Archiviare gli accordi firmati con i metadati corretti, in modo che siano successivamente rintracciabili e che le scadenze possano essere monitorate. Questo compito lo riscontriamo tra collaboratori giuridici e office manager, generalmente in un sistema di gestione contratti o un sistema di gestione documentale. La domanda non è se esista una tecnologia per questo, ma se questa tecnologia possa svolgere il compito in modo autonomo o solo supportarlo.
L'archiviazione in sé è un lavoro abbastanza strutturato: un contratto arriva, riceve campi come controparte, data di inizio, durata e tipo di contratto, e viene salvato in una posizione fissa. Questo è esattamente il tipo di azione ripetibile e basata su regole in cui la rpa (robotic process automation) eccelle. Uno script può aprire un pdf, riconoscere il testo, compilare i campi e salvare il documento nel sistema corretto, senza che sia necessario che una persona lo controlli per ogni contratto.
Dove le cose si complicano non è nell'azione ma nella responsabilità che ne sta alla base. Gli archivi contrattuali fanno spesso parte di un obbligo di conformità: un'azienda deve poter dimostrare quando è iniziato un contratto, qual è il termine di recesso e per quanto tempo deve essere conservato secondo la legge o le norme di settore. Questo asse di conformità ottiene un punteggio basso perché le conseguenze di un errore non diventano visibili durante l'archiviazione stessa, ma solo mesi o anni dopo, quando un contratto è stato distrutto indebitamente o una scadenza è stata mancata. Per questo resta necessario uno schema di metadati fisso stabilito da persone, e un collegamento con la politica di conservazione dell'organizzazione. Senza questi due presupposti, un sistema archivia in modo ordinato, ma non affidabile.
Il volume è un terzo fattore. In un'azienda con qualche decina di contratti all'anno, il controllo manuale è ancora gestibile e l'automazione rappresenta soprattutto una comodità. In un'azienda con centinaia o migliaia di contratti, si pensi a un'agenzia per il lavoro o a un gestore immobiliare, il volume stesso diventa il motivo per automatizzare: nessuna persona può tenerlo sotto controllo senza errori senza supporto.
Una PMI con quindici accordi con fornitori in corso può tenere il proprio archivio perfettamente a mano in una cartella con una panoramica Excel. L'office manager conosce i contratti, le durate sono chiare e i costi di errore di una scadenza di recesso mancata sono limitati. In un'organizzazione con centinaia di contratti di locazione, contratti di lavoro o accordi di fornitura la situazione è diversa: qui uno schema di metadati fisso non è un lusso ma una condizione per mantenere l'archivio gestibile, e la rpa è uno strumento reale per inserire nuovi contratti in modo coerente.
Il cambiamento non consiste nel sostituire il collaboratore giuridico o l'office manager, ma nello spostare il loro tempo. Dove ora ricopiano i contratti in un sistema, possono concentrarsi sui contratti che non rientrano nello schema standard, sulle eccezioni e sull'impostazione della politica stessa. Questo si inserisce in una tendenza più ampia: l'AI si occupa del lavoro di inserimento, le persone mantengono la valutazione e la responsabilità.
Questo cambiamento è collegato a compiti adiacenti. L'archiviazione in sé ha poco valore se non si considera anche cosa avviene dopo il salvataggio: se l'AI può monitorare i rinnovi contrattuali e i termini di recesso, se un calendario di conformità con le scadenze può essere mantenuto una volta che i metadati sono stati registrati correttamente, e come vengono applicati i termini di conservazione e distrutti i documenti alla fine del ciclo di vita di un contratto. Non sono domande isolate: l'archiviazione è il primo passo in una catena che funziona completamente solo quando ogni passo utilizza gli stessi metadati e le stesse regole.
Nelle aziende con un numero chiaro e limitato di tipi di contratto e un sistema esistente, l'automazione dell'archiviazione procede relativamente velocemente: lo schema di metadati è facile da definire e la soluzione rpa può essere implementata rapidamente. Nelle aziende con molti tipi di contratto diversi, modelli variabili o senza una politica di conservazione definita, ci vuole più tempo, non perché la tecnologia non sia in grado di farlo, ma perché i presupposti non sono ancora presenti. Questo vale anche fuori dal reparto legale: in settori con molti flussi documentali, come si può vedere in cosa può assumere l'AI nel settore dei trasporti, la stessa dipendenza dalla struttura e dalla normativa si riscontra in diversi tipi di documenti.
Chi implementa questo cambiamento all'interno di un'organizzazione fa bene a considerare anche il modo in cui questo viene discusso internamente. In caso di uno spostamento di compiti prima svolti da persone, valgono specifici requisiti legali relativi alla partecipazione dei lavoratori; si veda informare il consiglio d'impresa sull'AI per capire cosa rientra in questo contesto. Questo articolo non è una consulenza sul personale né una base per una decisione riguardante le funzioni; descrive solo quale parte del lavoro di archiviazione è oggi tecnicamente trasferibile.
Se l'archiviazione dei contratti nella sua organizzazione sia in gran parte trasferibile dipende dal numero di contratti, dal grado in cui esiste già uno schema di metadati e da quanto è definita la politica di conservazione. Un buon punto di partenza è verificare quante delle ore attuali vengono dedicate al lavoro di inserimento e quante alle eccezioni e alla valutazione. La quickscan gratuita di FTE TO AI offre una prima indicazione: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore in questo profilo lavorativo è oggi trasferibile all'AI. La werkscan completa, che approfondisce i singoli compiti all'interno di un'organizzazione, è ancora in fase di sviluppo.
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