Armazenar acordos assinados com os metadados corretos, de modo a que possam ser localizados mais tarde e os prazos de vigência possam ser monitorizados. Esta tarefa é vista em colaboradores jurídicos e gestores de escritório, geralmente num sistema de gestão de contratos ou num sistema de gestão documental. A questão não é se existe tecnologia para isto, mas se essa tecnologia consegue realizar a tarefa de forma autónoma ou apenas apoiá-la.
O próprio arquivamento é um trabalho razoavelmente estruturado: um contrato entra, recebe campos como parte, data de início, prazo de vigência e tipo de contrato, e é armazenado num local fixo. Isto é exatamente o tipo de ação repetível e baseada em regras em que a rpa (automação robótica de processos) é boa. Um script pode abrir um pdf, reconhecer texto, preencher campos e guardar o documento no sistema correto, sem que uma pessoa tenha de olhar para cada contrato individualmente.
Onde isto encontra um obstáculo não é na ação, mas na responsabilidade subjacente. Os arquivos de contratos fazem frequentemente parte de uma obrigação de conformidade: uma empresa tem de conseguir demonstrar quando um contrato entrou em vigor, qual é o prazo de rescisão e por quanto tempo deve ser conservado segundo a legislação ou as regras do setor. Esse eixo de conformidade pontua baixo porque as consequências de um erro não se tornam visíveis no próprio arquivamento, mas apenas meses ou anos depois, quando um contrato foi indevidamente destruído ou um prazo foi perdido. Por isso, continua a haver necessidade de um esquema de metadados fixo, estabelecido por pessoas, e de uma ligação com a política de prazos de retenção da organização. Sem essas duas condições prévias, um sistema arquiva de forma organizada, mas não de forma fiável.
O volume é um terceiro fator. Numa empresa com algumas dezenas de contratos por ano, o controlo manual ainda é gerível e a automação é sobretudo uma comodidade. Numa empresa com centenas ou milhares de contratos, pense numa empresa de trabalho temporário ou num gestor de imóveis, o próprio volume torna-se a razão para automatizar: nenhuma pessoa consegue manter isso sem erros sem apoio.
Uma pme com quinze acordos de fornecedores em vigor pode perfeitamente manter o seu arquivo manualmente numa pasta com um resumo em Excel. O gestor de escritório conhece os contratos, os prazos são fáceis de acompanhar e o custo de erro de um prazo de rescisão perdido é limitado. Numa organização com centenas de contratos de arrendamento, contratos de trabalho ou acordos de fornecimento, a situação é diferente: aí um esquema de metadados fixo não é um luxo, mas uma condição para manter o arquivo funcional, e a rpa é uma ferramenta real para introduzir novos contratos de forma consistente.
A mudança não está em substituir o colaborador jurídico ou o gestor de escritório, mas em deslocar o seu tempo. Onde agora transcrevem contratos para um sistema, podem concentrar-se nos contratos que não se encaixam no esquema padrão, nas excepções e na conceção da própria política. Isto está alinhado com uma tendência mais ampla: a IA assume o trabalho de introdução de dados, as pessoas mantêm a avaliação e a responsabilidade.
Esta mudança está relacionada com tarefas próximas. O próprio arquivamento tem pouco valor se não se olhar também para o que acontece depois do armazenamento: se a IA pode assumir a monitorização de renovações de contratos e prazos de rescisão, se um calendário de conformidade com prazos pode ser mantido assim que os metadados estiverem corretamente registados, e como os prazos de retenção são aplicados e os documentos destruídos no final do ciclo de vida de um contrato. Estas não são questões isoladas: o arquivamento é o primeiro passo numa cadeia que só funciona por completo quando cada passo utiliza os mesmos metadados e as mesmas regras.
Em empresas com um número claro e reduzido de tipos de contrato e um sistema já existente, a automação do arquivamento avança relativamente rápido: o esquema de metadados é fácil de definir e a solução de rpa pode ser configurada rapidamente. Em empresas com muitos tipos de contrato diferentes, modelos variáveis ou sem uma política de prazos de retenção definida, demora mais tempo, não porque a tecnologia não consiga, mas porque as condições prévias ainda não estão estabelecidas. Isto também se aplica fora do departamento jurídico: em setores com muitos fluxos de documentos, como se pode ver em o que a IA pode assumir no setor dos transportes, a mesma dependência de estrutura e regulamentação percorre diferentes tipos de documentos.
Quem implementar esta mudança numa organização faria bem em também analisar a forma como isto é comunicado internamente. Numa mudança de tarefas anteriormente realizadas por pessoas, aplicam-se requisitos legais próprios em matéria de participação dos trabalhadores; consulte informar o conselho de trabalhadores sobre IA para saber o que, em todo o caso, isso implica. Este artigo não é um conselho de recursos humanos nem uma fundamentação para uma decisão sobre funções; descreve apenas que parte do trabalho de arquivamento é atualmente transferível tecnicamente.
Se o arquivamento de contratos na sua organização é, em grande parte, transferível, depende do número de contratos, da medida em que já existe um esquema de metadados e do quão bem definida está a política de prazos de retenção. Um bom ponto de partida é verificar quantas das horas atuais são dedicadas ao trabalho de introdução de dados e quantas às excepções e à avaliação. A quickscan gratuita da FTE TO AI dá uma primeira indicação disso: doze perguntas, sem conta, com uma indicação de que parte das horas neste perfil de trabalho pode hoje ser assumida pela IA. A werkscan completa, que aprofunda tarefas individuais dentro de uma organização, ainda está em construção.
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