Shranjevanje podpisanih pogodb s pravilnimi metapodatki, tako da jih je pozneje mogoče najti in da se lahko spremlja trajanje pogodb. To nalogo opažamo pri pravnih sodelavcih in vodjih pisarne, večinoma v sistemu za upravljanje pogodb ali sistemu za upravljanje dokumentov. Vprašanje ni, ali za to obstaja tehnologija, temveč ali lahko ta tehnologija to nalogo opravi samostojno ali jo lahko le podpira.
Arhiviranje samo po sebi je razmeroma strukturirano delo: pogodba prispe, dobi polja, kot so stranka, datum začetka, trajanje in vrsta pogodbe, in se shrani na fiksno mesto. To je natanko tista vrsta ponovljivega, na pravilih temelječega ravnanja, v kateri je rpa (robotic process automation) dobra. Skripta lahko odpre pdf, prepozna besedilo, izpolni polja in dokument shrani v pravilen sistem, ne da bi bilo treba pri vsaki pogodbi vanjo pogledati človek.
Kjer nastane zaplet, ni ravnanje samo, temveč odgovornost, ki stoji za njim. Arhivi pogodb so pogosto del obveznosti glede skladnosti: podjetje mora biti sposobno dokazati, kdaj je pogodba začela veljati, kakšen je odpovedni rok in kako dolgo jo je treba hraniti v skladu z zakonskimi ali panožnimi predpisi. Ta os skladnosti dosega nizko oceno, ker se posledice napake ne pokažejo pri samem arhiviranju, temveč šele mesece ali leta pozneje, ko je pogodba neupravičeno uničena ali je zamujen rok. Zato ostaja potreba po fiksni shemi metapodatkov, ki jo določijo ljudje, in po povezavi s politiko rokov hrambe organizacije. Brez teh dveh pogojev sistem arhivira urejeno, a ne zanesljivo.
Obseg je tretji dejavnik. Pri podjetju z nekaj deset pogodbami na leto je ročni nadzor še vedno obvladljiv in je avtomatizacija predvsem udobje. Pri podjetju s stotinami ali tisoči pogodb, na primer pri kadrovski agenciji ali upravljavcu nepremičnin, obseg sam postane razlog za avtomatizacijo: brez podpore tega noben človek ne more brezhibno spremljati.
Malo ali srednje veliko podjetje s petnajstimi tekočimi dobaviteljskimi pogodbami lahko svoj arhiv brez težav ročno vodi v mapi s pregledom v Excelu. Vodja pisarne pozna pogodbe, trajanja so pregledna in stroški napake zaradi zamujenega odpovednega roka so omejeni. Pri organizaciji s stotinami najemnih pogodb, pogodb o zaposlitvi ali dobaviteljskih pogodb je stanje drugačno: tam fiksna shema metapodatkov ni razkošje, temveč pogoj za ohranjanje delujočega arhiva, rpa pa je resničen pripomoček za dosledno vnašanje novih pogodb.
Premik ni v zamenjavi pravnega sodelavca ali vodje pisarne, temveč v prerazporeditvi njihovega časa. Kjer zdaj prepisujejo pogodbe v sistem, se lahko osredotočijo na pogodbe, ki ne ustrezajo standardni shemi, na izjeme in na oblikovanje same politike. To se ujema s širšim trendom: AI prevzame vnosno delo, ljudje pa ohranijo presojo in odgovornost.
Ta premik je povezan s sorodnimi nalogami. Samo arhiviranje ima malo vrednosti, če se ne pogleda tudi, kaj se zgodi po shranjevanju: ali lahko AI spremlja podaljšanje pogodb in odpovedne roke, ali je mogoče voditi koledar skladnosti z roki, ko so metapodatki enkrat pravilno zabeleženi, in kako se ob koncu življenjskega cikla pogodbe uporabljajo roki hrambe in uničujejo dokumenti. To niso ločena vprašanja: arhiviranje je prvi korak v verigi, ki deluje popolnoma šele, ko vsak korak uporablja iste metapodatke in ista pravila.
Pri podjetjih z jasnim, majhnim številom vrst pogodb in obstoječim sistemom gre avtomatizacija arhiviranja razmeroma hitro: shemo metapodatkov je preprosto vzpostaviti in rešitev rpa je mogoče hitro implementirati. Pri podjetjih z veliko različnimi vrstami pogodb, spremenljivimi predlogami ali brez zabeležene politike rokov hrambe traja dlje, ne zato, ker tehnologija tega ne zmore, temveč zato, ker pogoji še niso vzpostavljeni. To velja tudi zunaj pravnega oddelka: v panogah z veliko dokumentnih tokov, kot je razvidno pri tem, kaj lahko AI prevzame v transportnem sektorju, se ista odvisnost od strukture in predpisov razteza čez različne vrste dokumentov.
Kdor to spremembo izvaja znotraj organizacije, dobro stori, da pogleda tudi, kako se o tem interno razpravlja. Pri premiku nalog, ki so jih prej opravljali ljudje, veljajo lastne zakonske zahteve glede soodločanja; glejte obveščanje sveta delavcev o AI za tisto, kar je pri tem vsekakor primerno. Ta članek ni kadrovski nasvet in ni podlaga za odločitev o delovnih mestih; opisuje le, kateri del arhivskega dela je danes tehnično mogoče prenesti.
Ali je arhiviranje pogodb v vaši organizaciji v največji meri prenosljivo, je odvisno od števila pogodb, stopnje, do katere shema metapodatkov že obstaja, in kako jasno je opredeljena politika rokov hrambe. Dobro izhodišče je preveriti, koliko od trenutnih ur gre za vnosno delo in koliko za izjeme in presojo. Brezplačni hitri pregled podjetja FTE TO AI daje prvo indikacijo o tem: dvanajst vprašanj, brez računa, z indikacijo, kateri del ur v tem delovnem profilu je danes mogoče prenesti na AI. Celoten delovni pregled, ki se poglobi v posamezne naloge znotraj organizacije, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.