Undertecknade avtal lagra med rätt metadata, så att de senare kan återfinnas och löptider kan bevakas. Denna uppgift ser vi hos juridiska medarbetare och kontorschefer, oftast i ett avtalshanteringssystem eller dokumenthanteringssystem. Frågan är inte om det finns teknik för detta, utan om den tekniken kan utföra uppgiften självständigt eller bara kan stödja den.
Selva arkiveringen är förhållandevis strukturerat arbete: ett avtal kommer in, får fält som part, ikraftträdandedatum, löptid och avtalstyp, och lagras på en fast plats. Det är precis den typen av repeterbar, regelbaserad handling som rpa (robotic process automation) är bra på. Ett skript kan öppna en pdf, känna igen text, fylla i fält och lägga undan dokumentet i rätt system, utan att en människa behöver titta på det per avtal.
Det som brister är inte handlingen utan ansvaret bakom den. Avtalsarkiv är ofta en del av en efterlevnadsskyldighet: ett företag måste kunna visa när ett avtal trädde i kraft, vad uppsägningstiden är och hur länge det måste bevaras enligt lag- eller branschregler. Denna efterlevnadsaxel får låg poäng eftersom konsekvenserna av ett fel inte blir synliga i själva arkiveringen, utan först månader eller år senare, om ett avtal felaktigt har förstörts eller en deadline har missats. Därför finns det fortfarande behov av ett fast metadataschema som fastställts av människor, och av en koppling till organisationens policy för bevarandetider. Utan dessa två grundförutsättningar arkiverar ett system städat, men inte tillförlitligt.
Volymen är en tredje faktor. Hos ett företag med några tiotal avtal per år är manuell kontroll fortfarande hanterbar och automatisering är främst en bekvämlighet. Hos ett företag med hundratals eller tusentals avtal, tänk på en bemanningsorganisation eller en fastighetsförvaltare, blir volymen i sig anledningen att automatisera: ingen människa kan hålla koll på det felfritt utan stöd.
Ett småföretag med femton löpande leverantörsavtal kan gott och väl hålla sitt arkiv manuellt i en mapp med en Excel-översikt. Kontorschefen känner till avtalen, löptiderna är överskådliga och felkostnaderna av en missad uppsägningstid är begränsade. Hos en organisation med hundratals hyresavtal, anställningsavtal eller leveransavtal ser det annorlunda ut: där är ett fast metadataschema inte en lyx utan en förutsättning för att hålla arkivet hanterbart, och rpa är ett verkligt hjälpmedel för att konsekvent registrera nya avtal.
Förskjutningen ligger inte i att ersätta den juridiska medarbetaren eller kontorschefen, utan i att förflytta deras tid. Där de nu skriver in avtal manuellt i ett system, kan de i stället rikta sig mot de avtal som inte passar i standardschemat, mot undantag, och mot utformningen av policyn själv. Det stämmer med en bredare trend: AI tar över inmatningsarbetet, människor behåller bedömningen och ansvaret.
Denna förskjutning hänger samman med närliggande uppgifter. Själva arkiveringen har litet värde om man inte också tittar på vad som händer efter lagringen: om AI kan bevaka avtalsförlängningar och uppsägningstider, om en efterlevnadskalender med deadlines hållas uppdaterad kan tas över när metadata en gång är korrekt registrerade, och hur bevarandetider tillämpas och dokument förstöras i slutet av ett avtals livscykel. Det är inga fristående frågor: arkivering är det första steget i en kedja som bara fungerar fullständigt när varje steg använder samma metadata och samma regler.
Hos företag med ett tydligt, litet antal avtalstyper och ett befintligt system går automatisering av arkivering relativt snabbt: metadataschemat är enkelt att ställa upp och rpa-lösningen kan snabbt sättas upp. Hos företag med många olika avtalstyper, varierande mallar eller ingen fastställd policy för bevarandetider tar det längre tid, inte eftersom tekniken inte klarar det, utan eftersom grundförutsättningarna ännu inte finns på plats. Det gäller även utanför den juridiska avdelningen: i branscher med många dokumentflöden, som synligt vid vad AI kan ta över inom transportsektorn, löper samma beroende av struktur och regelverk genom olika typer av dokument.
Den som genomför denna förändring inom en organisation gör klokt i att också se på hur detta kommuniceras internt. Vid en förskjutning i uppgifter som tidigare utfördes av människor gäller egna lagkrav kring medbestämmande; se informera företagsnämnden om AI för vad som i alla fall passar in där. Denna artikel är inte personalrådgivning och inte underlag för ett beslut om tjänster; den beskriver bara vilken del av arkiveringsarbetet som idag tekniskt kan överlåtas.
Om arkivering av avtal i er organisation till största delen kan överlåtas beror på antalet avtal, i vilken utsträckning ett metadataschema redan finns och hur tydligt fastställd policyn för bevarandetider är. En bra utgångspunkt är att undersöka hur många av de nuvarande timmarna som går till inmatningsarbete och hur många till undantag och bedömning. Den kostnadsfria snabbanalysen från FTE TO AI ger en första indikation på detta: tolv frågor, utan konto, med en indikation på hur stor del av timmarna i denna arbetsprofil som idag kan övertas av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som går djupare in på enskilda uppgifter inom en organisation, är fortfarande under uppbyggnad.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.