsu, iżda biss xhur jew snin wara, meta kuntratt jinqered indebitament jew skadenza tinżamm mankata. Għalhekk tibqa' l-ħtieġa ta' skema ta' metadata fissa stabbilita minn nies, u ta' konnessjoni mal-politika tal-perjodi ta' żamma tal-organizzazzjoni. Mingħajr dawn iż-żewġ kundizzjonijiet, sistema tarkivja b'mod ordnat, iżda mhux b'mod fidat.
Il-volum huwa t-tielet fattur. F'kumpanija b'ftit għexieren ta' kuntratti fis-sena, il-kontroll manwali għadu manġevoli u l-awtomazzjoni hija primarjament konvenjenza. F'kumpanija b'mijiet jew eluf ta' kuntratti, aħseb f'organizzazzjoni tax-xogħol temporanju jew maniġer tal-proprjetà immobili, il-volum innifsu jsir ir-raġuni għall-awtomazzjoni: l-ebda bniedem ma jista' jżomm dan mingħajr żball mingħajr appoġġ.
Kumpanija SME b'ħmistax-il ftehim ta' fornitur attiv tista' faċilment iżżomm l-arkivju tagħha manwalment f'folder b'lista Excel. L-office manager jaf il-kuntratti, it-tul taż-żmien huwa ċar u l-kostijiet ta' żball ta' skadenza mankata huma limitati. F'organizzazzjoni b'mijiet ta' kuntratti ta' kera, kuntratti ta' impjieg jew ftehimiet ta' provvista, dan huwa differenti: hemmhekk skema ta' metadata fissa mhix lussu iżda kundizzjoni biex l-arkivju jibqa' ħaddiem, u l-rpa hija għodda reali biex jiddaħħlu kuntratti ġodda b'mod konsistenti.
It-tibdil mhux fis-sostituzzjoni tal-ħaddiem legali jew l-office manager, iżda fit-trasferiment tal-ħin tagħhom. Fejn issa jittajpjaw il-kuntratti f'sistema, jistgħu jiffukaw fuq il-kuntratti li ma jidħlux fl-iskema standard, fuq l-eċċezzjonijiet, u fuq it-tfassil tal-politika nfisha. Dan jaqbel ma' tendenza usa': l-AI teħu f'idejha x-xogħol tad-dħul, in-nies iżommu l-evalwazzjoni u r-responsabbiltà.
Dan it-tibdil huwa marbut ma' kompiti relatati. L-arkivjar innifsu ftit li xejn għandu valur jekk ma jiġix ukoll eżaminat x'jiġri wara l-ħażna: jekk l-AI tistax tissorvelja t-tiġdid tal-kuntratti u l-perjodi ta' avviż, jekk kalendarju ta' konformità bi skadenzi jista' jinżamm darba li l-metadata tkun ġiet reġistrata korrettament, u kif il-perjodi ta' żamma jiġu applikati u d-dokumenti jinqerdu fl-aħħar taċ-ċiklu tal-ħajja ta' kuntratt. Dawn mhumiex mistoqsijiet separati: l-arkivjar huwa l-ewwel pass f'katina li taħdem kompletament biss meta kull pass juża l-istess metadata u l-istess regoli.
F'kumpaniji b'numru ċar u żgħir ta' tipi ta' kuntratti u sistema eżistenti, l-awtomazzjoni tal-arkivjar isseħħ relattivament malajr: l-iskema ta' metadata hija faċli biex titfassal u s-soluzzjoni rpa tista' tiġi mmontata malajr. F'kumpaniji b'ħafna tipi differenti ta' kuntratti, mudelli varjabbli jew mingħajr politika ta' perjodi ta' żamma stabbilita, dan idum aktar, mhux għax it-teknoloġija ma tistax, iżda għax il-kundizzjonijiet neċessarji għadhom mhux fis-sod. Dan japplika wkoll barra mid-dipartiment legali: f'setturi b'ħafna flussi ta' dokumenti, bħal jidher f'x'tista' l-AI teħu f'idejha fis-settur tat-trasport, l-istess dipendenza fuq l-istruttura u r-regolamentazzjoni tgħaddi minn diversi tipi ta' dokumenti.
Min jimplimenta dan it-tibdil f'organizzazzjoni, jagħmel tajjeb li jħares ukoll lejn il-mod kif dan jiġi diskuss internament. Fi bdil fil-kompiti li qabel kienu jsiru min-nies, japplikaw rekwiżiti legali speċifiċi rigward il-parteċipazzjoni tal-impjegati; ara informazzjoni lill-kunsill tax-xogħol dwar l-AI għal dak li mill-inqas jappartjeni hemm. Dan l-artiklu mhux parir dwar il-persunal u lanqas ġustifikazzjoni għal deċiżjoni dwar pożizzjonijiet; jiddeskrivi biss liema parti mix-xogħol ta' arkivjar hija llum teknikament trasferibbli.
Jekk l-arkivjar tal-kuntratti fl-organizzazzjoni tiegħek huwa fil-parti l-kbira tiegħu trasferibbli, jiddependi min-numru ta' kuntratti, mill-livell sa fejn skema ta' metadata diġà teżisti u kemm hija stabbilita sew il-politika tal-perjodi ta' żamma. Punt tajjeb tat-tluq huwa li tikkontrolla kemm mill-sigħat attuali jmorru għal xogħol ta' dħul u kemm għal eċċezzjonijiet u evalwazzjoni. L-iskennjar bla ħlas ta' FTE TO AI jagħti indikazzjoni ewlenija ta' dan: tnax-il mistoqsija, mingħajr kont, b'indikazzjoni ta' liema parti mis-sigħat f'dan il-profil tax-xogħol illum tista' tittieħed minn AI. L-iskennjar sħiħ tax-xogħol, li jidħol aktar fil-fond fil-kompiti individwali fi ħdan organizzazzjoni, għadu qed jinbena.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.