Aláírt szerződések tárolása a megfelelő metaadatokkal, hogy azok később megtalálhatók legyenek és a futamidők nyomon követhetők legyenek. Ezt a feladatot jogi munkatársaknál és office managereknél látjuk, jellemzően szerződéskezelő rendszerben vagy dokumentumkezelő rendszerben. A kérdés nem az, hogy van-e erre technológia, hanem hogy az a technológia önállóan el tudja-e végezni a feladatot, vagy csak támogatni tudja azt.
Maga az archiválás viszonylag strukturált munka: egy szerződés beérkezik, olyan mezőket kap, mint a fél, a kezdő dátum, a futamidő és a szerződéstípus, majd egy rögzített helyen kerül tárolásra. Ez pontosan az a fajta ismétlődő, szabályalapú tevékenység, amiben az rpa (robotic process automation) jó. Egy script képes megnyitni egy pdf-et, felismerni a szöveget, kitölteni a mezőket és a dokumentumot a megfelelő rendszerbe helyezni anélkül, hogy egy embernek szerződésenként rá kellene néznie.
Ahol elakad a dolog, az nem a cselekvés, hanem a mögötte lévő felelősség. A szerződésarchívumok gyakran egy megfelelőségi (compliance) kötelezettség részét képezik: egy vállalatnak igazolnia kell tudnia, mikor lépett hatályba egy szerződés, mennyi a felmondási idő, és meddig kell megőrizni azt a jogszabályi vagy ágazati szabályok szerint. Ez a megfelelőségi tengely alacsonyan pontoz, mert egy hiba következményei nem magánál az archiválásnál válnak láthatóvá, hanem csak hónapokkal vagy évekkel később, amikor egy szerződést jogtalanul megsemmisítettek vagy egy határidőt elmulasztottak. Ezért továbbra is szükség van egy emberek által meghatározott, rögzített metaadatsémára, valamint a szervezet megőrzési határidőkre vonatkozó szabályzatához való kapcsolódásra. E két feltétel nélkül a rendszer rendezetten archivál, de nem megbízhatóan.
A volumen a harmadik tényező. Egy évi néhány tucat szerződéssel rendelkező vállalatnál a kézi ellenőrzés még kezelhető, és az automatizálás elsősorban kényelmi szempont. Egy vállalatnál, amelynek több száz vagy több ezer szerződése van, gondoljunk egy munkaerő-kölcsönző szervezetre vagy egy ingatlankezelőre, maga a volumen válik az automatizálás okává: azt egyetlen ember sem tudja hibátlanul nyomon követni támogatás nélkül.
Egy tizenöt folyamatban lévő beszállítói szerződéssel rendelkező kkv remekül tudja kézzel vezetni az archívumát egy mappában, Excel-áttekintéssel. Az office manager ismeri a szerződéseket, a futamidők átláthatók, és egy elmulasztott felmondási határidő hibaköltsége korlátozott. Egy több száz bérleti, munka- vagy szállítási szerződéssel rendelkező szervezetnél ez másképp áll: ott egy rögzített metaadatséma nem luxus, hanem feltétele annak, hogy az archívum kezelhető maradjon, és az rpa valós segédeszköz ahhoz, hogy az új szerződéseket következetesen rögzítsék.
Az eltolódás nem a jogi munkatárs vagy az office manager felváltásában rejlik, hanem az idejük áthelyeződésében. Ahol most szerződéseket gépelnek be egy rendszerbe, ott a figyelmüket a szabványsémába nem illeszkedő szerződésekre, a kivételekre és magának a szabályzatnak a kialakítására fordíthatják. Ez egy tágabb trendhez illeszkedik: az AI átveszi a beviteli munkát, az emberek megtartják az értékelést és a felelősséget.
Ez az eltolódás összefügg a szomszédos feladatokkal. Magának az archiválásnak kevés az értéke, ha nem vizsgálják meg azt is, mi történik a tárolás után: hogy az AI képes-e szerződéshosszabbítások és felmondási határidők felügyeletét átvenni, hogy egy határidőkkel ellátott megfelelőségi naptár vezetését át lehet-e venni, amint a metaadatokat egyszer helyesen rögzítették, és hogy egy szerződés életciklusának végén hogyan alkalmazzák a megőrzési határidőket, és hogyan semmisítik meg a dokumentumokat. Ezek nem különálló kérdések: az archiválás az első lépés egy láncban, amely csak akkor működik teljesen, ha minden lépés ugyanazokat a metaadatokat és ugyanazokat a szabályokat használja.
Azoknál a vállalatoknál, amelyeknél kevés, egyértelmű szerződéstípus van és már létezik egy rendszer, az archiválás automatizálása viszonylag gyorsan megy: a metaadatséma egyszerűen összeállítható, és az rpa-megoldás gyorsan kialakítható. Azoknál a vállalatoknál, amelyeknél sok különböző szerződéstípus, változó sablonok vagy rögzített megőrzési határidő-szabályzat hiánya jellemző, ez tovább tart, nem azért, mert a technológia nem képes rá, hanem mert a feltételek még nincsenek meg. Ez a jogi osztályon kívül is érvényes: sok dokumentumáramlással rendelkező ágazatokban, ahogy az látható abban is, hogy mit vehet át az AI a közlekedési ágazatban, ugyanaz a struktúrától és szabályozástól való függés húzódik végig különböző dokumentumtípusokon.
Aki ezt a változást egy szervezeten belül vezeti be, jól teszi, ha megnézi azt is, hogyan beszélik ezt meg belsőleg. Az emberek által korábban végzett feladatokban bekövetkező eltolódásnál saját törvényi követelmények vonatkoznak a munkavállalói részvételre; lásd az üzemi tanács tájékoztatása az AI-ról című cikket arról, mi tartozik ebbe mindenképpen bele. Ez a cikk nem személyzeti tanácsadás, és nem alapoz meg egy állásokról szóló döntést; kizárólag azt írja le, hogy az archiválási munka mely része technikailag átadható ma.
Hogy a szerződések archiválása az Ön szervezetében jelentős részben átadható-e, az a szerződések számától, attól függ, mennyire létezik már metaadatséma, és mennyire rögzített a megőrzési határidő-szabályzat. Jó kiindulópont megnézni, hogy a jelenlegi órák hány százaléka megy beviteli munkára, és mennyi kivételek kezelésére és értékelésre. Az FTE TO AI ingyenes gyorstesztje ehhez ad egy első indikációt: tizenkét kérdés, fiók nélkül, jelezve, hogy ebben a munkaprofilban az órák mekkora része vehető át ma az AI által. A teljes munkateszt, amely mélyebben vizsgálja a szervezeten belüli egyedi feladatokat, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.